ユーザーと組織を管理する

ユーザーを管理する

パッケージ版 メールワイズのユーザー管理について説明します。

注意
  • ライセンスキーを購入している場合、ライセンスを登録してから、ユーザーの追加やユーザー情報の連携を設定してください。

サイボウズ製品とユーザー情報を連携する

メールワイズとサイボウズ製品間で、ユーザー情報と組織情報を連携できます。
この連携(ここでは「ユーザー情報を連携する」と記載します)により、連携先のサイボウズ製品で管理しているユーザー情報と組織情報を、メールワイズで利用できます。

対応製品

  • サイボウズ Office 10
  • サイボウズ Office 9
  • サイボウズ Office 8
  • サイボウズ Office 7
  • サイボウズ Office 6
  • サイボウズ AG
  • サイボウズ Office 4

注意
  • ユーザー情報を連携する場合は、同じサーバーに製品をインストールして運用してください。連携するサイボウズ製品と「メールワイズ」を別サーバーで運用している場合は、ユーザー情報を連携できません。
  • Office 10を新規でインストールしている場合は、メールワイズ 5.0.xおよび5.1.0と、ユーザー情報は連携できません。メールワイズを最新版(バージョン 5.1.1以降)にバージョンアップしてから、ユーザー情報を連携してください。
  • メールワイズに登録されているユーザーで、連携先のサイボウズ製品に登録されていないユーザーは、ユーザー情報の連携時に削除されます。
    また、メールワイズ側の組織情報は連携先のサイボウズ製品の組織情報で上書きされます。
  • サイボウズ製品とユーザー情報を連携すると、メールワイズ側で次の操作ができなくなります。連携先のサイボウズ製品で操作します。
    • ユーザーの追加、変更、削除
      メールワイズ側ではユーザー情報の「画像」のみ変更できます。
    • 組織の追加、変更、削除
    • パスワードの変更
    • CSVファイルを利用したデータの入出力
  • サイボウズ Office 4とユーザー情報を連携すると、「組織名とユーザー名で選ぶ」以外のログイン方法は選択できません。


ユーザー情報を連携する手順は次のとおりです。

  1. メールワイズと連携先のサイボウズ製品に、連携認証を設定します。
    ユーザー情報を連携する場合は、連携認証をあわせて設定することを推奨します。
    連携認証の設定が不要な場合は、手順2に進みます。
  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、ユーザーユーザー > サイボウズ(R) Officeシリーズとのユーザー情報の連携の順にクリックします。
  1. ユーザー情報を連携するかどうかを選択し、設定するをクリックします。

    設定項目

    項目 説明
    サイボウズ(R) Officeシリーズとユーザー情報を連携しない ユーザー情報を連携しない場合に選択します。
    「サイボウズ Office」シリーズとユーザー情報の連携を行っている場合にユーザー情報の連携を解除すると、メールワイズに設定している組織に対するアクセス権が無効になります。
    詳細はFAQを参照してください。
    サイボウズ(R) Office 4とユーザー情報を連携する 連携先のグループウェアがOffice 4の場合に選択します。
    この場合、Office 4のインストールディレクトリーとアクセスURLの両方を指定する必要があります。
    例:
    • インストールディレクトリー: C:Inetpub¥scripts¥cb4
    • アクセス URL: http://ホスト名/scripts/cb4/office.exe?
    サイボウズ(R) AG、Office 6 以降とユーザー情報を連携する 連携先のグループウェアが次のいずれかの場合に選択します。
    • サイボウズ AG、Office 6 / 7 / 8 / 9 / 10 パッケージ版

    この場合、サイボウズ OfficeのインストールディレクトリーとアクセスURLの両方を指定する必要があります。
    例:
    • インストールディレクトリー: C:Inetpub¥scripts¥cbag
    • アクセス URL: http://ホスト名/scripts/cbag/ag.exe?
  1. ユーザー情報を連携する場合は、メールワイズを利用するユーザーを選択し、変更するをクリックします。
    サイボウズ Officeとメールワイズの利用ユーザー数を合わせる必要はありません。
    メールワイズを利用するユーザーの設定画面の例

ユーザー情報を連携した後の画面

ユーザー情報を連携すると、「ユーザー情報の設定」画面の上部に、次のメッセージが表示されます。

「ユーザー情報の連携」画面


目的に応じて、次のリンクをクリックしてください。

  • 連携の設定を変更する場合: サイボウズ(R) Officeシリーズとのユーザー情報の連携
  • メールワイズの利用ユーザーを変更する場合: サイボウズ(R) メールワイズ(R)を利用するユーザーの設定
  • 連携先のグループウェアにアクセスする場合: サイボウズ(R) Officeシリーズ
  • ユーザー情報の画像を変更する場合: 画像を変更するユーザーの変更する変更する

ユーザーを追加する

システム設定画面で、メールワイズを使用するユーザーを追加します。追加したユーザー情報は、メールワイズの「ユーザー名簿」で確認できます。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、ユーザーユーザー > 追加する追加するの順にクリックします。
  1. 必要な項目を設定し、追加するをクリックします。

設定項目

種類 説明 入力値制限
名前 ユーザー名を姓と名を分けて入力します。
すでに登録されている名前を設定した場合は、別のユーザーとして認識されます。
100文字 
ログイン名1 ユーザーのログイン名を入力します。
他のユーザーと重複するログイン名は設定できません。
ログイン方法を「ログイン名を入力する」に設定した場合に使用します。
100文字
メールアドレス2 メールアドレスを入力します。
複数のメールアドレスを入力する場合は、半角カンマ(,)で各メールアドレスを区切ります。
255文字
連絡先 内線番号や携帯電話の番号など、ユーザーの不在時や緊急時の連絡先を必要に応じて入力します。 100文字
画像 ユーザー名簿の「ユーザー情報の詳細」画面に表示される画像を指定します。
次の拡張子のファイルを指定できます。
  • gif
  • jpeg
  • png
 
パスワード メールワイズにログインするためのパスワードを確認用とあわせて2回入力します。 64文字(半角)
最初に表示する組織 組織の選択時に、初期値として表示する組織を選択します。
設定しない場合は、「全員」が表示されます。
 
最初に表示するメールスペース ログイン後に最初に表示するメールスペースを選択します。  
所属する組織3 ユーザーが所属する組織を設定します。複数の組織を設定できます。  
1 ユーザー情報のログイン名は、次の場合に使用します。
  • メールワイズのログイン方法を「ログイン名を入力する」に設定している場合
  • 連携認証を利用する場合
2 ユーザー情報のメールアドレスは、メール通知の通知先に使用します。
3 所属する組織には、組織組織で設定した組織名が表示されます。

ユーザー情報を変更する

システム設定画面で、ユーザー情報を変更します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、ユーザーユーザー > ユーザー情報を変更するユーザーの変更する変更するの順にクリックします。
  1. 必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
補足
  • 各ユーザーの個人設定を変更する場合は、手順3で変更するユーザーの個人設定個人設定をクリックします。システム管理者が操作できるユーザーの個人設定は、メールスペースごとのカスタマイズ項目のみです。
    例: メールワイズで2つのメールスペースを使用している場合
    「個人設定」画面
  • ユーザーの表示順を変更する場合は、「ユーザーの設定」画面で順番変更順番変更をクリックします。
    ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで、複数のユーザーを選択できます。ユーザーの表示順を設定し、変更するをクリックすると、順番変更の結果が反映されます。

ユーザーを削除する

システム設定画面で、ユーザーを削除します。
削除したユーザーは元に戻せません。重要なデータは削除する前にバックアップし、保管することを推奨します。

ユーザーを削除すると、該当するユーザーに設定しているアクセス権やメール通知の設定が削除されます。

ユーザーを削除しても、次のデータは残ります。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、ユーザーユーザー > ユーザー情報を変更するユーザーの削除する削除するの順にクリックします。
  1. 確認画面ではいをクリックします。
補足
  • ユーザーを一括削除する場合は、「ユーザーの設定」画面でユーザーの一括削除をクリックします。

CSVファイルを使ってユーザーデータを管理する

CSVファイルを使って、ユーザーデータを管理します。

データを読み込む

CSVファイルを使用して、ユーザーデータを一括で読み込みます。
操作を開始する前に、CSVファイルに関する注意点やCSVファイルのフォーマットを確認してください。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、ユーザーユーザー > CSVファイルからの読み込みの順にクリックします。
  1. 必要な項目を設定し、次へ»をクリックします。

設定項目

項目 説明
ファイル 読み込むCSVファイルを選択します。
入力欄に読み込むCSVファイルのファイルパスを直接入力することもできます。
読み込む項目 読み込む項目を選択します。
先頭行を項目名として無視する CSVファイルの先頭行を項目名として無視する場合に選択します。
文字コード 読み込むCSVファイルの文字コードを選択します。

データを書き出す

ユーザーデータをCSVファイルに書き出します。
操作を開始する前に、CSVファイルのフォーマットを確認してください。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、ユーザーユーザー > CSVファイルへの書き出しの順にクリックします。
  1. 必要な項目を設定し、書き出すをクリックします。
  1. ファイル名を指定してデータを保存します。

組織を管理する

パッケージ版 メールワイズの組織管理について説明します。

組織を追加する

組織を設定すると、組織単位にアクセス権を設定できるため便利です。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、組織組織 > 追加する追加するの順にクリックします。
  1. 必要な設定をし、追加するをクリックします。

ユーザーの所属組織を設定する

ユーザーが所属する組織を設定します。所属する組織には、複数の組織を設定できます。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、ユーザーユーザー > 所属組織を変更するユーザーの変更する変更するの順にクリックします。
  1. 必要な設定をし、変更するをクリックします。

組織情報を変更する

システム管理画面で、組織情報を変更します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、組織組織 > 情報を変更する組織の変更する変更するの順にクリックします。
  1. 必要な設定をし、変更するをクリックします。
補足
  • 組織の表示順を変更する場合は、「組織の設定」画面で順番変更順番変更をクリックします。
    ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで、複数の組織を選択できます。組織の表示順を設定し、変更するをクリックすると、順番変更の結果が反映されます。

組織を削除する

システム管理画面で、組織を削除します。削除した組織は元に戻せません。
組織を削除しても、組織に所属しているユーザーは削除されません。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、組織組織 > 削除する組織の削除する削除するの順にクリックします。
  1. 確認画面で、はいをクリックします。
補足
  • すべての組織を削除する場合は、「組織の設定」画面で、組織の一括削除をクリックします。

ユーザーの権限を設定する

システム管理者を設定する

システム管理者とは、ユーザーやライセンスなど、メールワイズのシステム全体を管理するユーザーです。
システム管理者のみ、システム設定画面にアクセスできます。

注意
  • インストール直後は、システム管理用パスワードが設定されていないため、すべてのユーザーがシステム設定画面にアクセスできます。運用を開始する前に、システム管理者を設定することを推奨します。

システム管理者の設定方法

システム管理者は、次のどちらかの方法で設定します。

  • パスワードで制限する:
    システム設定画面にパスワードを設定し、パスワードを知っているユーザーのみにシステム管理画面へのアクセスを許可します。
  • ユーザーで制限する:
    指定したユーザーをシステム管理者とみなします。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、システム管理者の登録システム管理者の登録をクリックします。
  1. システム管理者の設定方法を選択し、設定するをクリックします。

システム管理用パスワードを設定する

システム設定画面にアクセスするためのパスワードを設定します。
初期設定では、システム管理用パスワードは設定されていません。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、システム管理用パスワードシステム管理用パスワードをクリックします。
  1. 現在のパスワードと、新しいパスワードを確認用と合わせて2回、入力します。
    パスワードの入力欄には「●●●●●●●●●●●●●●●」と表示されています。
    「●●●●●●●●●●●●●●●」を削除してから、パスワードを入力します。
  1. 設定するをクリックします。
  1. システム管理者に、パスワードを連絡します。

運用管理者を設定する

運用管理者とは、メールワイズのアプリケーションを管理するユーザーです。
運用管理者は、システム管理者がメールスペースごとに設定します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、目的のメールスペース(メールスペース名)をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、アクセス権アクセス権 > 変更する変更するの順にクリックします。
  1. 「運用管理アクセス権」セクションで、必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
    • 全ユーザーを運用管理者に設定する場合: 「(メールスペース名)の利用ユーザー全員」を選択します。
    • 特定のユーザーを運用管理者に設定する場合: 「特定のユーザー」を選択し、運用管理者に設定するユーザーを選択します。

メールスペースの利用ユーザーを設定する

メールスペースごとに使用できるユーザーを設定します。
アクセス権が付与されたユーザーは、該当するメールスペース内の全アプリケーションを使用できます。
メールスペースの中の、特定のアプリケーションにのみアクセスを許可する場合は、次のページを参照してください。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、目的のメールスペース(メールスペース名)をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、アクセス権アクセス権 > 変更する変更するの順にクリックします。
  1. 「(メールスペース名)の利用ユーザー」セクションで、必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
    • 全ユーザーが利用できるようにする場合: 「ユーザー全員」を選択します。
    • 特定のユーザーに利用を許可する場合: 「特定のユーザー」を選択、利用ユーザーを選択します。

アプリケーションの利用ユーザーを設定する

ユーザーへのアクセス権を設定すると、アプリケーションを利用できるユーザーを制限できます。
アクセス権の設定は、メールスペース内のアプリケーションごとに設定します。
詳細は次のページを参照してください。

 

メールアプリケーション:アクセス権を設定する

電話履歴/訪問履歴:アクセス権を設定する

アドレス帳:アクセス権を設定する

テンプレート:アクセス権を設定する

一斉配信:アクセス権を設定する

集計レポート:アクセス権を設定する

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