ユーザーと組織を管理する

cybozu.com共通管理とは

cybozu.com共通管理は、サイボウズのクラウドサービスを利用する際に必要な、次の情報を一元管理する機能です。
クラウド版 メールワイズだけでなく、ほかのサイボウズのクラウドサービスにも設定が適用されます。

  • ユーザー
  • 組織
  • ユーザーが利用するサービス
  • 会社情報
  • クラウドサービスへのログイン方法
  • パスワードポリシー
  • cybozu.com共通管理者(=メールワイズのシステム管理者)

注意
  • cybozu.com共通管理とパッケージ製品では、ユーザーおよび組織管理の操作が異なります。
    初めてクラウド版 メールワイズを利用される方は、設定を始める前に次のページを確認してください。

cybozu.com共通管理にアクセスできるユーザー

cybozu.com共通管理者に設定されているユーザー(=メールワイズのシステム管理者)のみ、cybozu.com共通管理(ユーザー管理)ユーザーと組織(cybozu.com共通管理)にアクセスできます。

cybozu.comヘルプ:cybozu.com共通管理者の設定

cybozu.com共通管理での操作

cybozu.com共通管理の操作については、cybozu.comのヘルプを参照してください。

ユーザーを管理する

ユーザーを追加する

cybozu.com共通管理で、ユーザーを追加します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1. [組織/ユーザー]をクリックして、ユーザーを追加します。
    追加したユーザーに、パスワードとログイン方法をメールで送信できます。
    操作の詳細は、cybozu.comのヘルプを参照してください。

    cybozu.comヘルプ:ユーザーを追加する

補足
  • 次の操作でも、cybozu.com共通管理画面にアクセスできます。
    • システム設定画面の左ペインで、全般全般 > 「ユーザー管理」セクションのcybozu.com共通管理(ユーザー管理)ユーザーと組織(cybozu.com共通管理)の順にクリックします。
  • cybozu.com共通管理の「ユーザーの追加」画面では、クラウド版 メールワイズに反映されない項目が含まれています。
  • 追加したユーザー情報は、メールワイズの「ユーザー名簿」で確認できます。

ユーザー情報を変更する

cybozu.com共通管理で、ユーザー情報を変更します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1. [組織/ユーザー]をクリックして、ユーザー情報を変更します。

    cybozu.comヘルプ:ユーザー情報を編集する

補足

ログイン名とパスワードを変更する

ユーザーのログイン名とパスワードを変更します。

  1. 次のユーザーでcybozu.comにログインします。
    • ログイン名: システム管理者のログイン名
    • パスワード: システム管理者のパスワード
  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1. [組織/ユーザー]をクリックして、ユーザー情報を変更します。
    パスワードを変更した場合は、ユーザーに新しいパスワードをメールで送信できます。
    操作の詳細は、cybozu.comのヘルプを参照してください。

    cybozu.comヘルプ:ユーザー情報を編集する

補足
  • cybozu.com共通管理の「パスワードのリセットをユーザーに許可する」が選択されている場合、ユーザー自身でパスワードをリセットできます。
    詳細は、cybozu.comのヘルプを参照してください。

ユーザーの表示順を変更する

クラウド版 メールワイズのシステム設定で、ユーザーの表示順を変更します。
cybozu.com共通管理では、ユーザーの表示順は設定できません。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、ユーザーの表示順と所属グループユーザーの表示順と最初に表示する項目をクリックします。
  1. 「ユーザーの表示順と最初に表示する項目」画面で、順番変更順番変更をクリックします。
    ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで、複数のユーザーを選択できます。ユーザーの表示順を設定し、変更するをクリックすると、順番変更の結果が反映されます。
    組織単位でユーザーを絞り込んでから表示順を変更できます。
    順番変更
  1. 必要な設定をし、変更するをクリックします。

優先する組織や個人設定の初期値を設定する

システム管理側で優先する組織や次の個人設定の初期値を設定できます。

  • 優先する組織
    ユーザーが一覧で表示される画面で、どの組織を最初に表示するかを設定します。
    よく使う組織や所属する組織を設定すると便利です。
  • 最初に表示するスペース
    メールワイズにアクセスした際に、どのメールスペースを最初に表示するかを設定します。
    初期値は「(未設定)」です。
  • ユーザー画面の表示
    メールスペース単位で画面の背景色やメール作成欄のサイズなどを設定します。
  • 最初に表示する項目
    メールワイズにアクセスした際や、指定するアプリケーションにアクセスした際に最初に表示される、どの画面やどの項目を最初に表示するかを設定します。


順番変更

注意
  • 優先する組織や個人設定の初期値は、ユーザーの設定が優先されるため、システム管理者が設定した初期値は各ユーザーで更新できます。

 

優先する組織を設定する

cybozu.com共通管理で操作します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1.  [組織/ユーザー]をクリックして、ユーザーの編集画面を表示します。
  1. 「優先する組織」欄で組織を選択し、[保存]をクリックします。

最初に表示するスペースを設定する

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、ユーザーの表示順と所属グループユーザーの表示順と最初に表示する項目をクリックします。
  1. 「ユーザーの表示順と最初に表示する項目」画面で、最初に表示する項目最初に表示する項目をクリックします。
  1. 必要な設定をし、変更するをクリックします。
補足
  • この機能は、次のすべての条件を満たす場合に使用できます。条件を満たしていないと、設定できません。
    • ご契約のライセンスがプレミアムコースである。
    • 2つ以上のメールスペースを使用している。

個人設定を設定する

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、全般全般をクリックします。
  1. 「ユーザー管理」セクションで、ユーザーの表示順と所属グループユーザーの表示順と最初に表示する項目をクリックします。
  1. 「ユーザーの表示順と最初に表示する項目」画面で、個人設定個人設定をクリックします。
  1. 必要な設定をし、設定するをクリックします。

ユーザーを使用停止にする

ユーザーが一時的に、メールワイズを含むサイボウズのクラウドサービスにアクセスできないようにします。
使用停止にしたユーザーのデータは削除されません。
使用停止にしたユーザーは、ライセンスのユーザーにはカウントされません。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1. [組織/ユーザー]をクリックして、ユーザーを使用停止にします。

    cybozu.comヘルプ:ユーザーを使用停止にする

    使用停止のユーザーは、グレーのアイコンで表示されます。
    使用停止のユーザー

使用停止のユーザーを復活させる場合

cybozu.com共通管理の「ユーザー情報の編集」画面で、「停止中」をクリックし「使用中」を表示します。

ユーザーを削除する

cybozu.com共通管理で、メールワイズを含むすべてのサービスから、ユーザーを削除します。

注意
  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1. [組織/ユーザー]をクリックし、ユーザーを削除します。

    cybozu.comヘルプ:ユーザーを削除する

補足
  • ドメインを作成すると、Administratorという特別なユーザーが登録されます。
    Administratorはシステムが利用するユーザーです。削除できません。
    Administratorの詳細は、次のページを参照してください。

    cybozu.comヘルプ:Administratorとは

CSVファイルを使ってユーザーデータを管理する

CSVファイルを使って、ユーザーデータを管理します。

データを読み込む

CSVファイルを使用して、ユーザーデータを一括で読み込みます。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1. [ファイルからの読み込み]をクリックし、ユーザーデータを読み込みます。

データを書き出す

ユーザーデータをCSVファイルに書き出します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1. [ファイルへの書き出し]をクリックし、ユーザーデータを書き出します。

オフィス外からのアクセスを許可する

ユーザーがオフィス外からクラウド版 メールワイズにアクセスできるようにするためには、システム管理者がcybozu.com共通管理で設定を変更する必要があります。
システム管理者が行う設定については、cybozu.comのヘルプを参照してください。

組織を管理する

クラウド版 メールワイズの組織管理について説明します。

注意
  • cybozu.com共通管理で運用環境に反映していない事前設定が存在すると、次の操作ができません。
    • 運用中の組織と役職の、追加、変更、削除および表示順の変更
    • ファイルからの読み込みによる組織の追加、変更および削除

    cybozu.com共通管理で、「組織の事前設定」の状態を確認します。
    確認方法は、次のヘルプを参照してください。

    cybozu.com共通管理ヘルプ:事前設定の状態を確認する

組織を追加する

cybozu.com共通管理で、組織を追加します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1. [組織/ユーザー]をクリックして、組織を追加します。
    組織は階層で表示できます。

    cybozu.comヘルプ:組織を追加する

補足
  • 次の操作でも、cybozu.com共通管理画面にアクセスできます。
    • システム設定画面の左ペインで、全般全般 > 「ユーザー管理」セクションの、ユーザーと組織(cybozu.com共通管理)ユーザーと組織(cybozu.com共通管理)の順にクリックします。

組織とユーザーを紐付ける

cybozu.com共通管理で設定します。組織またはユーザーの所属先は、複数指定できます。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1.  [組織/ユーザー]をクリックして、組織とユーザーを紐付けます。
    方法は2とおりです。

組織情報を変更する

cybozu.com共通管理で、組織情報を変更します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1.  [組織/ユーザー]をクリックして、組織情報を変更します。

    cybozu.comヘルプ:組織の変更や削除をする


    組織の表示順を変更する際は、次のページを参照してください。

    cybozu.comヘルプ:組織の表示順を変更する

組織を削除する

cybozu.com共通管理で、メールワイズを含むすべてのサービスから、組織を削除します。
削除した組織は元に戻せません。
組織を削除すると、該当する組織に設定しているアクセス権の設定が削除されます。

組織を削除しても、組織に所属するユーザーは削除されません。
組織が削除された場合、ユーザーは「組織に未所属のユーザー」として扱われます。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
  1.  [組織/ユーザー]をクリックして、組織を削除します。

    cybozu.comヘルプ:組織の変更や削除をする

「グループ」から「組織」への統合

2013年3月のアップデート以降、クラウド版 メールワイズの組織(旧:グループ)は、cybozu.com共通管理で一元管理するようになりました。
このアップデートより前からクラウド版をお使いで、メールワイズ上に組織(旧:グループ)を設定していた場合は、組織情報がcybozu.com共通管理に取り込まれています。

お使いの環境によっては、取り込まれたメールワイズの組織が、次の図のように表示されます。
cybozu.com共通管理に組織を登録していた場合

お使いの環境によって、上記の図の「メールワイズの組織」が表示される場合と、表示されない場合があります。どちらの場合でも、組織情報は正しくcybozu.com共通管理に取り込まれているため、継続してご利用いただけます。
ただし、「メールワイズの組織」が表示されている場合、「メールワイズの組織」に属する子組織を削除または変更する際は、操作に注意が必要です。
詳細は、次のページを参照してください。

ユーザーの権限を設定する

システム管理者を設定する

システム管理者とは、ユーザーや組織情報など、メールワイズのシステム全体を管理するユーザーです。

cybozu.com共通管理者が、自動的にクラウド版 メールワイズのシステム管理者に設定されます。
システム管理者の設定については、次のヘルプを参照してください。

運用管理者を設定する

運用管理者とは、メールワイズのアプリケーションを管理するユーザーです。
運用管理者は、システム管理者がメールスペースごとに設定します。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、目的のメールスペース(メールスペース名)をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、アクセス権アクセス権 > 変更する変更するの順にクリックします。
  1. 「運用管理アクセス権」セクションで、必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
    • 全ユーザーを運用管理者に設定する場合: 「(メールスペース名)の利用ユーザー全員」を選択します。
    • 特定のユーザーを運用管理者に設定する場合: 「特定のユーザー」を選択し、運用管理者に設定するユーザーを選択します。

メールスペースの利用ユーザーを設定する

メールスペースごとに使用できるユーザーを設定します。
アクセス権が付与されたユーザーは、該当するメールスペース内の全アプリケーションを使用できます。
メールスペースの中の、特定のアプリケーションにのみアクセスを許可する場合は、次のページを参照してください。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メールワイズ: システム設定]をクリックします。
  1. システム設定画面の左ペインで、目的のメールスペース(メールスペース名)をクリックします。
  1. 「基本設定」セクションで、アクセス権アクセス権 > 変更する変更するの順にクリックします。
  1. 「(メールスペース名)の利用ユーザー」セクションで、必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
    • 全ユーザーが利用できるようにする場合: 「ユーザー全員」を選択します。
    • 特定のユーザーに利用を許可する場合: 「特定のユーザー」を選択、利用ユーザーを選択します。

アプリケーションの利用ユーザーを設定する

ユーザーへのアクセス権を設定すると、アプリケーションを利用できるユーザーを制限できます。
アクセス権の設定は、メールスペース内のアプリケーションごとに設定します。
詳細は次のページを参照してください。

メールアプリケーション:アクセス権を設定する

電話履歴/訪問履歴:アクセス権を設定する

アドレス帳:アクセス権を設定する

テンプレート:アクセス権を設定する

一斉配信:アクセス権を設定する

集計レポート:アクセス権を設定する

会社情報を設定する

会社情報は、cybozu.com共通管理、またはサイボウズドットコム ストアで設定します。
「契約状況」ページに、「詳細な契約状況」というリンクが表示されている場合は、cybozu.com共通管理で会社情報を設定できます。
詳細は、cybozu.comヘルプを参照してください。

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