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各種機能の設定

リレーションを設定する

リレーションを設定します。

  • 「リレーション」の設定は、ルックアップ機能で使用します。
  • フィールドの設定でルックアップ機能を設定する前に、リレーションの設定を行ってください。
注意
  • 操作するユーザーがリレーションのキーとなるフィールドやルックアップ先のフィールドに対するアクセス権がない場合は、ルックアップ操作は実行できません。

リレーション・ルックアップの設定例

複数のライブラリのデータを連携すると、管理や登録の作業を省略し、作業効率を上げることができます。
これを実現するのが、「リレーション」機能と「ルックアップ」機能です。

  • リレーション機能を利用すると、重複して情報を保存することがなくなるため、それぞれでデータ管理することがなくなります。
  • 複数のライブラリで利用される情報で、頻繁に変更されない場合は、「マスタライブラリ」として別途、連携用にライブラリを作成されることをお勧めします。
     例) 社員マスタ、商品マスタ、担当者マスタ、仕入先マスタ

リレーション・ルックアップは次の手順で設定します。

  1. 2つの関連づけるライブラリを用意する  例)「社員マスタ」と「社員住所録」
  1. 関連づけのキーとなるフィールドを設定する この関連づける設定を、「リレーション」といいます。
     例)「社員マスタ」の「社員番号」フィールド ⇔ 「社員住所録」の「社員番号」フィールド
    操作の詳細については、「リレーションの基本設定」を参照してください。
    リレーションの追加 Step1/2
  1. どのフィールドに何の情報を取得するかを設定する 例)「社員マスタ」の「氏名」フィールド ⇔ 「社員住所録」の「氏名」フィールド
      「社員マスタ」の「部署」フィールド ⇔ 「社員住所録」の「部署」フィールド
    操作の詳細については、「ルックアップフィールドの設定項目」を参照してください。
    リレーションの追加 Step2/2
    「自動ルックアップ」フィールドを使用する場合は、次のように設定します。
    操作の詳細については、「自動ルックアップ」を参照してください。
    リレーションの追加 Step2/2
  1. キーとなるフィールドに値を入力し、関連するライブラリのデータを取り込む この操作を、「ルックアップ」といいます。
    操作の詳細については、「関連付けられたレコードのデータを利用する(ルックアップ)」を参照してください。

    「手動ルックアップの場合」

    手動ルックアップの場合

    「自動ルックアップの場合」

    自動ルックアップの場

    「検索ルックアップの場合」

    検索ルックアップの場合
  1. データを関連づける 社員番号「001」の佐藤さんが、総務部から経理部に異動した場合、「社員マスタ」ライブラリで変更した情報が「社員住所録」ライブラリに反映されます。
    手動ルックアップ・検索ルックアップの場合は、「社員マスタ」の情報を変更後、「社員住所録」で再ルックアップの操作を実行する必要があります。
    データを関連づける
補足
  • 関連ライブラリへのリンクについて
    リレーションの設定で、関連ライブラリへのリンクを表示するように設定すると、設定したフィールドを表示したときに関連ライブラリへのリンクが表示されます。
    仮イメージ
                            
    仮イメージ

リレーションを追加する

リレーションを追加します。

  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定リレーションリレーションの順にクリックする 「リレーションの設定」画面が表示されます。
  1. 追加する追加するをクリックする 「リレーションの追加 - Step 1/2」画面が表示されます。
  1. リレーションの基本項目を設定し、次に、フィールドの関連付けを設定する >>をクリックする 「リレーションの追加 - Step 2/2」画面が表示されます。

    リレーションの基本設定

    項目 説明
    リレーション名 リレーション名を入力します。
    必須項目です。必ず入力してください。
    設定したリレーション名は、リレーションメニューに表示されます。
    関連づけるライブラリ 関連づけるライブラリを選択します。
    ここで選択したライブラリ間でレコードデータを紐付けます。
    キーになるフィールド 関連付けのキーになるフィールドを選択します。
    リレーション元のライブラリ(現在表示しているライブラリ)とリレーション先のライブラリでそれぞれフィールドを選択してください。 ここで選択したフィールドの値が一致した場合、関連づいたライブラリのデータを取得します。
    検索ルックアップ 検索ルックアップ機能を使用するかどうかを設定します。 検索ルックアップ機能を使用する場合は、「検索ルックアップを行う」にチェックを入れてください。
    関連ライブラリへのリンク 関連づけられたライブラリへのリンクを表示するかどうかを設定します。
    レコード一覧画面にリンクを表示する場合は、「レコード一覧画面に表示する」にチェックを入れてください。
    レコードの詳細画面にリンクを表示する場合は、「レコード詳細画面に表示する」にチェックを入れてください。
  1. ルックアップするフィールドを設定し、追加するをクリックする

    ルックアップフィールドの設定項目

    項目 説明
    このライブラリのフィールド リレーション元のライブラリ(現在表示しているライブラリ)でルックアップ機能を使用するフィールドを選択します。
    関連づけるライブラリのフィールド リレーション先のライブラリの関連づけるフィールドを選択します。
    関連づけを増やす 関連づけるフィールドを追加します。
注意
  • リレーションとアクセス権の関係について
    次の場合、手順3で「関連づけるライブラリ」にライブラリが表示されません。
    • リレーション先のライブラリが格納されているフォルダのアクセス権がない場合
    次の場合、手順3で「キーフィールドの関連づけ」にフィールドが表示されません。
    • リレーション先のライブラリの閲覧権限がない場合
    • リレーション先の関連付けるフィールドの閲覧権限がない場合
  • ルックアップ対象フィールドが「自動ルックアップ」フィールドの場合は、検索ルックアップは使用できません。
  • 手順4で、このライブラリの同じフィールドに複数のルックアップを設定した場合は、最後に設定した(下に追加した)ルックアップの設定が有効となります。
  • ライブラリ内に同じリレーション名がある場合、そのリレーション名は設定できません。
補足
  • 関連付けるフィールドは、フィールド名が同じである必要はありません
  • フィールド選択のプルダウンメニューには、フィールド名右側にフィールドタイプが表示されます。
     例) [type=文字列 (1 行)]
  • 手順3で設定するルックアップの設定は、フィールドごとに設定を変更できます。

リレーションを変更する

追加されているリレーションの設定条件を変更します。

  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定リレーションリレーションの順にクリックする 「リレーションの設定」画面が表示されます。
  1. 変更するリレーションの変更変更をクリックする 「リレーションの変更」画面が表示されます。
  1. 必要な項目を変更し、変更するをクリックする
補足
  • ライブラリの関連づけができないリレーションがある場合は、リレーションの一覧画面下部にエラーメッセージが表示されます。 変更するをクリックすると、設定内容を変更できます。

リレーションの表示順を変更する

リレーション一覧の表示順を変更します。

  • 「フィールドの設定」画面に表示されるリレーションメニューの順番は、リレーション一覧の表示順と同じ順番になります。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定リレーションリレーションの順にクリックする 「リレーションの設定」画面が表示されます。
  1. 変更順番を変更するをクリックする 「リレーションの順番変更」画面が表示されます。
  1. 表示順を変更し、変更するをクリックする

リレーションを削除する

追加されているリレーションを削除します。

注意
  • リレーションを削除すると、そのリレーションを使用しているフィールドの設定が変更されます。リレーションを削除する場合は、使用しているフィールドがないかどうかを確認してください。
  1. 「ライブラリ管理」画面で、ライブラリの基本設定ライブラリの基本設定リレーションリレーションの順にクリックする 「リレーションの設定」画面が表示されます。
  1. 削除するリレーションの削除削除をクリックする 「リレーションの削除」画面が表示されます。
  1. 削除する場合は、はいをクリックする
補足
  • ライブラリの関連づけができないリレーションがある場合は、リレーションの一覧画面下部にエラーメッセージが表示されます。 削除するをクリックすると、リレーションを削除できます。
  • リレーションの削除により、使用できるリレーションがなくなった場合は、「自動ルックアップ」フィールドの「フィールドの変更」画面で次のようなエラーメッセージが表示されます。リレーションの設定へをクリックし、リレーションを設定するか、管理メニューへをクリックし、フィールドを削除してください。
    フィールド情報の変更
  • フィールドやリレーションの削除により、関連するライブラリからデータを取得できない場合は、ユーザーの操作画面に「Error!!」と表示されます。リレーションの設定を見直してください。
    Error!