ユーザーマニュアル

Q&A

全般

  • 目的のメールアプリケーションが見つかりません。
  • 表示しているシステムを確認してください。画面上部の システム切替 をクリックし、表示するシステムを変更できます。
  • メールの送信や履歴の閲覧など、できない操作があります。
  • システム管理者によりアクセス権が設定されています。
    アクセス権のない操作は実行できません。
  • 「メールワイズ」を使っているユーザーに、連絡事項や使用上の注意事項を伝えたいのですが、どうすればいいですか?
  • メールアプリケーション/電話履歴/訪問履歴/一斉配信の一覧画面上部に表示される「お知らせ欄」にコメントを書き込んでください。

メールアプリケーション

  • メールの対応状況や緊急度を、個々のメールに設定できますか?
  • メールワイズでは、個々のメールに次の情報を設定できます。
    • 状況(未処理/処理中など)
    • 作業者
    • 緊急度(通常/至急/大至急)
    • 担当者
    • 保存するフォルダ
    • 警告日時
    • コメント
  • 処理済みのメールをまとめて処理できますか?
  • メール情報は、まとめて処理できます。また、「メールの詳細」画面で、処理済 をクリックすると簡単にメール情報の状況を「(処理済み)」に変更できます。
  • 一覧画面に表示するメールを絞り込むことはできますか?
  • 一覧画面に表示するメールは、状況・作業者/担当者/メール項目で絞り込みできます。
  • メールの返信内容が確定しました。送信前の最終承認/チェックはどうすればいいですか?
  • メールの返信内容が確定すると、メール情報の状況を「(送信待ち)」に設定します。状況が「(送信待ち)」のメールは、一覧画面で、送信待ちメール 送信待ちメール フォルダに保存されます。
    送信権限のあるユーザーが、送信待ちメール 送信待ちメール フォルダのメールを最終承認/チェックし、メールを送信してください。
  • ○○さんが編集中です。」と表示され、メールを編集できません。
  • 他のユーザーがメールを編集中です。編集しているユーザーと運用管理者のみ編集中のロックを解除できます。

電話履歴/訪問履歴

  • メール以外の電話や訪問の履歴を管理できますか?
  • 電話履歴/訪問履歴のアプリケーションで、顧客との電話や訪問の履歴も管理できます。
    また、顧客とのメール/電話/訪問/一斉配信の履歴をまとめて確認することもできます。
  • 履歴データが登録されたことを、他のユーザーに通知することはできますか?
  • 電話履歴/訪問履歴のデータを、「メールワイズ」に登録されている他のユーザーにメールで通知します。

顧客管理

  • 会社に所属している個人顧客を一覧で確認できますか?
  • 「顧客の詳細」画面の左に、同じ会社に所属している個人顧客の一覧が表示されます。
  • 登録している会社情報に部課を設定できますか?
  • 会社情報には部/課を設定できます。
  • 顧客データごとにやり取りの履歴を確認できますか?
  • 顧客ごとにメール/電話/訪問/一斉配信の履歴をまとめて確認できます。

テンプレート

  • 問い合わせの回答/お詫びの連絡など、メールの内容に応じてメールのひな型を作成できますか?
  • テンプレートを利用すると、メールのひな型を作成できます。同じフォーマットを使ってメールを作成するため、一定のルールに沿ったメールを作成できます。
  • 自分の所属する部署や名前の入力を省略できますか?
  • テンプレートに予約語を使用することで、所属する部署や自分の名前を自動的に入力できます。
  • テンプレートのサンプルなどはありますか?
  • 次のサイトより、テンプレートのサンプルをダウンロードできます。

一斉配信

  • メールの宛先(To)を複数指定せずに、個別にメールを送信できますか?
  • 一斉配信は、宛先に指定したメールアドレスに個別にメールを送信します。

集計レポート

  • 集計レポートでは、どんなことを集計できますか?
  • 次の項目について、集計結果をグラフ表示できます。
    • 日ごとのメール送受信/処理残件
    • 担当者ごとのメール処理残件/送信件数
    • 指定した項目別のメール受信件数
    • 日ごとの送受信メールの件数
    • 履歴データの作成者ごとの作成件数
    • 指定した項目別の履歴データの登録件数
    • 日ごとの履歴データの作成件数
    • 項目別の顧客データの登録件数
    集計条件の詳細は、運用管理者が設定します。

ユーザー名簿

  • ユーザーがログインしているかどうかを確認できますか?
  • ユーザー名簿の一覧画面で、ログイン時間欄を確認し、各ユーザーのログイン状況を確認できます。