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アクセス権の設定

アクセス権を設定する

ライブラリ・フィールドなどの各項目にアクセス権を設定します。

  • アクセス権の設定は、ライブラリごとに行います。
  • 各アクセス権の初期設定では、全員にすべての権限がある状態に設定されています。
注意
  • 「全員」にすべての権限が設定されていると、ユーザー/グループごとに設定したアクセス権は無効になります。ユーザー/グループにアクセス権を設定する場合は、「全員」の設定内容を変更するか、または削除してください。
  • 集計については、アクセス権は設定できません。ライブラリの閲覧権限のあるすべてのユーザーが閲覧できます。
  • フォルダのアクセス権、ライブラリの作成・運用切替の権限については、システム管理者が設定します。

    「システム設定マニュアル」の「ライブラリとフォルダの運用権限を設定する」

補足
  • ライブラリ管理では、次の項目に関してアクセス権・権限を設定できます。

    ライブラリ管理のアクセス権

    項目 設定できるアクセス権・権限
    ライブラリ 閲覧
    レコード 編集・追加・削除
    ツールメニュー
    (CSV書き出し、一括編集、一括削除、再ルックアップ、XML書き出し、レコードコピー)
    操作
    フィールド 閲覧・編集
    レコード一覧ビュー 閲覧
    フィールドレイアウト 閲覧
    絞込 閲覧
    レコードコメント 閲覧
  • ダイレクト表示のアクセス権について
    閲覧権限のないレコード一覧ビューや絞込が設定されている場合、そのダイレクト表示は表示されません。

アクセス権の設定例

「デヂエ」では、ライブラリやレコードに対して、閲覧・追加・編集・削除のアクセス権を設定できます。個々のフィールドや絞り込みなどにアクセス権を設定することも可能です。
アクセス権の設定により、登録されたレコードのデータを、一部のユーザーにのみ閲覧可能に設定したり、レコードの登録自体を限られたユーザーに限定したりできます。

アクセス権は次の手順で設定します。

  1. アクセス権を設定するユーザーを検討する

    アクセス権を設定するユーザーの例

    項目 説明
    レコード登録者 「アンケート登録者」、「レポート登録者」など、実際に操作を行うユーザーです。
    管理者 「アンケート管理者」、「レポート管理者」「ライセンスキー発行者」など、特別な権限を与えるユーザーです。
    その他のユーザー 操作に直接関係のないユーザーです。
    初期設定では、[全員]にすべての権限が与えられています。
    このユーザーの権限を変更することで、他のユーザーに個別の権限を設定できます。
  1. 設定するアクセス権を検討する

    設定するアクセス権の例

    項目 説明
    レコード登録者(登録前) 他のユーザーのレコード(アンケート結果など)は閲覧できないが、レコードの追加のみ可能
    レコード登録者(登録後) 自分の登録したレコードは、閲覧・編集・削除できる
    管理者 すべての操作が可能
    その他のユーザー ライブラリ自体を閲覧できない
  1. 考察したユーザーごとにアクセス権を設定する 操作の詳細については、「ライブラリ/レコードのアクセス権を設定する」を参照してください。

    アクセス権の設定例

    項目 説明
    レコード登録者(登録前) [全登録ユーザー]に追加権限のみ与える
    アクセス権の設定例
    ※「ゲスト」などのユーザーを作成することで、アンケートなどを匿名で実施することもできます。
    ユーザーの作成については、システム管理者が行います。
    アクセス権の設定例
    レコード登録者(登録後) すべての権限を与える場合
    アクセス権の設定例
    論文の提出など、提出後の閲覧と編集は可能で、削除のみ不可にする場合
    アクセス権の設定例
    ライセンスの発行など、内容の閲覧のみを許可する場合は、次のようなアクセス権をレコード登録者に設定します。
    アクセス権の設定例
    管理者 すべての操作が可能
    アクセス権の設定例
    その他のユーザー [全員]のアクセス権を削除します。
    その他の注意点 ライブラリ管理者は、常にライブラリを閲覧できます。必ずライブラリ管理者の設定も行ってください。
    不要な操作のリンクは、ご操作を防ぐためにも非表示に設定してください。 特定のユーザーにのみ登録するフィールドを設定する場合は、フィールドにアクセス権を設定してください。
  1. ユーザーにライブラリのURLを連絡する 「レコードの追加」画面のURLを連絡することで、閲覧権限のないユーザーにレコードの追加のみ依頼できます。 管理者がレコードを登録し、レコード登録者を変更することで、閲覧のみ可能なレコードを作成できます。
  1. ユーザーがライブラリの操作を実行する アンケートや論文の提出など、操作の権限に期限を設けることも可能です。

    アクセス権の設定例

    項目 説明
    レコード登録者(登録前) 提出期限になった時点でレコード登録者の編集・削除を禁止する場合
    アクセス権の設定例

ライブラリ/レコードのアクセス権を設定する

ライブラリ/レコードに対するアクセス権を設定します。

  • ライブラリの閲覧、レコードの編集・追加・削除権限を設定します。
  • 初期設定では、「全員」にすべてのアクセス権が設定されています。
注意
  • ライブラリ管理者は、アクセス権(閲覧権限)が設定されていない場合でもライブラリを閲覧できます。
  • 閲覧権限のあるライブラリでも、フォルダのアクセス権がない場合は、そのライブラリを閲覧できません。フォルダのアクセス権は、システム管理者に確認してください。
補足
  • レコード登録者に対するアクセス権について
    個々のレコードの登録者に対してアクセス権を設定できます。ライブラリへのアクセス権がないユーザーは、自分が登録したレコードに対しては、レコード登録者に許可するアクセス権の設定が優先されます。 初期設定では、このアクセス権は「使用しない」設定 (閲覧・編集・削除は不可) になっています。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、アクセス権の設定アクセス権の設定ライブラリライブラリの順にクリックする 「ライブラリのアクセス権の設定」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定する レコード登録者にアクセス権を設定する場合は、画面上部の「レコード登録者のアクセス権」の設定を変更してください。
注意
  • ライブラリにアクセス権(閲覧権限)を設定した場合でも、ライブラリ一覧にライブラリのタイトルが表示されます。
  • ライブラリへのアクセス権が設定されている場合でも、フォルダのアクセス権がないと、フォルダ内のライブラリは閲覧できません。フォルダのアクセス権については、システム管理者に確認してください。
  • ライブラリ管理者が「全員」に設定されている場合は、全員がライブラリの閲覧は可能な状態になっています。アクセス権を設定する場合は、あらかじめライブラリ管理者を「全員」以外に設定してください。
  • ライブラリへのアクセス権が「全員」に設定されている場合は、レコード登録者に許可するアクセス権を設定しても、全員が閲覧・編集・削除が可能です。レコード登録者に許可するアクセス権を設定する場合は、ライブラリへのアクセス権を「全員」以外に設定してください。
  • ログイン前ユーザーがレコードを登録した場合は、「レコード登録者」情報は空欄となります。このため、レコード登録者に対するアクセス権を設定していても、ログイン前ユーザーは自分の登録したレコードにアクセスできなくなりますので、注意してください。
  • 編集・追加・削除のアクセス権を設定する場合は、必ず閲覧のアクセス権も設定してください。閲覧権限が設定されていないライブラリにはアクセスできないため、編集・追加・削除の操作が実行できません。ただし、ライブラリの閲覧権限がない場合でも、追加・編集・削除画面のURLへ直接アクセスした場合のみ操作を実行できます。
補足
  • 手順2で、ライブラリ管理者が[全員]に設定されている場合は、変更する変更するのリンクが表示されます。クリックすると、ライブラリ管理者を変更できます。
  • レコード登録者に対するアクセス権は、手順2で初期化する初期化するをクリックすると初期化できます。

ツールメニューのアクセス権を設定する

ツールメニューに表示される各機能のアクセス権を設定します。

  • ツールメニューに表示される操作の使用権限を設定します。
  • 初期設定では、「全員」にすべてのアクセス権が設定されています。
注意
  • 表示していない機能については、使用権限を設定してもリンクが表示されないため使用できません。
  • RSS通知については、使用権限を設定できません。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、アクセス権の設定アクセス権の設定ツールメニューツールメニューの順にクリックする 「ツールメニューのアクセス権の設定」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定する

フィールドのアクセス権を設定する

レコードの各フィールドに対するアクセス権を設定します。

  • フィールドごとの閲覧・編集権限を設定します。
  • 初期設定では、「全員」にすべてのアクセス権が設定されています。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、フィールドの設定フィールドの設定をクリックする 「フィールドの設定」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定するアクセス権を設定するをクリックする 「フィールドのアクセス権の設定」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定するフィールドのアクセス権を変更するアクセス権を変更するをクリックする 「フィールドのアクセス権の変更」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定する
注意
  • ライブラリ管理者であっても、閲覧権限のないフィールドは閲覧できません。
  • ライブラリの編集権限がない場合は、フィールドの編集権限は無効となります。
  • 閲覧権限のないフィールドは、絞込結果/レコード一覧ビュー/フィールドレイアウトにも表示されません。
補足
  • 編集権限を設定すると、自動的に閲覧権限も設定されます。
  • 「ライブラリ管理」画面で、アクセス権の設定アクセス権の設定フィールドフィールドの順にクリックし、アクセス権を設定することもできます。

レコード一覧ビューのアクセス権を設定する

レコード一覧ビューに対するアクセス権を設定します。

  • レコード一覧ビューごとに閲覧権限を設定します。
  • 初期設定では、「全員」にすべてのアクセス権が設定されています。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリビューの設定ライブラリビューの設定レコード一覧ビューレコード一覧ビューの順にクリックする 「レコード一覧ビューの設定」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定するアクセス権を設定するをクリックする 「レコード一覧ビューのアクセス権の設定」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定するレコード一覧ビューのアクセス権を変更するアクセス権を変更するをクリックする 「レコード一覧ビューのアクセス権の変更」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定する
注意
  • レコード閲覧形式のレコード一覧ビューでは、レコード一覧ビューのアクセス権だけでなく、使用しているフィールドレイアウトのアクセス権が許可されているものだけが使用可能となります。
  • デフォルトビューに設定されている項目のアクセス権について
    デフォルトビューに設定されているレコード一覧ビューに閲覧権限がない場合は、デフォルトビューの設定項目 > (すべて) > 各設定の最上位の項目 の順番で項目が採用されて表示内容が選択されます。閲覧可能なレコード一覧ビューがない場合は、エラーメッセージを表示します。
  • 絞り込みのアクセス権に関する詳細は、「よくあるご質問」を参照してください。
補足
  • 「(すべて)」にアクセス権を設定することもできます。
  • 「ライブラリ管理」画面で、アクセス権の設定アクセス権の設定レコード一覧ビューレコード一覧ビューの順にクリックし、アクセス権を設定することもできます。

フィールドレイアウトのアクセス権を設定する

フィールドレイアウトに対するアクセス権を設定します。

  • フィールドレイアウトごとに閲覧権限を設定します。
  • 初期設定では、「全員」にすべてのアクセス権が設定されています。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリビューの設定ライブラリビューの設定フィールドレイアウトフィールドレイアウトの順にクリックする 「フィールドレイアウトの設定」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定するアクセス権を設定するをクリックする 「フィールドレイアウトのアクセス権の設定」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定するフィールドレイアウトのアクセス権を変更するアクセス権を変更するをクリックする 「フィールドレイアウトのアクセス権の変更」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定する
注意
  • デフォルトビューに設定されている項目のアクセス権について
    デフォルトビューに設定されているフィールドレイアウトに閲覧権限がない場合は、デフォルトビューの設定項目 > (すべて) > 各設定の最上位の項目 の順番で項目が採用されて表示内容が選択されます。閲覧可能なフィールドレイアウトがない場合は、エラーメッセージを表示します。
補足
  • 「(すべて)」にアクセス権を設定することもできます。
  • 「ライブラリ管理」画面で、アクセス権の設定アクセス権の設定フィールドレイアウトフィールドレイアウトの順にクリックし、アクセス権を設定することもできます。

絞り込みのアクセス権を設定する

絞り込みに対するアクセス権を設定します。

  • 絞り込みごとに、利用できるユーザー/グループを設定します。
  • 初期設定では、すべての絞り込みで「全員」が利用可能に設定されています。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定絞り込み絞り込みの順にクリックする 「絞り込みの設定」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定する絞り込みのアクセス権アクセス権をクリックする 「絞り込みのアクセス権の設定」画面が表示されます。
  1. アクセス権を設定する
注意
  • デフォルトビューに設定されている項目のアクセス権について
    デフォルトビューに設定されている絞込に閲覧権限がない場合は、デフォルトビューの設定項目 > (すべて) > 各設定の最上位の項目 の順番で項目が採用されて表示内容が選択されます。閲覧可能な絞込がない場合は、エラーメッセージを表示します。
  • 絞り込みのアクセス権に関する詳細については、「よくあるご質問」を参照してください。
補足
  • 「(すべて)」にアクセス権を設定することもできます。
  • アクセス権が設定されている絞り込みは、絞り込み一覧で絞り込み名の後に「アクセス制限あり」と表示されます。
  • 「ライブラリ管理」画面で、アクセス権の設定アクセス権の設定絞り込み絞り込みの順にクリックし、アクセス権を設定することもできます。

レコードコメントのアクセス権を設定する

レコードコメントに対するアクセス権を設定します。

  • レコードコメントの閲覧・書込権限を設定します。
  • 初期設定では、「全員」にすべてのアクセス権が設定されています。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定レコードコメントレコードコメントの順にクリックする 「レコードコメントの設定」画面が表示されます。
  1. レコードコメントのアクセス権の設定欄で、アクセス権を設定する
補足
  • 「ライブラリ管理」画面で、アクセス権の設定アクセス権の設定レコードコメントレコードコメントの順にクリックし、アクセス権を設定することもできます。