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アドレス帳を操作する

アドレス帳の基本的な操作方法を説明します。

補足
  • アクセス権の設定によって、操作できない機能があります。
  • 管理者の設定によって、アドレスデータの一部の項目が表示されない場合があります。

顧客や会社の詳細情報を閲覧する

アドレス帳に登録されている、会社や顧客の情報を確認します。

顧客や会社の詳細情報を閲覧する

顧客や会社の詳細を確認します。

  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 画面左で、閲覧するアドレスグループをクリックします。
  1. 閲覧する会社名会社名または顧客名顧客名をクリックします。
  1. 詳細情報を閲覧します。

顧客や会社に紐付く履歴を閲覧する

顧客または会社に対する、メールや電話などの対応履歴を確認します。

  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 履歴を閲覧する会社または顧客を選択します。
  1. 履歴を見るをクリックします。
    「アドレス」画面

    設定項目

    項目 説明
    種別 表示する履歴データをアプリケーションごとに絞り込みます。
    表示 「詳細情報」を選択すると、コメントや対応した内容などが表示されます。
  1. 履歴の件名をクリックし、履歴の詳細を確認します。

アドレスデータを追加する

新しいアドレスデータを登録する手順を説明します。

会社データを追加する

アドレス帳に会社データを追加します。
会社データは、会社情報のみを登録したり、会社に所属する顧客を含めて登録したりできます。

  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 会社を登録するをクリックします。
  1. 必要な項目を設定し、登録するをクリックします。

    設定項目

    項目 説明
    会社グループ 会社グループを選択します。
    管理者がグループを設定している場合に表示されます。
    会社コード 会社コードを入力します。
    管理者が会社コードの設定を手動設定に設定している場合にのみ、表示されます。
    会社名 会社名を入力します。
    会社よみ 会社名のよみを入力します。
    よみを設定すると、「クリック検索」を利用できます。
    電話番号1 会社の電話番号を入力します。
    複数の電話番号を登録する場合は、1行に1つずつ入力します。
    住所2 会社の住所を入力します。
    URL2 会社のHPサイトなど、関連するサイトのURL を入力します。
    業種2 会社の業種を設定します。
    担当 会社の担当者をユーザーから選択します。
    添付ファイル ファイルを添付します。
    1 電話番号は、「ハイフン」(-)を含めて登録することも、含めずに登録することもできます。
    電話番号を対象に検索する場合には、「ハイフン」(-)は検索対象からは除外されます。
    たとえば、「03-5805-xxxx」というように、「-」を付けて登録しても、「035805xxxx」というように「-」を付けずに登録しても、検索結果は変わりません。
    また、検索する場合は、半角、全角を区別せずに検索します。
    2 カスタマイズ項目です。
    管理者の設定によって、表示される項目や項目名が変わる場合があります。 
補足
  • 会社データの登録後、会社の詳細画面で、顧客を登録するをクリックすると、会社に所属する顧客を登録できます。
  • 会社データを登録後、会社に所属する部課を設定できます。詳細は次のページを参照してください。

顧客データを追加する

アドレス帳に顧客データを追加します。
顧客データは、顧客の個人情報のみを登録したり、顧客が所属する会社の情報を含めて登録したりできます。
ここでは、顧客が所属する会社の情報を含めて登録したりできます。

  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 顧客を登録するをクリックします。
  1. 必要な項目を設定し、登録するをクリックします。

    設定項目

    項目 説明
    顧客グループ 顧客グループを選択します。
    管理者がグループを設定している場合に表示されます。
    顧客コード 顧客コードを入力します。
    管理者が顧客コードの設定を手動設定に設定している場合にのみ、表示されます。
    名前 顧客名を入力します。
    よみ 顧客名のよみを入力します。
    よみを設定すると、「クリック検索」を利用できます。
    電話番号 顧客の電話番号を入力します。
    複数の電話番号を登録する場合は、1行に1つずつ入力します。
    メールアドレス 顧客のメールアドレスを入力します。
    複数のメールアドレスを登録する場合は、1行に1つずつ入力します。
    入力したすべてのメールアドレスに対するメールが、顧客への対応履歴として保存されます。
    配信停止 配信メールの送信を停止する場合に選択します。
    メモ1 顧客に関するメモを入力します。
    担当 顧客の担当者をメールワイズの登録ユーザーから選択します。
    添付ファイル ファイルを添付します。
    1 カスタマイズ項目です。
    管理者の設定によって、表示される項目や項目名が変わる場合があります。
  1. 登録した顧客を会社に所属されるかどうかの確認するメッセージが表示されたら、OKをクリックします。
    「確認メッセージ」画面
    会社に未所属の顧客として登録する場合は、キャンセルをクリックします。
  1. 顧客が所属する会社を選択します。
  1. 確認画面で、はいをクリックします。

部課を設定する

登録されている会社データに部課を設定します。作成した部課は、アドレスの詳細画面の左側に表示されます。
部署ごとに顧客を管理できます。

「登録されている会社データ」画面

部課を追加する

会社データに部課を追加します。

  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 部課を追加する会社を選択します。
  1. [部課の設定]をクリックし、追加する部課を追加するをクリックします。
  1. 部課名を入力し、追加するをクリックします。

顧客が所属する部課を設定する

顧客データに、顧客が所属する部課を設定します。
顧客データに、顧客が所属する会社が登録されていない場合は、顧客が所属する会社を設定したあとに、顧客が所属する部課を設定します。

  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 部課を設定する顧客を選択します。
  1. 顧客データ欄で変更するをクリックし、「部課」項目で顧客が所属する部課をドロップダウンリストから選択します。
  1. 変更するをクリックします。

部課名を変更する

会社の部課名を変更します。部課名は、顧客の詳細画面でも変更できます。

  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 部課を設定する顧客を選択します。
  1. [部課の設定]をクリックし、変更する部課の変更する変更するをクリックします。
  1. 部課名を入力し、変更するをクリックします。
補足
  • 部課の表示順を変更する場合は、「部課の設定」画面で部課の順番変更部課の順番変更をクリックします。
    ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで、複数の部課を選択できます。部課の表示順を設定し、変更するをクリックすると、順番変更の結果が反映されます。

顧客が所属する部課を変更する

顧客が所属する部課を変更します。

  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 所属する部課を変更する顧客を選択します。
  1. 顧客データ欄で変更するをクリックし、「部課」項目で顧客が所属する部課をドロップダウンリストから選択します。
  1. 変更するをクリックします。
補足
  • 部課に所属する顧客の表示順を変更する場合は、「部課の設定」画面で、所属する顧客の順番変更所属する顧客の順番変更をクリックします。
  • 部課に所属しない顧客の表示順を変更する場合は、「部課の設定」画面で、会社直下に所属する顧客の順番変更会社直下に所属する顧客の順番変更をクリックします。
  • ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで、複数の顧客を選択できます。顧客の表示順を設定し、変更するをクリックすると、順番変更の結果が反映されます。
  • 部課に所属する顧客の表示順を「よみ」順に変更する場合は、順番変更の画面で並び替えるをクリックします。

部課を削除する

アドレス帳から部課を削除します。

補足
  • 部課を削除すると、削除した部課に所属する顧客は、部課に未所属の顧客になり、会社直下に所属する顧客になります。
  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 部課名を削除する会社を選択します。
  1. 部課の設定をクリックし、削除する部課削除する削除するをクリックします。
  1. 確認画面で、はいをクリックします。

アドレスデータを変更する

アドレスデータを変更する手順を説明します。

顧客や会社情報を変更する

アドレス帳に登録されている会社や顧客の情報を変更します。

  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 変更する会社または顧客を選択します。
  1. 変更するをクリックします。
  1. 必要な項目を設定し、変更するをクリックします。

所属する会社を変更する

顧客が所属する会社を変更します。

  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 所属する会社を変更する顧客を選択します。
  1. 会社に所属させるまたは別の会社に所属させるをクリックします。
  1. 所属する会社を選択します。
    会社に所属させない場合は、会社に所属しないをクリックします。
    顧客が所属する会社を新しく登録する場合は、会社を登録するをクリックします。
  1. 確認画面で、はいをクリックします。

顧客や会社の情報を削除する

顧客や会社の情報をアドレス帳から削除する手順を説明します。

補足
  • 削除したアドレスは元に戻せません。
    重要なアドレスは、削除する前にCSVファイルに書き出して保存してください。
  • 会社データを削除すると、電話履歴や訪問履歴に関連付けられた会社データも削除されます。
  • 会社データを削除しても、削除された会社に所属する顧客データは削除されません。会社に所属しない未所属のユーザーとして、アドレス帳に残ります。
  • アドレス帳検索を使用して、条件に合致した会社や顧客を削除できます。
  1. アプリケーションメニューで、アドレス帳アドレス帳をクリックします。
  1. 削除する会社データまたは顧客データを表示し、削除するをクリックします。
  1. 確認画面で、はいをクリックします。

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