システムを管理する

メールスペースを管理する

ユーザーの作業場所を区分けしたり、メールを整理するための機能である「メールスペース」を管理する方法を説明します。

メールスペースとは

メールスペースとは、次のアプリケーションを1つのセットにした作業場所を指します。

メールスペースとは

1つのメールワイズに、複数のメールスペースを設定できます。

メールスペース間で共有できるデータと共有できないデータ

  • 共有できるデータ:
    • ユーザー情報:
      クラウド版 メールワイズのユーザー情報は、cybozu.com 共通管理で管理しています。すべてのメールスペースでユーザー情報を共有できます。
    • 共有リンク集

  • 共有できないデータ: 
    • 履歴データ:
      ただし、1つのメールスペース内の、メールアプリケーション間でのみ、データを共有できます。

注意
  • お使いのライセンスにより、1つのライセンスで使用できるメールスペース数とメールアプリケーション数は異なります。
    詳細は次のページを参照してください。

    製品サイト: 価格・購入

メールスペースを追加する

システム管理画面でメールスペースを追加します。メールスペースは5つまで追加できます。
お使いのライセンスによっては、メールスペースが追加できない場合があります。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、メールスペースメールスペース > 追加する追加するの順にクリックします。
  1. メールスペース名を入力し、追加するをクリックします。

メールスペースを追加した後に必要な作業

メールスペースの情報を変更する

システム管理画面でメールスペースの情報を変更します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、メールスペースメールスペース > 変更する変更するの順にクリックします。
  1. メールスペース名を入力し、変更するをクリックします。
補足
  • メールスペースの表示順を変更する場合は、「メールスペースの設定」画面で順番変更順番変更をクリックします。
    ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで、複数のメールスペースを選択できます。メールスペースの表示順を設定し、変更するをクリックすると、順番変更の結果が反映されます。

メールスペースを削除する

システム管理画面でメールスペースを削除します。

削除したメールスペースは元に戻せません。
メールスペースを削除すると、削除したメールスペース内のすべてのデータが削除されます。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、メールスペースメールスペース > 削除する削除するの順にクリックします。
  1. 確認画面で、はいをクリックします。

使用するアプリケーションを設定する

メールスペース内使用するアプリケーションを設定します。次のアプリケーションを設定できます。

  • 電話履歴
  • 訪問履歴
  • アドレス帳
  • テンプレート
  • 一斉配信
  • 集計レポート
  • ユーザー名簿
この操作で、アプリケーション名も変更できます。

注意
  • メールスペース内では、最低1つのメールアプリケーションを使用する必要があります。メールスペース内のすべてのメールアプリケーションを使用停止にできません。
  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、目的のメールスペース(メールスペース名)をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、アプリケーションの設定アプリケーションの設定 > 目的のアプリケーションの変更する変更するの順にクリックします。
  1. アプリケーションを使用停止にする場合は、「このアプリケーションは使用しない」を選択します。
    • アプリケーションの使用を開始する場合: この選択を外します。
    • アプリケーション名を変更する場合: 新しい名前を入力します。
補足
  • 使用停止にしたアプリケーションは、「アプリケーションの設定」画面で「アプリケーション名(使用停止)」と表示されます。
    例: 電話履歴を使用停止にした場合 → 「電話履歴(使用停止)

各アプリケーションの登録データを確認する

メールスペース内のメールアプリケーションや電話履歴に登録されているデータの件数を確認できます。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、目的のメールスペース(メールスペース名)をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、アプリケーションの設定アプリケーションの設定をクリックします。
    「アプリケーションの設定」画面
補足
  • 次のアプリケーションでは、登録データが10万件を超えると、件数が赤字で表示されます。
    • メールアプリケーション
    • 電話履歴
    • 訪問履歴
    • アドレス帳
    • テンプレート
  • 登録データが10万件を超えると、一覧表示や検索の処理に時間がかかる恐れがあります。
    不要なデータは定期的に削除することを推奨します。

共有リンク集を管理する

共有リンク集は、すべてのユーザーが共有できるリンク集です。
ヘッダーのリンクから利用できます。

補足
  • 共有リンクはカテゴリーで管理できません。
  • ユーザーが個人設定で非表示に設定しているアプリケーションは、ユーザーの共有リンク集の下部に表示されます。
    例:
    「共有リンク集の編集」画面

共有リンクを追加する

運用管理画面で共有リンクを追加します。

  1. 運用管理画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「カスタマイズ」セクションで、共有リンクの設定共有リンクの設定 > 追加する追加するの順にクリックします。
  1. 必要な項目を設定し、追加するをクリックします。

共有リンクを変更する

運用管理画面で共有リンクを変更します。

  1. 運用管理画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「カスタマイズ」セクションで、共有リンクの設定共有リンクの設定 > 目的の共有リンクの変更する変更するの順にクリックします。
  1. 必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
補足
  • 共有リンクの表示順を変更する場合は、「共有リンク集の設定」画面で順番変更順番変更をクリックします。

共有リンクを削除する

運用管理画面で共有リンクを削除します。
削除した共有リンクは元に戻せません。

  1. 運用管理画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「カスタマイズ」セクションで、共有リンクの設定共有リンクの設定 > 目的の共有リンクの削除する削除するの順にクリックします。
  1. 確認画面ではいをクリックします。

ログインに関する設定をする

ログインに関するセキュリティ設定やログイン名の変更方法について説明します。

ログイン時のセキュリティ設定やパスワードの条件を設定する

ユーザーがログインするときの動作や、パスワードの条件は、cybozu.com 共通管理で設定します。
詳細は次のヘルプを参照してください。

ログインページの自動補完を有効にする

クラウド版 メールワイズのログインページへの、自動補完を有効にします。
自動補完を有効にすると、入力文字列からユーザーリストを検索して、ユーザー名とログイン名の候補を表示できます。

「ログインページの自動補完」画面

注意
  • 自動補完を有効にする場合は、cybozu.com共通管理でIPアドレス制限を設定してください。IPアドレス制限を設定せずに、ログインページに自動補完を設定すると、インターネットを通じて第三者がユーザー名やログイン名を閲覧できるようになります。

    cybozu.com ヘルプ: IPアドレス制限を設定する

    cybozu.com ヘルプ: Basic認証を設定する

  1. 次のユーザーでcybozu.comにログインします。
    • ログイン名: システム管理者のログイン名
    • パスワード: システム管理者のパスワード
  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1. 「システム管理」>「セキュリティ」の[ログイン] をクリックします。
  1. 「ログイン名の入力」で、「自動補完を有効にする」を選択し、[保存]をクリックします。

ログインページとヘッダーのカスタマイズ

cybozu.com共通管理で、ログイン画面とヘッダーの表示をカスタマイズできます。
カスタマイズできる範囲は次のとおりです。

  • ログインページ
    • タイトル
    • 背景画像
  • ヘッダー
    • ヘッダーに表示するロゴ画像
    • ロゴ画像をクリックした際のURL

  1. ヘッダー右側の歯車アイコン >  [cybozu.com共通管理]の順にクリックします。
  1. cybozu.com共通管理で、ログインページとヘッダーをカスタマイズします。

セキュリティに関する設定をする

クリックジャッキングから保護する設定をする

クラウド版 メールワイズでは、クリックジャッキングからの保護を有効にするか無効にするか、設定できます。

設定はcybozu.com共通管理で行います。 クリックジャッキングの詳細や設定方法などは、次のページを参照してください。

cybozu.com共通管理ヘルプ:クリックジャッキングから保護する

JavaScriptを使って表示をカスタマイズする

JavaScriptファイルを使って、ボタンの色の変更や、ドロップダウンメニューの追加などの、画面表示のカスタマイズができます。

ただし、次の画面には反映されません。

  • ログインページ
  • システム設定画面
  • 個人設定画面
  • 運用管理画面
  • 「ログインするメールスペースの選択」画面
  • メールワイズのシステムが表示するメッセージの画面

注意
  • 弊社では、カスタマイズにより発生する性能への影響や結果について、いかなる責任も負いません。JavaScriptファイルの読み込みによるカスタマイズは、お客様の判断と責任のもとに実行してください。
    また、カスタマイズされた機能に関しては、サポート対象外とさせていただくことをご了承ください。
    詳細については、次のページを確認してください。
  • 弊社では有償無償に関わらず、カスタマイズサービスを承っておりません。ご了承ください。
  • JavaScriptファイルの読み込みによるカスタマイズの結果、cybozu.comサービスに著しい負荷や障害等が発生した場合、本機能およびクラウド版 メールワイズの提供を一時停止することがあります。
    カスタマイズ時の注意点をよくご理解の上、万全の準備をしてから、JavaScriptファイルを設定してください。
  • メールワイズが更新されると、読み込んでいたJavaScriptが無効になる場合があります。
    メールワイズの更新後は動作を確認し、必要に応じて再度JavaScriptファイルを読み込んでください。
  • サイボウズ製品の著作権は弊社に帰属します。Copyrightを故意に見えなくするようなカスタマイズは行わないでください。
  1. JavaScriptファイルを用意します。
    お客様自身で準備します。
  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、 JavaScriptファイルの設定JavaScriptファイルの設定をクリックします。
  1. JavaScriptファイルを選択します。
    読み込めるファイル形式はjsのみです。
  1. JavaScriptファイルの設定を適用する対象を選択します。
    • すべてのユーザー
    • システム管理者のみ
    • 選択中のファイルを無効にする
    読み込んでいるJavaScriptファイルを一時的に無効にします。
  1. 注意事項を確認し、設定するをクリックします。

JavaScriptファイルをダウンロードする

メールワイズに読み込んだJavaScriptファイルをダウンロードします。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、 JavaScriptファイルの設定JavaScriptファイルの設定をクリックします。
  1. JavaScriptファイル名をクリックします。
  1. Webブラウザーの機能を使用して、ファイルを保存します。

JavaScriptファイルを削除する

メールワイズに読み込んだJavaScriptファイルを削除します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、 JavaScriptファイルの設定JavaScriptファイルの設定をクリックします。
  1. 削除するJavaScriptファイル名の右の「削除する」を選択し、設定するをクリックします。

監査ログとは

監査ログは、ユーザーが操作した履歴や、操作に伴うプログラムの動作の履歴(ログ)を管理する機能です。
cybozu.com共通管理で、クラウド版 メールワイズのログを確認します。

監査ログを確認する

cybozu.com共通管理の監査ログの設定については、cybozu.comのヘルプを参照してください。


cybozu.com のサービス共通のログの出力仕様については、次のページを参照してください。

cybozu.com ヘルプ: 監査ログの見かた

補足
  • 監査ログの出力時刻やメール通知文には、システムのタイムゾーンと言語が適用されます。
    システムのタイムゾーンや言語の設定に関する詳細は、cybozu.com共通管理ヘルプを参照してください。

メールワイズで出力されるログ

操作ごとに出力されるログは、次のとおりです。
表内の中カッコ({ })で囲まれている部分には、設定しているアプリケーションの名前やフォルダー名が入ります。

対象 操作 レベル モジュール 詳細
メールアプリケーション {メールアプリケーション名}の閲覧 情報 Browse {メールアプリケーション名}={メールID{WID}}
{メールアプリケーション名}の閲覧
(削除メール)
情報 Browse {メールアプリケーション名}={メールID{WID}}
メールの送信
(新規メール)
情報 Send1 メール={メールID},Message-ID={メールのMessage-ID}
メールの送信
(書きかけメール)
情報 Send1 メール={メールID},Message-ID={メールのMessage-ID}
メールの送信
(返信メール)
情報 Send1 メール={メールID},Message-ID={メールのMessage-ID}
メールの送信
(自動返信メール、
自動転送メール)
情報 Send1 メール={メールID},Message-ID={メールのMessage-ID}
メールの送信
(メールの一括送信)
情報 Send1 メール={メールID},Message-ID={メールのMessage-ID}
メールの送信
(返信メールの一括送信)
情報 Send1 {メールID}={メールID},Message-ID={メールのMessage-ID}
自動返信メールの送信
自動転送メールの送信
情報 Send1 {メールID}={メールID},Message-ID={メールのMessage-ID}
メールの送信
(通知)
情報 Send1 {メールID}={メールID},Message-ID={メールのMessage-ID}
メールの削除 情報 Mail メールアプリケーション={メールアプリケーション名},メール={メールID}
メールの完全削除 情報 Mail メールアプリケーション={メールアプリケーション名},メール={メールID}
メールのドラフトの削除 情報 Mail メールアプリケーション={メールアプリケーション名},メール={メールID}
メールのソースの削除 情報 Mail メールアプリケーション={メールアプリケーション名},メール={メールID}
メールの一括削除
(すべてのメールデータ)
情報 Mail メールアプリケーション={メールアプリケーション名}
メールの一括削除
(フォルダの指定)
情報 Mail メールアプリケーション={メールアプリケーション名},フォルダ={フォルダ名},サブフォルダ={サブフォルダを含めない場合は0を、含める場合は1を表示}
メールの一括削除
(期間指定)
情報 Mail メールアプリケーション={メールアプリケーション名},期間={期間}
メールの一括削除
(ごみ箱)
情報 Mail メールアプリケーション={メールアプリケーション名},フォルダ=ごみ箱
メールの復旧 情報 Mail メールアプリケーション={メールアプリケーション名},メール={メールID}
メールの移動 情報 Mail メールアプリケーション={メールアプリケーション名},メールアプリケーション(移動先)={メールアプリケーション名},フォルダ={フォルダ名}
振り分けの追加 情報 MailSetting メールアプリケーション={メールアプリケーション名},条件名={条件名},振り分け先フォルダ={振り分け先フォルダ名}
振り分けの変更 情報 MailSetting メールアプリケーション={メールアプリケーション名},条件名={条件名},振り分け先フォルダ={振り分け先フォルダ名}
振り分けの削除 情報 MailSetting メールアプリケーション={メールアプリケーション名},条件名={条件名}
自動返信の追加 情報 MailSetting メールアプリケーション={メールアプリケーション名},条件名={条件名}
自動返信の変更 情報 MailSetting メールアプリケーション={メールアプリケーション名},条件名={条件名}
自動返信の削除 情報 MailSetting メールアプリケーション={メールアプリケーション名},条件名={条件名}
自動転送の追加 情報 MailSetting メールアプリケーション={メールアプリケーション名},条件名={条件名},転送先={転送先}
自動転送の変更 情報 MailSetting メールアプリケーション={メールアプリケーション名},条件名={条件名},転送先={転送先}
自動転送の削除 情報 MailSetting メールアプリケーション={メールアプリケーション名},条件名={条件名}
メールの書き出し 情報 Export3  
退避データの削除4 情報 System  
電話履歴 {電話履歴}の閲覧 情報 Browse {電話履歴}={履歴ID{RID}}
{電話履歴}の書き出し 情報 Export3  
メールの送信
(通知)
情報 Send1 {電話履歴}={履歴ID}, Message-ID={メールのMessage-ID}
訪問履歴 {訪問履歴}の閲覧 情報 Browse {訪問履歴}={履歴ID{RID}}
{訪問履歴}の書き出し 情報 Export3  
メールの送信
(通知)
情報 Send1 {訪問履歴}={履歴ID}, Message-ID={メールのMessage-ID}
アドレス帳 {アドレス帳}の閲覧 情報 Browse {アドレス帳}={アドレスデータID{RID}}
会社データの登録
顧客データの登録
情報 Customer アドレスデータ={アドレスデータID}
アドレスデータの変更 情報 Customer アドレスデータ={アドレスデータID}
アドレスデータの削除
(個別削除)
情報 Customer アドレスデータ={アドレスデータID}
アドレスデータの削除
(選択削除)
情報 Customer アドレスデータ={アドレスデータID}
アドレスデータの一括削除 情報 Customer 件数={削除した件数}
会社データの読み込み
顧客データの読み込み
情報 Customer 件数={読み込んだ件数}
会社データの書き出し
顧客データの書き出し
情報 Export3  
テンプレート テンプレートの書き出し 情報 Export3  
一斉配信 {一斉配信}の閲覧 情報 Browse {一斉配信}={配信情報ID{PCID}}
メールの送信
(一斉配信)
情報 Send2 配信情報={配信情報オブジェクトID}
メールの送信
(一斉配信テスト)
情報 Send1 配信情報={配信情報オブジェクトID}, Message-ID={メールのMessage-ID}
配信情報の削除 情報 Mail 配信情報={配信情報オブジェクトID}
配信情報の一括削除 情報 Mail 期間={期間(指定した場合)}
アドレスデータ(一斉配信)の書き出し 情報 Export3  

1: 送信時にエラーが発生した場合、ログは出力されません。
2: 送信時にエラーが発生しても、配信動作としては完了したため、ログには「SUCCESS」として出力されます。
実際のエラーは一斉配信のエラータブから確認してください。
3: 書き出し時にエラーが発生しても、ログは出力されます。
4: 不要な退避データを削除すると、ログが出力されます。

「結果」欄に表示されるメッセージと意味

  • SUCCESS: 操作が成功したことを表します。
  • VALIDATION ERROR: 入力値が不正だったために操作が失敗したことを表します。
  • ERROR/FAILED: 操作が失敗したことを表します。

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