組織情報の統合について

メールワイズをパッケージ版からクラウド版にデータ移行して運用する場合、ユーザーや組織(旧:グループ)の情報の管理方法や表示方法が、パッケージ版 メールワイズとは異なる状態になります。
クラウド版 メールワイズでは、ユーザーと組織の情報は、cybozu.com共通管理で一元管理します。
パッケージ版 メールワイズからクラウド版にデータを移行すると、組織の情報が、cybozu.com共通管理の組織の情報に統合されます。

ここでは、組織情報の統合に伴う機能の違いや注意事項を説明します。

組織(旧:グループ)を管理する機能の違い

グループと組織の扱い

パッケージ版 メールワイズで「グループ」と表示されていた箇所は、「組織」と表示されます。
例:

  • 所属グループ → 所属組織
  • 最初に表示するグループ → 優先する組織

メールワイズのシステム設定では、グループに関するメニューが異なります。

パッケージ版 メールワイズ:

グループに関するメニューBefore

クラウド版 メールワイズ:

グループに関するメニューAfter

パッケージ版 メールワイズの「グループ」で設定していた項目は、cybozu.com共通管理で設定します。ユーザーの表示順は、引き続き、メールワイズ側で設定します。

「最初に表示するグループ」と「優先する組織」

クラウド版 メールワイズのシステム設定と個人設定画面には、「最初に表示するグループ」のメニューはありません。

パッケージ版:

「最初に表示するグループ」のメニューBefore

クラウド版:

「最初に表示するグループ」のメニューAfter

  • パッケージ版 メールワイズの「最初に表示するグループ」の設定は、クラウド版 メールワイズに移行されません。
    データ移行後は、「最初に表示するグループ」の代わりに、cybozu.com共通管理の「優先する組織」を使用します。
  • cybozu.com共通管理に設定済みの「優先する組織」は、データ移行の影響を受けません。

必要に応じて、「優先する組織」を再設定してください。

組織選択のドロップダウンリストの表示

組織を選択するドロップダウンリストには、cybozu.com共通管理に登録済みのすべての組織が表示されます。
また、どの親組織に属する組織であるかを区別できるように、ドロップダウンリストに親組織の名称や階層情報があわせて表示されます。

パッケージ版:

組織選択のドロップダウンリストの表示Before

クラウド版:

組織選択のドロップダウンリストの表示After

メールワイズで利用していない組織やユーザーの扱い

クラウド版 メールワイズでは、組織を表示する画面に、cybozu.com共通管理に登録されている、すべての組織が表示されます。
また、ユーザーを表示する画面には、メールワイズの利用を許可されたユーザーが表示されます。

メールワイズを利用していない組織やユーザーも表示

cybozu.com共通管理に設定されている組織の数が多い場合は、管理が煩雑になる恐れがあります。
メールワイズ上で使用する組織をユーザーに周知するか、組織を整理することを推奨します。

メールワイズのユーザー名簿では、メールワイズの利用を停止されたユーザーも表示されます。

利用を許可されていないユーザー

「メールワイズの組織」および「サイボウズ Officeの組織」について

次の名前の組織は、データ移行のために自動生成された組織です。所属ユーザーなどのユーザー情報は登録されていません。

  • サイボウズ Officeの組織
  • メールワイズの組織

上記の組織は、移行で追加された組織の確認にのみ使用します。
アクセス権の設定や、組織に含まれる子組織の一括選択などには、使用しないでください。

自動生成された組織

組織情報の統合のしくみ

パッケージ版 メールワイズのグループ情報が、どのようにcybozu.com共通管理に取り込まれるかを説明します。

cybozu.com共通管理の「組織情報」に統合される情報

パッケージ版 メールワイズのグループ情報は、cybozu.com共通管理に次のように取り込まれます。

移行元:
メールワイズ
  移行先:
cybozu.com共通管理
グループ名 組織名
組織コード
システムが自動で設定します。
変更する必要はありません。
グループの所属ユーザーの情報
どのグループに誰が所属しているか、というデータです。
組織の所属ユーザーの情報

組織名が同じでも、システム内で保持する識別コードによって別の組織としてみなされるため、パッケージ版 メールワイズに登録されていたグループは、新しい組織としてcybozu.com共通管理に取り込まれます。

例:
組織情報の統合に利用するデータ

補足
  • cybozu.com共通管理の組織名に設定できる文字数は、組織名に付加される「(MW)」を含め、128文字までです。
    128文字を超えると、組織名が途中までしか表示されません。
    移行元で組織名を124文字以内にしておくか、移行後に組織名を編集し、文字数を減らしてください。


取り込んだ組織情報を整理する場合は、次のページを参照してください。

cybozu.com共通管理に組織を設定していない場合

データ移行するサービスによって、取り込まれる組織情報が異なります。
cybozu.com共通管理の組織は、cybozu.com共通管理画面で[組織/ユーザー]をクリックすると確認できます。

メールワイズのみ移行する場合

メールワイズのグループ情報は、そのままcybozu.com共通管理に取り込まれます。

データ移行前

パッケージ版 メールワイズだけに、グループ情報が設定されている例です。
メールワイズ側だけに、グループ情報を設定している状態

データ移行後

cybozu.com共通管理には、メールワイズのグループ情報が取り込まれ、組織として表示されます。
クラウド版 メールワイズのシステム設定には、グループに関するメニューは表示されません。
グループに関するメニューは表示されません

グループのアクセス権の設定は、そのままcybozu.com共通管理に移行されます。データ移行後に必要な設定はありません。

メールワイズとサイボウズ Officeを移行する場合

パッケージ版のメールワイズとサイボウズ Officeに登録されていた情報は、データ移行を実施する順でcybozu.com共通管理に取り込まれます。

データ移行前

パッケージ版のメールワイズとサイボウズ Office側の両方に、グループ情報が設定されている例です。
メールワイズとサイボウズ Office側の両方に、グループ情報を設定している状態

データ移行後

cybozu.com共通管理には、データ移行を実施した順に、各グループの情報が組織の情報として取り込まれます。
先にパッケージ版 サイボウズ Officeのデータを移行した場合、サイボウズ Officeのグループ情報は、そのままcybozu.com共通管理に取り込まれます。
次に取り込まれるメールワイズのグループ情報は、「メールワイズの組織」として、まとめて表示され、各組織名の後ろに「(MW)」が付加されます。

クラウド版のメールワイズ、およびサイボウズ Officeのシステム設定には、グループに関するメニューは表示されません。
メールワイズやサイボウズ Office上でグループの設定を確認できません
グループのアクセス権の設定は、そのままcybozu.com共通管理に移行されます。データ移行後に必要な設定はありません。
取り込んだ組織情報を整理する場合は、次のページを参照してください。

cybozu.com共通管理に設定済みの組織がある場合

お使いのサービスによって、取り込まれる組織情報が異なります。
cybozu.com共通管理の組織は、cybozu.com共通管理画面で[組織/ユーザー]をクリックすると確認できます。

メールワイズのみ移行する場合

メールワイズのグループ情報は、「メールワイズの組織」として、まとめてcybozu.com共通管理に取り込まれます。

データ移行前

パッケージ版 メールワイズでグループ情報が、cybozu.com共通管理側で組織情報が設定されています。
メールワイズにグループ情報を、cybozu.com 共通管理側に組織情報を設定している状態

データ移行後

パッケージ版 メールワイズのグループが「メールワイズの組織」としてまとめて取り込まれ、各組織名の後ろに「(MW)」が付加されます。

メールワイズのシステム設定には、グループに関するメニューは表示されません。
メールワイズ上でグループの設定を確認できません

メールワイズに設定していたグループのアクセス権の設定は、そのままcybozu.com共通管理に移行されます。データ移行後に必要な設定はありません。
既存の組織情報と取り込んだメールワイズの組織情報を整理する場合は、次のページを参照してください。

メールワイズとサイボウズ Officeを移行する場合

各サービスに登録されているグループ情報は、データを移行した順でcybozu.com共通管理に取り込まれます。

データ移行前

メールワイズとサイボウズ Office側でグループ情報が、cybozu.com共通管理側で組織情報が設定されています。
メールワイズとサイボウズ Office側でグループ情報を、cybozu.com 共通管理側で組織情報が設定されている

データ移行後

cybozu.com共通管理には、データを移行した順で、各グループが組織として取り込まれます。
既にcybozu.com共通管理に組織が存在するため、メールワイズとサイボウズ Officeのグループ情報は、「サイボウズOffice の組織」、「メールワイズの組織」として取り込まれ、各組織名の後ろに「(OF)」や「(MW)」が付加されます。

クラウド版のメールワイズ、およびサイボウズ Officeのシステム設定には、グループに関するメニューは表示されません。
メールワイズやサイボウズ Office上でグループの設定を確認できません

メールワイズに設定していたグループのアクセス権の設定は、そのままcybozu.com共通管理に移行されます。データ移行後に必要な設定はありません。
取り込んだ組織情報を整理する場合は、次のページを参照してください。

cybozu.com共通管理に取り込んだ組織を整理する

データ移行時に作成された組織名に「(MW)」がつく組織を、先にcybozu.com共通管理に設定していた組織と統合する場合の手順と注意事項を説明します。
例:
同じ組織を統合

注意
  • データ移行後は、パッケージ版 メールワイズから移行した、組織に対するアクセス権の情報が引き継がれるため、そのまま利用できます。しかし、組織を整理する場合、組織の整理方法によっては、ご利用中の各サービスで、組織を利用した設定がクリアされる恐れがあります。

組織を整理する際の注意

「メールワイズの組織」に対して次の操作をする場合は、注意が必要です。

ユーザーに関する操作

ユーザーは削除しないでください。
次の操作のみ行います。ユーザー情報自体は操作しません。

  • 組織情報の変更または削除
  • 組織の所属ユーザーの変更
    どの組織にどのユーザーが属しているかを、組織側から操作します

組織データの操作による影響範囲

組織情報の変更および削除の操作が影響する範囲は次の通りです。

  • 組織名、組織の所属ユーザー、組織の階層の変更
    • 組織と連動するデータの名前
    • ユーザーやグループ選択時に表示される項目名(階層表示)
  • 組織の削除
    • 組織に対するアクセス権の設定が解除される
      解除された設定は元に戻せません。
      操作する際は、統合先の組織の設定が終わってから、統合元の組織を変更または削除します。

アクセス権の設定への影響

データ移行や、組織の整理に伴うアクセス権への影響は次のとおりです。

  • パッケージ版 メールワイズで「ユーザー単位」で設定しているアクセス権
    ユーザー情報は変更されないため、ユーザー単位の設定には影響ありません。
  • パッケージ版 メールワイズの「グループ」に対するアクセス権
    パッケージ版 メールワイズのグループが、cybozu.com共通管理の組織に取り込まれても、クラウド版 メールワイズのアクセス権や更新通知の設定に変更はありません。
    ただし、cybozu.com共通管理に取り込まれたメールワイズの組織を削除すると、アクセス権を再設定する必要があります。

組織を整理する流れ

「メールワイズの組織」配下の組織を、「cybozu.com共通管理」配下の組織として整理する場合の流れを説明します。
組織を整理する際は、必ず下記の流れに沿って操作してください。
操作する順番を誤ると、統合する組織に関するすべての設定が解除されます。

ステップ1
メールワイズ側で、「メールワイズの組織」配下の各組織で設定しているアクセス権を確認します。
ステップ2
cybozu.com共通管理で、「メールワイズの組織」配下の組織に所属するユーザーを、目的の「cybozu.com共通管理」配下の組織に移動します。
ステップ3
メールワイズ側で、「cybozu.com共通管理」配下の組織に対するアクセス権を再設定します。
ステップ4
データ移行元のメールワイズと、データ移行先のメールワイズを比較して、設定が同じことを確認します。
ステップ5
cybozu.com共通管理で、ステップ3まで完了した「メールワイズの組織」配下の組織を削除します。
手動で1つずつ組織を削除します。

組織を整理する

「メールワイズの組織」配下の組織「役員(MW)」を、cybozu.com共通管理配下の組織「役員(以降、com役員)」に統合する場合を例に説明します。
組織単位で所属ユーザーを変更し、1 つずつ組織を整理する

注意
  • 組織を整理する作業では、ユーザーを削除する必要はありません。
    利用中の環境に応じて、組織の削除や、組織の所属ユーザーの変更を行います。
  • 一度削除した組織は、元に戻せません。
  • 組織を削除すると、組織に対するアクセス権の設定や組織と連動するデータなど、組織に関するすべての設定がクリアされます。
    削除した組織と同じ組織コードを使って組織を追加しても、クリアされた設定は元に戻りません。
    組織の整理が完了した状態で、スムーズに運用できることを十分確認してから組織を削除してください。
  1. メールワイズで、「役員(MW)」のアクセス権の設定を確認し、メモします。
    後の手順で確認した内容を利用するため、テキストファイルなどに情報を残しておくことを推奨します。
    • システム設定で確認するアクセス権
      システム設定で確認するアクセス権
       
  1. cybozu.com共通管理で、「役員(MW)」の所属ユーザーと「役員」の所属ユーザーを確認します。
    所属ユーザーに差異がある場合は、手順3に進みます。
    所属ユーザーに差異がない場合は、手順4に進みます。

    イメージ

    組織とユーザーの設定
  1. 所属ユーザーを変更します。
    組織単位で変更する方法と、CSVファイルを使ってまとめて変更する方法があります。
    下記のどちらかの方法で操作してください。
    誤ってユーザーを削除しないように注意してください。

    組織単位で変更する方法

    1.  cybozu.com共通管理で、[ユーザー/組織]をクリックし、「組織」のボックスの「役員」にカーソルを合わせ、[所属ユーザーの変更]をクリックします。
     
    2.  手順2で確認した「役員(MW)」の所属ユーザーを、「役員」の所属ユーザーに追加し、[保存]をクリックします。

    CSVファイルを使ってまとめて変更する方法

    1. 

    cybozu.com共通管理で、[ファイルへの書き出し]をクリックし、次の項目を設定します。

    • ドロップダウンリストから、「ユーザーの所属組織」を選択します。  
    • 先頭行に項目名を書き出す:項目を有効にします。  
    • 文字コード:「日本語(Shift JIS)」を選択します。  
    • 区切り文字:「カンマ」を選択します。
    ファイルへの書き出し
       
    2.  [書き出す]をクリックし、Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。
    保存したファイルは、バックアップデータとして別途保管してください。
       
    3.  CSVファイル上で、「役員(MW)」の所属ユーザーを「役員」の所属ユーザーに編集し、保存します。
    CSVファイル上で編集
    ファイル名を変更して保存する場合は、ファイルの種類に「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」を選択します。
       
    4.  cybozu.com共通管理で、[ファイルからの読み込み]をクリックし、次の項目を設定します。
    • ファイルから読み込む項目:「ユーザーの所属組織」を選択します。
    • ファイル:手順3で保存したファイルを選択します。
    • 先頭行をスキップする:項目を有効にします。 
    • 文字コード:「Shift JIS」を選択します。
    • 区切り文字:「カンマ」を選択します。
    ファイルからの読み込み
       
    5.  「プレビュー」欄で、データの誤りなどがないか確認し、[読み込む]をクリックします。
    「プレビュー」欄には、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。
       
    6.  「読み込み結果の確認」で処理状況を確認します。
    「エラー」が表示されている場合は、ファイルの読み込みに失敗しています。表示された内容にしたがって、読み込むファイルの内容を確認してください。
       
    7.  「組織とユーザーの設定」画面で、「役員」の所属ユーザーが正しく設定されていることを確認します。
    組織とユーザーの設定
  1. メールワイズ側で、「役員」に対し、手順1で確認した内容でアクセス権を再設定します。
  1. 手順4のアクセス権が正しく設定されていることを確認し、メールワイズの運用に支障がないことを十分に確認します。
  1. cybozu.com共通管理で、「役員(MW)」を削除します。

    cybozu.com ヘルプ:組織の変更や削除をする

    誤ってユーザーを削除しないように注意してください。

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