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通知の設定

メール通知を設定する

ライブラリの更新をメールで通知するかどうかを設定します。

  • メール通知の設定は、CSVファイルに書き出すこともできます。
  • ライブラリの更新はRSSで通知することもできます。
注意
  • メール通知で使用するメールサーバーや通知先に記載されるURLはシステム管理者が設定します。詳しくは、システム管理者にお問い合わせください。
  • メール通知の設定は、通知条件を追加しても機能自体を有効にしていない場合は、メール通知が実行されません。機能が有効になっているかどうかを確認してください。
補足
  • 次の項目に関してメール通知を行うかどうかを設定できます。

    メール通知

    項目 メール通知される条件
    レコード追加 ・レコードが追加されたとき
    ・CSVファイル読込が実行されたとき
    ・メール読み込みが実行されたとき
    ・レコードコピーでレコードが追加されたとき
    レコード編集 ・レコードが編集されたとき
    ・再ルックアップが実行されたとき
    ・レコード一括編集でレコードが編集されたとき
    レコード削除 ・レコードが削除されたとき
    ・レコード一括削除が実行されたとき
    指定レコード値 ・レコードの追加/編集により、レコードが指定した値になったとき
    指定フィールド更新 ・レコードの編集により指定したフィールドが更新されたとき
    レコードコメント書き込み ・レコードコメントが書き込まれたとき
  • レコードの登録者に対してメール通知を実行できます。これにより「申請者に申請結果を通知する」などの設定が可能です。

メール通知の注意点

メール通知の設定では、次の点に注意してください。

  • メール通知の宛先は、Cc/Bccでは送信できません。
    セキュリティーなどの問題がある場合は、メーリングリストの利用をお勧めします。
  • 設定したメールアドレスの中に使用できないメールアドレスが含まれている場合、メールサーバーによってはすべての宛先に通知が行なわれない場合があります。
  • CSVファイル読み込み/一括編集/再ルックアップ/レコード一括削除によってメール通知が行われる場合、通知メールには、設定した内容ではなく、実行動作と実行されたレコード件数が表示されます。通知されるメールは、機能実行につき1通です。
  • CSVファイル読み込み/メール読み込み/レコードコピー/再ルックアップ/レコード一括編集の実行時は、次の項目に注意してください。
    • 指定された値に変更されても、「指定レコード値」の通知は実行されません。
    • 指定された値に変更されても、「指定フィールド更新」の通知は実行されません。
    • レコード登録者にも設定するにチェックを入れても、レコード登録者に対する通知は実行されません
  • 「レコード編集」の通知は、データ変更がない場合でも変更したタイミングで実行されます。「指定レコード値」の通知は、データ変更がない場合は実行されません。
  • レコード一括編集/再ルックアップが実行された場合も、「レコード編集」の通知は実行されます。ただし、一括編集実行によるデータ変更が0件だった場合は、通知されません。再ルックアップは、データ変更がない場合でも通知されます。
  • CSVファイルからのレコード読み込み/メール読み込み/レコードコピーによるレコード追加が0件だった場合は、通知されません。
    ただし、CSVファイル読み込みにより、追加されたレコードは0件でも、編集されたレコードが存在する場合は、メール通知が送信されます。
  • レコード一括削除が実行された場合は、削除されたレコードが 1件もなくても「レコード削除」の通知は実行されます。
  • 1回の操作で「指定レコード値」「指定フィールド更新」の通知条件が重なった場合は、両条件とも通知されます。ただし、両方の通知条件に同じ通知先が含まれている場合は、「メール通知条件の設定」画面のリストで上部に表示されている通知条件のみ通知が実行されます。
  • 「ファイル」フィールドでは、ファイル名が変更されていなくても、指定した値と同じファイル名の場合は、「指定レコード値」の通知は実行されます。
  • 「URL」フィールドでは、リンク名のみが変更されURLの値は変更されなくても、指定した値と同じURLの場合は、「指定レコード値」の通知は実行されます。
  • 「レコード登録者に通知する」を設定する場合は、次の点に注意してください。
    • メールアドレスが設定されていないユーザーがレコード登録者の場合は、メール通知は実行されません。
    • 「通知先リスト」に すでに100個のアドレスが設定されている場合は、設定できません。
    • 「通知先リスト」に設定されているユーザーがレコード登録者の場合は、「レコード登録者に通知する」を設定していなくてもメール通知が実行されます。
    • CSV読み込み/再ルックアップ/レコード一括編集/メールからの読み込み/レコードコピーが実行された場合は、ライブラリに対する変更とみなされるため、メール通知は実行されません。
  • メール通知先の設定/レコード登録者へ通知する設定は、DBMファイルに書き出すと無効になります。

メール通知を有効にする

メール通知機能を有効にします。

  • 通知条件を追加しても機能自体を有効にしていない場合は、メール通知が実行されません。メール通知機能を使用する場合は、機能自体が有効になっているかどうかを確認してください。
  • 通知条件が1つも追加されていない場合、本操作は実行できません。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定メール通知メール通知の順にクリックする 「メール通知の設定」画面が表示されます。
  1. 有効にするをクリックする メール通知機能を無効にする場合は、無効にするをクリックしてください。

メール通知条件を追加する

メール通知条件を追加します。

  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定メール通知メール通知の順にクリックする 「メール通知の設定」画面が表示されます。
  1. 追加する追加するをクリックする 「メール通知の追加- Step 1/2」画面が表示されます。
  1. 通知条件を設定し、次に、通知内容を設定する >>をクリックする 「メール通知の追加- Step 2/2」画面が表示されます。

    通知条件の設定項目

    項目 説明
    条件名 条件名を入力します。
    必須項目です。必ず入力してください。
    通知条件 通知する条件を選択します。 「指定レコード値」を選択した場合は、対象のフィールドと詳細条件を設定します。 「指定フィールド更新」を選択した場合は、対象のフィールドを選択します。
    通知先リスト メールアドレスを入力して設定する場合
     メールアドレスを入力し、←追加をクリックします。
    ユーザーを選択して設定する場合
     ユーザーを選択し、←追加をクリックします。 レコード登録者に通知する場合
     「レコード登録者にも通知する」にチェックを入れます。
  1. 通知内容を設定し、追加するをクリックする

    通知内容の設定項目

    項目 説明
    メールの見出し メールの見出し(件名)を入力します。
    右のリストから変数を選択し、←追加をクリックしてください。変数は、メール送信時には該当する内容に切り替わります。
    初期化するをクリックすると、設定内容を初期化できます。
    通知内容 通知する内容にチェックを入れます。
    通知フィールド 通知するフィールドを選択します。 通知フィールドの設定は、通知内容の「レコード内容」にチェックが入っている場合のみ有効です。
    署名 メール本文の末尾に表示する署名を入力します。
    プレビュー メールのプレビューが表示されます。
注意
  • ライブラリ内に同じ条件名がある場合、その条件名は設定できません。
  • ライブラリ内に同じ条件がある場合、その条件は設定できません。
  • 通知先のリストに設定できるアドレスは、100件までです。
補足
  • 条件名は、100文字まで入力できます。
  • 「指定レコード値」「指定フィールド更新」の対象フィールドとして、「自動ルックアップ」フィールドは選択できません。
  • 手順3の通知先リストには、メールアドレスが登録されているユーザーのみ表示されます。
  • 手順4の通知内容の設定内容は、イベント内容/レコードのURL/レコードの内容から選択できます。
    通知条件が「レコードコメントの書き込み」の場合は、コメント内容も選択できます。
    通知条件が「レコード削除」の場合は、「レコード内容」は表示されません。

メール通知条件を変更する

追加されているメール通知条件を変更します。

  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定メール通知メール通知の順にクリックする 「メール通知の設定」画面が表示されます。
  1. 設定内容を変更する通知条件の変更変更をクリックする 「メール通知の変更- Step 1/2」画面が表示されます。
  1. 必要な通知条件を変更し、次に、通知内容を設定する >>をクリックする 「メール通知の変更- Step 2/2」画面が表示されます。
  1. 必要な通知内容を変更し、変更するをクリックする

メール通知条件の表示順を変更する

メール通知条件の表示順を変更します。

  • 1回の操作で「指定レコード値」「指定フィールド更新」の通知条件が重なり、両方の通知条件に同じ通知先が含まれていた場合は、「メール通知条件の設定」画面のリストで上部に表示されている通知条件のみ通知されます。通知条件の表示順を変更する場合は、注意してください。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定メール通知メール通知の順にクリックする 「メール通知の設定」画面が表示されます。
  1. 順番を変更する順番を変更するをクリックする 「メール通知の順番変更」画面が表示されます。
  1. 表示順を変更し、変更するをクリックする

メール通知条件を削除する

メール通知条件を削除します。

  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定メール通知メール通知の順にクリックする 「メール通知の設定」画面が表示されます。
  1. 削除する通知条件の削除削除をクリックする 「メール通知の削除」画面が表示されます。
  1. 削除する場合は、はいをクリックする

メール通知条件をCSVファイルに書き出す

メール通知条件をCSVファイルに書き出します。

  • 書き出したCSVファイルを読み込むことはできません。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定メール通知メール通知の順にクリックする 「メール通知の設定」画面が表示されます。
  1. メール通知の設定をCSVファイルへ書き出す」をクリックする
  1. ファイルを保存する 表示される画面にしたがって、ファイルを保存する操作を行ってください。