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その他の操作

関連付けられたレコードのデータを利用する

ライブラリの設定により関連付けられているライブラリのデータを利用します。

  • リレーションが設定されていると、フィールドの入力欄にリレーション先のライブラリからデータを取得または参照できるルックアップボタンが表示されたり、「ルックアップ[ルックアップ]」と設定されたフィールドが表示されたりします。
  • レコード登録時に利用したデータは、「再ルックアップ」機能で更新することもできます。
注意
  • アクセス権の設定により、リレーションのキーとなるフィールドやルックアップ先のフィールドに対する権限がない場合は、ルックアップ操作は実行できません。
補足
  • ルックアップとは
    関連付けられたレコードの値を利用する操作を「ルックアップ」機能と呼びます。ルックアップ機能には次の種類があります。

    ルックアップの方式

    項目 説明
    手動ルックアップ 指定されたフィールドに値を入力し、リレーションボタンをクリックすることで関連するレコードのデータを利用します。
    自動ルックアップ 指定されたフィールドに値を入力すると、レコード登録時に自動的に関連するレコードのデータを利用します。
    検索ルックアップ 関連するレコードの一覧画面からレコードを選択して利用します。
  • リレーションとは
    特定のライブラリのフィールド間でのデータの紐付けを「リレーション」と呼びます。リレーションを設定したライブラリでは、リレーション先のライブラリのデータを利用できるようになります。リレーションの設定は、ライブラリ管理者が行います。
  • 関連ライブラリへのリンクについて
    ライブラリの設定により、関連ライブラリへのリンクを表示するように設定している場合は、レコードの一覧/詳細画面にリレーション名(リレーション名) が表示されます。リンクをクリックすると、リレーションが設定されているライブラリが表示されます。
    レコードの一覧/詳細画面

関連付けられたレコードのデータを利用する(ルックアップ)

「レコードの新規登録」/「レコードの編集」/「レコードの登録(再利用)」画面で、関連付いたレコードのデータを利用します。

  • ライブラリ管理の設定により、リレーションが設定されているフィールドのみルックアップ操作が可能です。
  1. 「レコードの新規登録」/「レコードの編集」/「レコードの登録(再利用)」画面を表示する
  1. ルックアップを実行する 操作は、ルックアップの形式により異なります。

    手動ルックアップ

    キーとなるフィールドに値を入力し、(リレーション名)をクリックします。関連付けられたフィールドにリレーション先のライブラリのデータが入力されます。
    リレーション先のライブラリを閲覧する場合は、[参照]をクリックしてください。
    ルックアップ機能を使用しない場合は、(リレーション名)をクリックせずに値を入力してください。
    手動ルックアップ

    自動ルックアップ

    キーとなるフィールドに値を入力します。レコードを登録すると、「ルックアップ[ルックアップ]」と表示されているフィールドに自動的にリレーション先の値が入力されます。
    リレーション先のライブラリを閲覧する場合は、[参照]をクリックしてください。
    該当するデータがない場合は、ルックアップは実行されず、フィールドが空の状態でレコードが登録されます。
    自動ルックアップ

    検索ルックアップ

    キーとなるフィールドに値を入力し、(リレーション名)(検索)をクリックします。続いて、「検索結果」画面から該当するレコードの選択をクリックします。関連付けされたフィールドにリレーション先のライブラリのデータが入力されます。
    「検索結果」画面で閲覧をクリックすると、「レコード詳細」画面が表示されレコードの内容を確認できます。
    リレーション先のライブラリを閲覧する場合は、[参照]をクリックします。
    ルックアップ機能を使用しない場合は、(リレーション名)をクリックせずに値を入力します。
    検索ルックアップ
注意
  • リレーション先のデータの取得について
    「手動ルックアップ」「自動ルックアップ」のキーワードは、完全一致である必要があります。該当するデータがない場合は、[(リレーション名)] のボタンをクリックしてもルックアップは実行されません。自動ルックアップの場合は、空の状態でレコードが登録されます。
    「検索ルックアップ」のキーワードは、部分一致でも検索が実行されます。
    ただし、検索先のフィールドのフィールドタイプが次の場合は、 完全一致である必要があります。
    • 数値
    • 自動計算
    • 日付
    • 時刻
    • 日付時刻
    • 時間量
    • 自動採番
      「値の前に付与する文字列」「値の後に付与する文字列」を設定している場合、これらも含めて完全一致のキーワードを指定する必要があります。
補足
  • 関連付けされたフィールドについて
    「手動ルックアップ」「検索ルックアップ」でルックアップされたデータが入力されるフィールドのフィールド名には、ルックアップが表示されます。ルックアップにマウスをあわせると、設定内容が表示されます。
    「自動ルックアップ」でルックアップされたデータが入力されるフィールドは、「ルックアップ[ルックアップ]」と表示されます。
  • 自動ルックアップフィールドのデータは、リレーション先のデータを参照しているため、次の操作を実行できません。
    • データの編集
    • ソート
    • 一括編集
    • CSV ファイルからのデータの読み込み
  • 自動ルックアップフィールドのデータは、検索対象として指定/CSV ファイルへの書き出しは可能です。

ルックアップしたデータを更新する(再ルックアップ)

リレーション先のデータの更新にあわせ、ルックアップしたデータを更新します。

注意
  • ライブラリの設定により、再ルックアップのリンクが表示されない場合は、本操作は実行できません。
補足
  • 「手動ルックアップ」または「検索ルックアップ」を使用すると、レコード登録後 (またはルックアップ実行後) にリレーション先のライブラリのデータが更新されても、フィールドのデータは更新されません。「再ルックアップ」機能で、最新のデータを取得する必要があります。「自動ルックアップ」の場合は、リレーション先ライブラリのデータが更新されると自動的にフィールドのデータが更新されます。

個々のデータを更新する

レコードごとに、ルックアップ機能で設定されたデータを更新します。

  1. データを更新するレコードの「レコードの編集」画面を表示する
  1. データを更新するリレーションの(リレーション名)または(リレーション名)(検索)をクリックする 関連付けられたフィールドのデータが更新されます。
  1. 更新するをクリックする

まとめてデータを更新する

ルックアップ機能で設定されたデータをまとめて更新します。

  • 絞込や検索したレコードのデータのみ再ルックアップすることもできます。
注意
  • 「検索ルックアップ」の場合、再ルックアップを行うと、再ルックアップ前のレコードとは別のレコードがルックアップされることがあります。ご注意ください。
  1. データを更新するライブラリの「レコード一覧」画面を表示する

    「ライブラリ(「レコード一覧」画面)を閲覧する」

    データを更新するレコードを絞り込む場合は、絞込を選択します。

    「表示するレコードを絞り込む」

    該当するレコードを検索する場合は、検索 [      ]にキーワードを入力し、検索をクリックします。

    「レコードを検索する」

  1. データを再ルックアップするデータを再ルックアップするまたはその他の操作その他の操作矢印 >  データを再ルックアップするデータを再ルックアップするの順にクリックする 「データの再ルックアップ」画面が表示されます。
  1. データを更新するリレーションを選択する 参照先のライブラリを確認する場合は、参照ライブラリのライブラリ名をクリックしてください。
  1. 内容を確認し、データを更新する場合ははいをクリックする
注意
  • 再ルックアップするレコード数が多い場合、処理が完了されるまでに数十秒以上かかることがあります。処理が終わるまで、Webブラウザーの [中止] をクリックせずにお待ちください。
    1万件以上のレコードを再ルックアップする場合は、CGIタイムアウトにより、処理が中断される場合があります。
    レコード数が多い場合は、レコード番号による絞込やキーワードによる検索などを活用し、数回に分けて再ルックアップを行ってください。