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カスタムアプリを使ってみよう

カスタムアプリとは

カスタムアプリカスタムアプリ とは、業務に合わせたアプリケーションを自由に作成、カスタマイズできるWebデータベースです。
煩雑なシステムの構築や、工数のかかる開発も必要ないので、様々な部門の課題にすぐに対応できます。
登録されているアプリの名称、アイコン、登録データ名は各アプリの運用管理者の設定により異なります。カスタムアプリのユーザーマニュアルでは、登録データ名を「レコード」として説明します。

カスタムアプリカスタムアプリには、ステータス管理機能があります。
ステータス管理機能とは、状況やメンバー、〆切日を設定することで、登録した各レコードの進捗状況を確認できる機能です。

各アプリで操作できる機能は、各アプリの運用管理の設定により異なります。運用管理の設定については、各アプリの運用管理者に確認してください。アプリの運用管理者は、「アプリの基本情報」画面で確認できます。

カスタムアプリでは、レコードのコメントに対し、リアクション機能を利用できます。
コメントを書き込まなくても、共感や確認しました、という意思を気軽に表現できます。
リアクション機能の使い方については、次のページを参照してください。

アプリを作成する

システム管理者の設定により、アプリの作成権限がないユーザーは、アプリを追加できません。
アプリの作成方法については、次のページを参照してください。

運用管理:アプリを作成する

削除したアプリを復旧する

バージョン 9.2.0以降のサイボウズ Office では、アプリの運用管理者が間違ってアプリ削除してしまった場合に、アプリを復旧できます。
ただし、アプリの保存期間をすぎた場合は、復旧できません。

アプリケーション設定マニュアル:削除したアプリを一時的に保存する期間を設定する

  1. アプリケーションメニューで、カスタムアプリカスタムアプリをクリックする
  1. 削除されたアプリが配置されていたフォルダを選択する
  1. フォルダの詳細フォルダの詳細をクリックする
  1. 削除されたアプリセクションで、復旧するアプリ名横の復旧をクリックする
  1. 「削除したアプリの復旧」画面で、 復旧するをクリックする

カスタムアプリを閲覧する

カスタムアプリを閲覧する

  1. アプリケーションメニューで、カスタムアプリカスタムアプリをクリックする
  1. フォルダを選択し、閲覧するアプリのアイコンをクリックする

    カスタムアプリのフォルダ

    アイコン 説明
    (ルートフォルダ)(ルートフォルダ) ルートフォルダを表示します。
    メンバーに含まれるアプリ(メンバーに含まれるアプリ) ステータス管理機能を有効に設定しているアプリのうち、メンバーに含まれるアプリを表示します。
    フォルダ名フォルダ名 選択されているフォルダに追加されているアプリを画面に表示します。
    フォルダ名の後ろに表示される数字は、サブフォルダ数です。
    (ルートフォルダ)はアプリが追加されているフォルダです。
  1. アプリ内のデータを閲覧する
補足
  • フォルダにメモが設定されている場合は、フォルダ名の下にメモが表示されます。
    「メモ表示」画面

スマートフォン端末やタブレット端末向けの表示に切り替える

バージョン 9.2.0以降のサイボウズ Officeでは、KUNAIを利用していない場合でも、スマートフォン端末やタブレット端末向けに最適な表示に切り替えできます。
スマートフォン端末やタブレット端末向けの表示画面に切り替えた場合のカスタムアプリの操作については、次のページを参照してください。

  1. アプリケーションメニューで、カスタムアプリカスタムアプリをクリックする
  1. フォルダを選択し、表示切替をクリックする スマートフォン端末やタブレット端末向けの表示画面で、[表示切替]をクリックすると、パソコン用の表示画面に戻ります。

カスタムアプリを検索する

キーワードや条件を指定し、アプリを検索します。

注意
  • システム管理の設定によって、カスタムアプリ検索詳細検索が表示されない場合は、カスタムアプリを検索できません。
  • アクセス権の設定により、閲覧権限のないアプリや項目は検索対象外です。
  • 詳細検索で、「レコード値」を対象に検索すると、アプリ数、登録レコード数によっては検索に非常に時間がかかる場合があります。

カスタムアプリ検索を利用する

次の項目にキーワードが含まれているかどうかを検索します。

  • アプリ名
  • アプリメモ
  1. アプリケーションメニューで、カスタムアプリカスタムアプリをクリックする
  1. 検索のテキスト欄にキーワードを入力し、カスタムアプリ検索をクリックする
  1. アプリ名やアプリメモをクリックし、検索結果を確認する 再検索する場合は、「検索条件」タブをクリックします。

詳細検索を利用する

  1. アプリケーションメニューで、カスタムアプリカスタムアプリをクリックする
  1. カスタムアプリ検索の横の、詳細検索をクリックする
  1. 検索条件を設定し、検索するをクリックする

    詳細検索の検索条件

    項目 説明
    検索文字列 検索するキーワードを入力します。
    検索フォルダ 検索するフォルダを選択します。
    サブフォルダも検索する場合は、「サブフォルダも検索する」を選択します。
    検索項目 検索対象となる項目を「アプリ名・メモ」「レコード値」から選択します。
    「レコード値」を選択した場合、検索結果でレコード簡易検索レコード簡易検索をクリックすると、目的のアプリの「レコード一覧」画面を表示できます。
  1. アプリ名やアプリメモをクリックし、検索結果を確認する 再検索する場合は、「検索条件」タブをクリックします。

ヘッダーまたは「お探し物」パーツを利用する

ヘッダーまたはトップページの「お探し物」パーツから、製品内検索機能を利用して検索します。

カスタムアプリの検索対象

カスタムアプリ 次の項目にキーワードが含まれているかどうかを検索します。
  • ステータス管理機能が有効で、ログインユーザーがメンバーに含まれるアプリの場合
    • アプリ名
    • アプリメモ
    • すべての項目値
    • コメント
  • ステータス管理機能が無効のアプリの場合
    • アプリ名
    • アプリメモ

レコードを閲覧する

各アプリに登録されているレコードの一覧を閲覧したり、目的の「レコードの詳細」画面を閲覧したりします。
トップページにカスタムアプリパーツを設定し、「レコード一覧」画面を表示できます。

「レコード一覧」画面の見かた

「レコード一覧」 画面の見かたを説明します。

注意
  • 表示されている機能や最初に選択されている表示メニューは、アプリの運用管理者の設定により異なります。
  • バージョン 9.3.0以降のパッケージ版をお使いの場合
    利用者が制限された絞込に該当するレコードは、絞込の利用が許可されていないユーザーに表示されません。
    これは、検索結果や一覧表示など、直接絞込を利用していない場合にも適用されます。

「レコード一覧」画面
補足
  • コメントの表示について
    「レコード一覧」画面で、コメントの有無や、未読または既読を確認できます。
    表示内容は、ビューの形式によって異なります。

    形式別のコメントの表示

    形式 説明
    レコード一覧形式
    カレンダー一覧形式(カレンダー形式)
    カテゴリ形式
    コメントまたは[・・・]と表示されます。
    未読のコメントは、コメントまたは[!]と表示されます。
    レコード閲覧形式 コメントコメントありと表示されます。
    未読のコメントは、コメントコメントあり と表示されます。
    カレンダー表示形式(カレンダー形式) コメントは表示されません。
  • 「レコード一覧」画面で1画面に表示するレコードの件数は、個人設定で変更できます。
  • 画像の表示について
    画像ファイルやファイル名をクリックすると、画像が拡大して表示される場合があります。閉じるをクリックすると元の画面に戻ります。

ヘッダー

ヘッダーの表示項目

項目 説明
アプリ名アプリ名 アプリ名が表示されます。
アプリ名アプリ名をクリックすると、「レコード一覧」画面を表示します。
矢印メモを見る
矢印メモを隠す
アプリの基本情報に入力されているメモの表示または非表示を切り替えます。
運用管理運用管理 「運用管理」画面を表示します。
アプリの運用管理者に設定されているユーザーのみ表示されます。

ツールメニュー

ツールメニューの表示項目

項目 説明
レコードを登録するレコードを登録する レコードを登録します。
レコード検索
詳細検索
追加されているレコードを検索します。
その他の操作矢印 その他のメニューを表示します。
表示されるメニューはアプリの運用管理者の設定により異なります。
アプリの基本情報アプリの基本情報 アプリ情報を確認します。
アプリ名やアプリの運用管理者などのアプリの基本情報と、運用やロック時間などのアプリの基本的な設定を確認できます。
「その他の操作」メニューにまとめる「その他の操作」メニューにまとめる レコードを登録する  レコードを登録する以外の操作をその他の操作矢印にまとめます。
ダイレクト表示ダイレクト表示名 設定された絞り込み、ビュー(一覧)、またはソートの条件で「レコード一覧」画面を表示します。
「ダイレクト表示」はアプリの運用管理者が設定します。

表示タブ

「表示タブ」画面

表示タブの表示項目

項目 説明
レコード一覧レコード一覧 登録されているレコードの一覧を表示します。
集計集計と発信履歴発信履歴が非表示の場合は、表示されません。
集計集計 「集計」画面を表示します。
アプリの運用管理者の設定により、表示されない場合があります。
発信履歴発信履歴1 各レコードに書き込まれたコメントやステータスの変更履歴を表示します。
ステータス管理機能が有効なアプリにのみ表示されます。また、アプリの運用管理者の設定により、表示されない場合があります。
1 バージョン 9.3.0以降のパッケージ版をお使いの場合
利用者が制限された絞込に該当するレコードは、絞込の利用が許可されていないユーザーに表示されません。閲覧可能なレコードのみ表示されます。
これは、検索時や他の絞込の利用時など、直接絞込を利用していない場合にも適用されます。
ただし、次のどちらかの条件を満たすユーザーに対しては、絞込の利用が制限されていてもレコードを全て表示できます。
  • (すべて)の絞込の利用が許可されている。
  • アプリの運用管理者である。

絞込メニュー

絞り込みとは、検索条件を設定しておくことで、「レコード一覧」画面で、目的に合ったレコードを表示できる機能です。

ステータス管理機能が有効な場合に表示される特殊な絞込メニューは、次のとおりです。

  • 状況
  • 処理者
「絞込メニュー」画面

絞込メニューの表示項目

項目 説明
(すべて)(すべて) すべてのレコードを表示します。
○○さんの未完了(スケジュールパーツでクリックした日付時点) スケジュールパーツで、アプリアプリ名(未処理レコード件数)をクリックした場合のみ表示されます。
例:
当日をxx月15日と仮定して説明します。
「絞込メニュー」画面
絞り込まれるレコードは次のとおりです。
  • 16日以降でアプリアプリ名(未処理レコード件数)をクリックした場合、次の条件をすべて満たすレコードが一覧で表示されます。
    • 〆切が該当の日付に設定されている。
    • 未完了のレコードである。
  • 15日のアプリアプリ名(未処理レコード件数)をクリックした場合、次の条件をすべて満たすレコードが一覧で表示されます。
    • 〆切が15日以前に設定されている。
    • 未完了のレコードである。
オプション矢印1 次の項目で絞り込んでレコードを表示できます。
  • 開始日を過ぎたレコードのみ表示する
  • 処理者を未完了の件数順に表示する
状況1 未完了未完了 未完了扱いのレコードを表示します。
未完了のレコード件数は、未完了(数字) と表示されます。
状況名 該当する状況に設定されているレコードを表示します。
状況名は、設定順で表示されます。
未完了のレコード件数は、状況名(数字) と表示されます。
登録されたレコードが0件である場合、表示されません。
状況ごとに設定されている表示色は変更できません。
状況名が未入力のレコードは、(値なし)(数字)と表示されます。
完了完了 完了扱いのレコードを表示します。
処理者1 メンバー名 処理者として設定されているメンバーのレコードを表示します。
未完了のレコード件数は、メンバー名(数字) と表示されます。
処理者が未入力のレコードは、(担当者なし)(数字)と表示されます
状況の分類を表すグラフは、メンバー名の下に表示されます。
処理履歴処理履歴 自分が処理する処理するをクリックして処理した処理状況の履歴が表示されます。
状況が完了扱いのレコードには表示されません。
絞込 絞込名絞込名 アプリの運用管理者が設定した絞込条件で絞り込みます。
1 ステータス管理機能が有効な場合のみ表示されます。
バージョン 9.3.0以降のサイボウズ Officeをお使いの場合:
利用者が制限された絞込に該当するレコードは、絞込の利用が許可されていないユーザーに表示されません。閲覧可能なレコードのみ表示されます。
これは、検索時や他の絞込の利用時など、直接絞込を利用していない場合にも適用されます。状況名やユーザー名をクリックした時も同様です。
ただし、次のどちらかの条件を満たすユーザーに対しては、絞込の利用が制限されていてもレコードを全て表示できます。
  • (すべて)の絞込の利用が許可されている。
  • アプリの運用管理者である。

各種メニュー

各種メニューの表示項目

項目 説明
開閉
開閉
絞込メニューの表示または非表示を切り替えます。
総数 閲覧可能なレコードの総数が表示されます。
表示 設定された条件で「レコード一覧」画面の表示を切り替えます。
インライン表示インライン表示 インライン表示用のリンクが表示されます。
関連リンク関連リンク矢印 関連リンクの表示または非表示を切り替えます。
関連リンクは、アプリごとに運用管理者が設定するリンク集です。
サイトはサイトを表しています。

レコード一覧(レコード一覧形式)

レコードを1行ずつ表示する形式です。

「レコード一覧(レコード一覧形式)」画面

レコード一覧形式でできる操作項目

項目 説明
(閲覧)または[閲覧] 「レコードの詳細」画面を表示します。
(編集)または[編集] 「レコードの編集」画面を表示します。
ログインユーザーが処理者に指定されている場合は、(処理)または[処理]と表示されます。クリックすると「レコードの処理」画面が表示されます。
コメントまたは[・・・]
コメントまたは[!]
コメントの有無を確認します。クリックすると、コメント欄を表示します。
ソートソート レコードの並びを切り替えます。
リレーション名リレーション名 関連するアプリを表示します。
会社名会社名 参照しているアドレス帳の会社情報を表示します。
ファイル名ファイル名 参照しているファイル管理のファイル情報を表示します。
先頭へ | << 前の○件へ | 次の○件へ >> | 末尾へ 表示するレコードを切り替えます。

レコード一覧(レコード閲覧形式)

「レコードの詳細」画面と同じ画面をカードのように表示する形式です。

「レコード一覧(レコード閲覧形式)」画面

レコード閲覧形式でできる操作項目

項目 説明
(閲覧)閲覧する 「レコードの詳細」画面を表示します。
(編集)編集する 「レコードの編集」画面を表示します。
ログインユーザーが処理者に指定されている場合は、(処理)処理すると表示されます。クリックすると「レコードの処理」画面が表示されます。
コメントコメントあり
コメントコメントあり
コメントの有無を確認します。クリックすると、コメント欄を表示します。
[変更する] レコードの登録者を変更します。

管理者マニュアル:レコード登録者の変更について

リレーション名リレーション名 関連するアプリを表示します。
会社名会社名 参照しているアドレス帳の会社情報を表示します。
ファイル名ファイル名 参照しているファイル管理のファイル情報を表示します。
先頭へ | << 前の○件へ | 次の○件へ >> | 末尾へ 表示するレコードを切り替えます。

レコード一覧(カレンダー形式)

基準となる日付項目をもとに、時系列に表示する形式です。レコードを時系列に表示する形式(カレンダー一覧形式)と月カレンダーのように表示する形式(カレンダー表示形式)を切り替えられます。

「カレンダー一覧形式」画面

「カレンダー一覧形式」画面

カレンダー一覧形式でできる操作項目

項目 説明
(閲覧)または[閲覧] 「レコードの詳細」画面を表示します。
(編集)または[編集] 「レコードの編集」画面を表示します。
ログインユーザーが処理者に指定されている場合は、(処理)または[処理]と表示されます。クリックすると「レコードの処理」画面が表示されます。
コメントまたは[・・・]
コメントまたは[!]
コメントの有無を確認します。クリックすると、コメント欄を表示します。
リレーション名リレーション名 関連するアプリを表示します。
会社名会社名 参照しているアドレス帳の会社情報を表示します。
ファイル名ファイル名 参照しているファイル管理のファイル情報を表示します。
○月○月 クリックした月のカレンダー表示形式に切り替えます。
<< 前の3ヶ月へ | < 先月へ | 今月へ | 来月へ > | 次の3ヶ月へ >> 表示するレコードを切り替えます。

「カレンダー表示形式」画面

「カレンダー表示形式」画面

カレンダー表示形式でできる操作項目

項目 説明
見出し 「レコードの詳細」画面を表示します。
登録 「レコードの登録」画面を表示します。
< 前年 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 翌年 > 表示する月または年を切り替えます。
矢印前月今月翌月矢印 クリックした月の「カレンダー表示形式」に切り替えます。
[カレンダー一覧表示] 「カレンダー一覧表示形式」に切り替えます。

レコード一覧(カテゴリ形式)

特定の項目をカテゴリとして、レコードを分類して表示する形式です。

「レコード一覧(カテゴリ形式)」画面

カテゴリ形式でできる操作項目

項目 説明
(閲覧)または[閲覧] 「レコードの詳細」画面を表示します。
(編集)または[編集] 「レコードの編集」画面を表示します。
ログインユーザーが処理者に指定されている場合は、(処理)または[処理]と表示されます。クリックすると「レコードの処理」画面が表示されます。
コメントまたは[・・・]
コメントまたは[!]
コメントの有無を確認します。クリックすると、コメント欄を表示します。
ソートソート レコードの並びを切り替えます。
リレーション名リレーション名 関連するアプリを表示します。
会社名会社名 参照しているアドレス帳の会社情報を表示します。
ファイル名ファイル名 参照しているファイル管理のファイル情報を表示します。
先頭へ | << 前の○件へ | 次の○件へ >> | 末尾へ 表示するレコードを切り替えます。

「レコード一覧」画面のURLの便利な利用方法

個人設定の「画像ファイル( gif, jpeg など)の表示」の設定で、「本文と一緒に表示する」を選択している場合、「レコード一覧」画面のURLが画像として本文と一緒に表示できます。
各アプリケーションの本文やコメントで、アプリアプリ名をクリックすると、カスタムアプリの「レコード一覧」画面が表示されます。書式や条件書式は反映されません。
レコード一覧」画面のURLが画像として本文と一緒に表示できるアプリケーションは、次のとおりです。

レコード一覧表示を並べ替える(ソート)

「レコード一覧」画面に表示されるレコードの表示を並び替えます。
絞込やビュー(一覧)を切り替えても、レコードを並び替えできます。

はじめに確認すること

ソート順やソートに関する注意事項を説明します。

注意
  • アプリの運用管理の設定によって、ソート機能を使用できない場合があります。
  • ビュー(一覧)の表示形式別の注意
    項目 説明
    カレンダー形式 アプリの運用管理者が設定する「キーになる日付項目」を昇順でソートされています。その他の日付では並び替えできません。
    カテゴリ形式 カテゴリになる項目に設定されている項目のみソート機能を利用できます。
    ソート機能を利用してカテゴリ内のレコードの並び替えはできません。

ソートを実行する方法

  • ソートのドロップダウンリストからメニューを選択する。
    ソートの方向は、降順で表示されます。
  • 項目名横のソートボタン昇順(昇順) 、または降順(降順)をクリックする。
    ソートボタンで、降順と昇順を切り替えできます。

ソート順

「数値」、「文字列」、「自動採番」項目のソート順について説明します。

  • 「数値」項目のソート順
    次の順番でソートされます。
    昇順(昇順)の場合は、数字の小さい順(1,2…..10)にソートされます。
    降順(降順)の場合は、数字の大きい順(10,9.....1)にソートされます。
  • 「文字列」項目のソート順
    降順 昇順 文字列
    1 12 半角英小文字
    半角英大文字
    大文字、小文字は区別されません。
    2 11 半角スペース
    3 10 半角記号
    4 9 半角数字
    左端の数字でソートされます。
    例: 001,002,1,10,2,3........
    5 8 半角カナ
    6 7 全角スペース
    7 6 全角数字
    8 5 全角英大文字
    9 4 全角英小文字
    10 3 ひらがな
    小字で表される仮名が優先されます。
    例: ぁ、あ、ぃ、い、っ、つ........
    11 2 全角カナ
    小字で表される仮名が優先されます。
    例: ァ、ア、ィ、イ、ッ、ツ........
    12 1 漢字
    文字コード順です。
  • 「自動採番」項目のソート順
    「自動採番」項目は、「案件管理123番」のように、番号の前や後ろに文字列を付与できるため、数値ではなく「文字列」項目と同じソートが適用されます。
    そのため、値の前後に文字列を付与する設定にしていると、レコード一覧画面で数字が昇順または降順に並ばない場合があります。
    「数値」項目のように「自動採番」項目をソートする場合は、表示桁数を増やす運用を検討してください。

    例:
    値の後に文字列「番」を付与する、表示桁数が1桁、105番まで登録した場合
     例: 自動採番を「案件管理001番」としている場合

    値の前に文字列「案件管理」を付与する、表示桁数が1桁、案件管理105まで登録した場合
     例: 値の前に文字列「案件管理」を付与する、表示桁数が1桁、案件管理105まで登録した場合

    値の後に文字列「番」を付与する、表示桁数が3桁、105番まで登録した場合
     例: 値の後に文字列「番」を付与する、表示桁数が3桁、105番まで登録した場合
補足
  • 「URL」項目は、URLでソートされます。リンク名ではソートできません。
  • アプリの運用管理者は、ユーザーがアプリに最初にアクセスしたときのレコードの並び順を、最初に表示する画面の設定で設定できます。

    アプリケーション設定マニュアル:最初に表示する画面を設定する

画面の見かた

ソートが設定された「レコード一覧」画面の例

ソートが設定された「レコード一覧」画面

パーツ

番号 パーツ 説明
1 ソートメニュー アプリの運用管理者によって設定されているソートです。
複数の項目を組み合わせてソートできます。

アプリケーション設定マニュアル:ソートを設定する

2 次の項目が表示されます。ソートの方向は降順です。
  • レコード番号
  • 更新日時
  • アプリの運用管理者によってソートが設定されている項目

    アプリケーション設定マニュアル:各入力タイプの設定項目

3 ソートボタン 現在ソートが実行されている項目は昇順(昇順)、または降順 (降順)ボタンが表示されます。
項目単体のソートは無効に設定されている項目が、複数の項目を組み合わせたソートに利用されている場合、昇順(昇順)、降順 (降順)のように枠のないソートボタンが表示されます。枠のないアイコンをクリックしても、ソートの方向を切り替えできません。
補足
  • ソートメニューが表示されない場合
    • ビューのドロップダウンリストで、カレンダー形式を設定しているビュー(一覧)を選択した場合
    • ステータス管理機能が有効なアプリで、絞込メニューの処理履歴処理履歴をクリックした場合
    • アプリの運用管理者によって、表示する項目にソートが設定されていない場合

      アプリケーション設定マニュアル:メニューに表示する項目を変更する

  • ビューのドロップダウンリストで、カテゴリ形式を設定しているビュー(一覧)を選択した場合に、ソートのドロップダウンリストに表示されるメニュー

複数の項目を組み合わせてソートする

例えば、状況の項目を降順、〆切の項目を昇順に組み合わせて、レコード一覧表示を並べ替えできます。
複数の項目を組み合わせてソートするためには、アプリの運用管理者によって、ソートが設定されている必要があります。

アプリケーション設定マニュアル:ソートを設定する

  1. 「レコード一覧」画面を表示する
  1. 「ソート」のドロップダウンリストからメニューを選択する ソートのドロップダウンリストに表示される「---」 より上に表示されているメニューから選択します。

1つの項目を基準にソートする

  1. 「レコード一覧」画面を表示する
  1. 並び替える項目の横の ソート(降順)またはソート(昇順)をクリックする
    「レコード一覧(ソート)」画面
    • ソートメニューを利用する場合
      ソートのドロップダウンリストに表示される「---」 より下に表示されているメニューから選択します。
      ソートの方向は、降順で表示されます。
      「ソートのドロップダウンリスト」画面

「レコードの詳細」画面の見かた

「レコードの詳細」 画面の見かたを説明します。

注意
  • 表示されている機能や最初に選択されている表示メニューは、アプリの運用管理者の設定により異なります。
  • バージョン 9.3.0以降のパッケージ版をお使いの場合
    直接詳細画面のURLを指定しても、利用者が制限された絞込に該当するレコードは、絞込の利用が許可されていないユーザーに表示されません。
    これは、検索結果や一覧表示など、直接絞込を利用していない場合にも適用されます。
「レコードの詳細」画面

ヘッダー・ツールメニュー

表示される内容は、「レコード一覧」画面と同様です。

ツールメニューでできる操作または表示項目

項目 説明
処理する処理する レコードを処理します。
次の場合にリンクが表示されます。
  • ステータス管理機能が有効なアプリ
  • 処理者がログインユーザー
  • 状況が未完了扱い

データ本文

データ本文でできる操作または表示項目

項目 説明
標題標題 標題が表示されます。
[変更する] レコードの登録者を変更します。

管理者マニュアル:レコード登録者の変更について

前後の処理 ステータス管理機能が有効なアプリのみ表示されます。
リレーション名リレーション名 関連するアプリを表示します。
会社名会社名 参照しているアドレス帳の会社情報を表示します。
ファイル名ファイル名 参照しているファイル管理のファイル情報を表示します。
その他の表示項目 表示される項目は、アプリの運用管理者の設定により異なります。
処理する処理する レコードを処理します。
次の場合にリンクが表示されます。
  • ステータス管理機能が有効なアプリ
  • 処理者がログインユーザー
  • 状況が未完了扱い
書き込む コメントを書き込みます。

コメント一覧

コメント一覧でできる操作または表示項目

項目 説明
書き込まれたコメント 書き込まれたコメントを表示します。
ステータス管理機能が有効な場合は、処理情報もあわせて表示されます。
削除する削除する 自分が書き込んだコメントを削除します。
…(↓すべて表示する) 書き込まれているすべてのコメントを表示します。
※ 総件数が11件以上の場合、表示されます。
…(↑隠す)をクリックすると、直近のコメント10件が表示されます。

進行状況でできる操作または表示項目(ステータス管理機能が有効なアプリのみ)

項目 説明
進行状況 現在までの進行状況が時系列に表示されます。
コメントコメント内容 「コメント一覧」タブを表示します。

画面の表示を切り替える

画面のビューを切り替えます。
「ビュー」のドロップダウンリストに表示される画面のビューは、アプリの運用管理者が設定します。

注意
  • アプリの運用管理者の設定によって、「ビュー」のドロップダウンリストが表示されない場合、画面の表示を切り替えられません。

「レコード一覧」画面の表示を切り替える

「レコード一覧」画面の表示を切り替えます。
レコードの表示形式をはじめ、表示する項目や文字の色などの書式が設定されています。

  1. 「レコード一覧」画面を表示する
  1. 「ビュー」のドロップダウンリストから、「ビュー(一覧)」を選択し、画面を切り替える
    「レコード一覧(表示の切替)」画面

「レコードの詳細」画面の表示を切り替える

「レコードの詳細」画面の表示を切り替えます。
レコードの表示形式をはじめ、表示する項目や文字の色などの書式が設定されています。
同様に、「レコードの登録」/「レコードの編集」/「レコードの登録(再利用)」画面の表示も切り替えられます。

  1. 「レコードの詳細」/「レコードの登録」/「レコードの編集」/「レコードの登録(再利用)」画面を表示する
  1. 「ビュー」のドロップダウンリストから、「ビュー(詳細・登録)」を選択し、画面を切り替える
    「レコード詳細(表示の切替)」画面

レコードを検索する

「レコード一覧」画面でキーワードや条件を指定し、レコードを検索します。検索は、簡易検索と詳細検索の2種類があります。

処理者に含まれるアプリのレコードは、ヘッダーまたはトップページの「お探し物」パーツを利用してもレコードデータを検索できます。

注意
  • アプリの運用管理者の設定によって、レコード検索詳細検索 が表示されない場合は、レコードを検索できません。

絞込と検索の違いとは?

絞込と検索は、共に指定した条件に該当するレコードを絞り込みます。
絞込はアプリの運用管理者が設定するため、常に固定された条件でレコードを絞り込むのに対して、検索はユーザーが用途に応じた条件を設定してレコードを絞り込みます。
絞込結果のアクセスURLは固定になりますが、検索結果のURLは変動します。そのため、他のユーザーに絞り込んだレコードを連絡するときなどは、絞込結果のアクセスURLの使用を推奨します。

レコードの検索対象

アプリに登録されている全レコード×全項目にキーワードが含まれているかどうかを検索します。
閲覧権限のない項目は検索対象から除外されます。
絞込を選択している場合は、絞込に該当するレコードの中から検索されます。

データ数の多いアプリを検索する場合は、詳細検索の利用を推奨します。詳細検索を使用しない場合、全項目×全レコードが対象となるため、検索に時間がかかります。
自動ルックアップ項目を対象とした検索は、表示に時間がかかります。

簡易検索をする

レコード一覧画面の右上の検索ボックスを利用して、アプリ内のすべてのデータから検索します。

  1. 「レコード一覧」画面を表示する
  1. 必要に応じて、「絞込」を使って検索対象のレコードを絞り込む
    「絞込」画面
  1. 検索のテキスト欄にキーワードを入力し、レコード検索をクリックする
  1. 検索結果を確認する 再検索する場合は、「検索条件」タブをクリックします。

詳細検索をする

項目の組み合わせや、複数のキーワードを設定してレコードを検索します。

  • 検索の実行例:
    担当者が「高橋さん」または「加藤さん」で、対応状況が「完了」になっているレコードを検索したい場合、次のように条件を指定して検索します。
    「検索条件」タブで、「次のいずれかの条件を満たす場合」を選択し、次の条件を追加します。
    • 「担当者」項目が 「高橋健太」と同じ
    • 「担当者」項目が 「加藤美咲」と同じ
    「さらに検索する条件」タブで、「次のすべての条件を満たす場合」を選択し、次の条件を追加します。
    • 「状況」項目が 「完了」と同じ
      「レコード検索」画面
  1. 「レコード一覧」画面を表示する
  1. 必要に応じて、「絞込」を使って検索対象のレコードを絞り込む
    「絞込」画面
  1. レコード検索横の詳細検索をクリックする
  1. 必要な検索条件を設定し、検索するをクリックする

    レコードの詳細検索の検索条件

    項目 説明
    次のすべての条件を満たす場合 設定した条件項目をAND検索します。
    指定したすべての条件を満たすレコードを検索する場合に選択します。
    次のいずれかの条件を満たす場合 設定した条件項目をOR検索します。
    どれかの条件を満たすレコードを検索する場合に選択します。
    あいまい検索をする あいまい検索を有効にする場合、項目を選択します。
    検索対象項目 検索する項目を選択します。
    検索文字列 検索するキーワードを入力します。
    項目の入力タイプによっては、表示されない場合があります。
    検索演算子 検索する演算子を選択します。
    項目の入力タイプによって表示される検索演算子が異なります。
    「さらに検索する条件」タブ 条件を掛け合わせて検索する場合に使用します。
    「さらに検索する条件」タブで検索条件を設定した場合は、「さらに検索する条件」タブを選択した状態で検索するをクリックします。
    「検索条件」タブを選択した状態で検索するをクリックすると、「さらに検索する条件」タブで設定した検索条件は反映されません。
  1. 検索結果を確認する 再検索する場合は、「検索条件」タブをクリックします。

あいまい検索を利用する

詳細検索で機能を有効にすると、あいまい検索を利用できます。

  • あいまい検索とは?
    あいまい検索とは、アプリを検索する際に、文字列を全角半角や大文字小文字を区別せずに検索する機能です。
    入力タイプが「チェックボックス」項目は、あいまい検索の対象外です。
    また、次の入力タイプでは、他のアプリケーションから参照しているデータを表示するため、あいまい検索の対象が制限されています。
    • 入力タイプが「データ参照(アドレス帳)」の項目
      アドレス帳から参照しているデータのうち、「会社名」のみ検索します。
    • 入力タイプが「データ参照(ファイル管理)」項目
      ファイル管理から参照しているデータのうち、「タイトル」を検索します。
      タイトルが空欄の場合は、「ファイル名」を検索します。

詳細検索時に「あいまい検索をする」を選択すると、次の項目を区別せずに検索できます。

あいまい検索の検索項目

項目 説明
英語
(アルファベット)
半角小文字、全角小文字、半角大文字、全角大文字は等しい文字として扱います。
例) a、a、A、A
ひらがなとカタカナ 小文字ひらがな、全角ひらがな、半角小文字カタカナ、全角小文字カタカナ、半角カタカナ、全角カタカナは等しい文字として扱います。
例) ぁ、あ、ァ、ァ、ア、ア
数字 半角数字、全角数字は等しい文字として扱います。
例) 1、1
記号 半角と全角が存在する記号は等しい文字として扱います。
例) !、!
除外対象の文字 次の文字は、存在しないものとして検索されます。
  • 改行
  • 全角スペース、半角スペース、水平タブ
  • 長音、ハイフン、全角長音、全角マイナス
    例) ー、-、ー、−
  • 中黒点
    例) ・

レコードの検索結果について

検索に該当するレコードは、検索結果画面に一覧で表示されます。
バージョン 9.3.0以降のパッケージ版では、絞り込みのアクセス権が考慮されるようになります。

注意
  • バージョン 9.3.0以降のパッケージ版をお使いの場合:
    バージョン9.3.0 以降のパッケージ版では、絞込のアクセス権が強化されます。
    利用者が制限された絞込に該当するレコードは、絞込の利用が許可されていないユーザーに表示されません。
    閲覧可能なレコードのみ表示されます。
    確認したいレコードが表示されていない場合は、次のユーザーに操作を依頼してください。
    • (すべて)の絞込の利用が許可されているユーザー
    • アプリの運用管理者
      アプリの運用管理者のアクセス権について

検索結果のレコードに対してできる操作は、次のとおりです。

  • 集計1
  • 印刷
  • CSVファイルへの書き出し
  • 添付ファイルの書き出し
  • レコードの一括削除
  • レコードの一括編集
  • 「レコード一覧」画面の切り替え
  • 再ルックアップ1
  • データコピー1
  • XMLファイルへの書き出し1
  • RSS一覧1
  • 1:アプリの運用管理者によって機能が設定されている場合のみ操作できます。
         アプリの運用管理者の設定によって、検索結果に該当レコード数が表示されない場合があります。

表示するレコードを絞り込む

「レコード一覧」画面に表示されるレコードを、「絞込」を使用して切り替えます。
「絞込」とは、指定した条件に該当するレコードのみ表示させる機能です。

利用できる絞込

お使いのアプリの種類によって、利用できる絞込が異なります。
各パーツの詳細は、次のページを参照してください。

  • 通常のアプリ(ステータス管理が無効の場合)
    運用管理者が作成した絞込を利用できます。作成されていない場合は表示されません。
    「ステータス管理が無効の場合の絞込」画面
  • ステータス管理アプリ(ステータス管理が有効の場合)
    3種類の絞込を利用できます。
    • レコードの各処理状況ごとにレコードを表示する絞込
    • 各ユーザーが担当するレコードを表示する絞込
    • 管理者が設定した絞込
      この絞込は、作成されていない場合は表示されません。
      「ステータス管理が有効の場合の絞込」画面
注意
  • バージョン 9.3.0以降のパッケージ版をお使いの場合:
    バージョン 9.3.0以降のパッケージ版では、絞込のアクセス権が強化されます。

    利用者が制限された絞込に該当するレコードは、絞込の利用が許可されていないユーザーに表示されません。閲覧可能なレコードのみ表示されます。
    これは、検索時や他の絞込の利用時など、直接絞込を利用していない場合にも適用されます。状況名やユーザー名をクリックした時も同様です。
    ただし、次のどちらかの条件を満たすユーザーに対しては、絞込の利用が制限されていてもレコードをすべて表示できます。
    • (すべて)の絞込の利用が許可されている。
    • アプリの運用管理者である。

    操作権限がないユーザーが処理者に割り当てられていても、絞込のアクセス権が優先されるため、レコードは表示されず、ユーザーが担当するレコード数にもカウントされません。

    例:クレーム管理をアプリで行っている場合
    例:クレーム管理をアプリで行っている場合

絞り込んだレコードに対して可能な操作

絞り込んだレコードに対して、次の操作ができます。

  • 集計1
  • 印刷
  • CSVファイルへの書き出し
  • 添付ファイルの書き出し
  • レコードの一括編集
  • レコードの一括削除
  • 「レコード一覧」画面の切り替え
  • 再ルックアップ1
  • データコピー1
  • XMLファイルへの書き出し1
  • RSS一覧1
  • 1:アプリの運用管理者によって機能が設定されている場合のみ操作できます。

レコードを絞り込む

  1. 「レコード一覧」画面を表示する
  1. 絞込をクリックし、レコードを表示する 絞り込みをクリックすると、画面左に絞込メニューが表示されます。
    「絞込」画面

レコードの値を集計する

レコードの値を集計し、実行結果を表示します。

  • 「集計」とは、アプリに登録されているレコードの値を集計する機能です。
注意
  • アプリの運用管理者の設定によって、集計集計が表示されない場合、レコードを集計できません。
  • 集計対象項目と小計対象項目の閲覧権限があるユーザーのみ集計できます。
補足
  • 集計条件は、アプリの運用管理者が設定します。操作時に個々の集計条件の設定内容は変更できません。
  • 絞り込んだレコードの集計もできます。
  • 集計結果のレコードに対して次の操作ができます。
    • 印刷
    • CSVファイルへの書き出し
  • 個人設定の「画像ファイル( gif, jpeg など)の表示」の設定で、「本文と一緒に表示する」を選択している場合、「集計」画面のURLが画像として本文と一緒に表示できるアプリケーションは、次のとおりです。
    各アプリケーションの本文やコメントで、アプリアプリ名をクリックすると、カスタムアプリの「集計」画面が表示されます。
    • メッセージの本文、コメント
    • 掲示の本文、コメント
    • 報告書の内容、コメント
    • プロジェクトの掲示の内容、コメント
  • 小計対象の項目数が1001件以上の場合、集計画面でエラーが表示されます。
    アプリの運用管理者に、小計対象を1000件以内にするよう依頼してください。
  1. 「レコード一覧」画面で、「集計 集計」タブを選択する
  1. 「集計」のドロップダウンリストから、「集計条件」を選択し、集計するをクリックする 集計するデータを指定する場合は、レコードを絞り込みます。
  1. 集計結果を確認する 集計結果の表示内容はアプリの運用管理者の設定により異なります。
    集計結果を並び替える場合は、ソートまたはソートをクリックします。
    「集計結果」画面

コメントを書き込む

各レコードにコメントを書き込みます。
「コメント」とは、各レコードに対してメッセージを書き込む機能です。
コメント一覧には、コメントNo.や登録者名(状況)、登録日時、コメント内容が表示されます。
コメントの書き込みや削除は、該当レコードが編集中でも操作できます。

注意
  • コメントを書き込む場合の注意
    アプリの運用管理者の設定によって、コメント欄が表示されない場合、コメントに関する操作はできません。
    コメントの書込権限がない場合、コメントを書き込めません。
    書き込んだコメントの内容は変更できません。
  1. 「レコードの詳細」画面を表示する
  1. コメントセクションのテキスト入力欄にコメントを入力し、書き込むをクリックする ファイルを添付できます。添付できるファイルは1ファイルです。

コメントの返信

返信するコメントの返信する返信するクリックします。
引用する>コメント番号を引用するをクリックすると、コメントを引用できます。
コメントに返信する操作方法については、次のページを参照してください。

コメントの削除

削除するコメントの右に表示される削除する削除するをクリックします。
コメントを削除できるのは、コメントを書き込んだユーザーと該当アプリの運用管理者だけです。
書き込んだコメントを削除しても、更新情報は通知されません。

補足
  • リアクション機能の利用
    リアクション機能は、コメントを書き込まなくても、共感や確認しました、という意思を気軽に表現できます。
    リアクション機能の使い方については、次のページを参照してください。
  • コメントのアンカー機能の利用
    アンカー機能とは、参照したい既存のコメントへリンクを設定する機能です。
    既存のコメント番号の前に「>(半角不等号)」をつけて書き込むと、該当するコメントへのリンクが有効になります。
    コメントのアンカー機能の使い方については、次のページを参照してください。
  • 固定リンクの利用
    コメントにマウスオーバーすると表示される固定リンク固定リンクを利用して、特定のコメントのURLを取得できます。
    固定リンクの使い方については、次のページを参照してください。
  • ステータス管理が有効なアプリの場合、次の画面からもコメントを書き込めます。
    • 「レコードの登録」画面
    • 「レコードの編集」画面
    • 「レコードの処理」画面
  • コメントや未読コメントの有無は、「レコード一覧」画面で確認できます。

レコードを操作する

レコードの操作(登録、処理、編集、削除)について説明します。

レコードを登録する

登録権限のあるユーザーのみ、レコードを登録できます。ユーザーの権限は、アプリごとにアプリの運用管理者が設定します。
アプリの運用管理者の設定によって、レコードを登録すると更新情報が通知されます。
ユーザーはアクセス権(編集権限)を持つ項目にのみ、入力できます。

補足
  • 次の項目の値は、自動的に登録されます。
    • レコード番号
    • 登録日時
    • 登録者
    • 自動採番1
    • 自動計算1
    • 時間計算1
    • 自動ルックアップ1
    1:アプリの運用管理者によって、項目として設定されている場合は、自動的に登録されます。
  • レコードの再利用
    「レコードの詳細」画面で、再利用する再利用するをクリックすると、表示しているレコードを再利用して登録できます。再利用される項目は、アプリの運用管理者の設定により異なります。
  • メールからの読み込みについて
    メールの読み込み権限のあるユーザーは、「レコード一覧」画面で、メールを読み込む メールを読み込むをクリックすると、メールの内容をレコードに登録できます。
  • 〆切日について
    ステータス管理機能が有効なアプリは、レコード登録時に〆切日を設定できる場合があります。
    〆切日を設定した未処理のレコードは、トップページのパーツやスケジュールの「グループ(週表示)」画面で、〆切日にアプリアプリ名(未処理レコード件数) として表示されます。
    〆切が当日以前の未処理レコードが存在する場合、当日以前の〆切未処理レコードをまとめた件数が当日のスケジュールに表示されます。

レコードを登録する

  1. 「レコード一覧」/「レコードの詳細」画面を表示する ステータス管理機能の有効、無効については、アプリの運用管理者に確認してください。
  1. レコードを登録する レコードを登録するレコードを登録する レコードを登録する、またはレコードを登録するをクリックする
  1. 必要な項目を設定し、登録するをクリックする 「レコードの登録」画面の「ビュー」のドロップダウンリストで、表示を切り替えられます。 アプリの運用管理の設定により、入力項目や初期値として入力されている値は異なります。

    「レコードの登録」 画面に表示されるアイコン

    アイコン 説明
    * 必須項目です。
    # 数値項目です。半角数値を入力します。
    現在 現在が表示される入力タイプは次のとおりです。
    クリックすると、現在の日時が入力されます。
    • 日付
    • 時刻
    • 日付時刻
    項目の説明 項目の説明にマウスオーバーすると、項目の説明が表示されます。
    入力形式に関する注意事項や、レコード登録時に自動的に入力される値の情報を確認できます。
    ←アドレス帳から取り込む…
    ←ファイル管理から取り込む…
    アドレス帳アドレス帳ファイル管理ファイル管理 からデータを参照できる項目です。
    カレンダー カレンダーが表示され、該当する日付をクリックすると日付が入力できます。
    日付時刻が直接入力の項目には、表示されません。
    自分 ステータス管理機能が有効なアプリに表示されます。
    処理者を自分に割り当てます。

ステータス管理機能が有効なアプリにレコードをまとめて登録する

ステータス管理機能が有効なアプリで、複数のユーザーに対して、同じ内容のレコードをまとめて登録します。

レコードの再利用時にも、まとめて登録できます。ケータイでは操作できません。
レコードをまとめて登録している途中で、次の操作をすると、複数のユーザーを選択した内容が破棄されます。

  • リレーションを設定しているアプリでリレーション検索
  • データ参照(アドレス帳)、データ参照(ファイル管理)項目の取り込み
  1. 「レコード一覧」/「レコードの詳細」画面を表示する ステータス管理機能の有効、無効については、アプリの運用管理者に確認してください。
  1. レコードを登録する レコードを登録するレコードを登録する レコードを登録する、またはレコードを登録するをクリックする
  1. 処理者の項目で、複数のユーザーに割りあてるをクリックする
  1. レコードをまとめて登録するユーザーを選択する 1人のユーザーに割りあてるをクリックすると、1ユーザーだけに登録する画面に戻ります。
  1. その他の必要な項目を設定し、登録するをクリックする 「レコードの登録」画面の「ビュー」のドロップダウンリストで、表示を切り替えられます。 アプリの運用管理の設定により、入力項目や初期値として入力されている値は異なります。

レコードをコピーする

他のアプリにレコードをコピーします。

注意
  • 次の権限を持っていないユーザーは、レコードをコピーできません。
    • コピー先アプリの運用管理権限
    • コピー先アプリのアクセス権(レコード追加)
    • コピー先項目のアクセス権 (編集)
    • コピー元項目のアクセス権 (閲覧)
補足
  • アプリの運用管理者の設定によって、データをコピーするデータをコピーするが表示されていない場合、レコードをコピーできません。
  • コメントはコピーされません。
  • コピー条件(コピー先のアプリや項目など)は、アプリの運用管理者が設定します。操作時に個々のコピー条件の設定内容は変更できません。
  1. 「レコード一覧」画面を表示する コピーするデータを指定する場合は、レコードの絞り込みや検索をします。
  1. データをコピーするデータをコピーする またはその他の操作矢印 > データをコピーするデータをコピーするの順にクリックする
  1. 「コピー設定」のドロップダウンリストから、「コピー条件」を選択し、コピーするをクリックする コピー設定を選択すると、コピー条件やコピー対象になるレコード数が表示されます。内容を確認してから操作します。
    コピー先のアプリを確認する場合は、コピー先のアプリのアプリ名アプリ名をクリックします。

レコードを処理する

処理者に設定されているレコードを処理します。
ステータス管理機能が有効なアプリのみレコードを処理できます。

注意
  • バージョン 9.3.0以降のパッケージ版をお使いの場合:
    利用者が制限された絞込に該当するレコードは、絞込の利用が許可されていないユーザーで編集や削除はできません。閲覧可能なレコードのみ操作できます。
    レコードの操作ができない場合は、次のユーザーに操作を依頼してください。
    • (すべて)の絞込の利用が許可されているユーザー
    • アプリの運用管理者
  1. 「レコードの詳細」画面を表示する
  1. 処理する 処理するをクリックする
    「レコードの詳細」画面
  1. 必要な項目を設定し、処理するをクリックする

    レコード処理の設定項目

    項目 説明
    矢印詳細を確認する
    矢印詳細を隠す
    処理するレコードの詳細の表示または非表示を切り替えます。
    編集する編集する 「レコードの編集」画面を表示します。
    状況・処理者 次のステータス(状況・処理者)を選択します。
    前後の処理欄に表示されるステータスを切り替えるをクリックしても、前後のステータスに切り替えられます。
    状況・処理者は、アプリの運用管理者によって設定された初期値が表示されます。ドロップダウンリストを選択して変更できます。
    コメント追加 必要に応じてコメントを入力します。
    アプリの運用管理者によって、コメントの設定を無効にしている場合は、コメント追加欄は表示されません。
    その他の項目 必要に応じて項目の値を変更します。
    「レコードの処理」画面に表示される項目は、アプリの運用管理者によって異なります。
補足
  • ステータス変更の記録について
    「レコードの処理」画面でステータスを変更した場合、アプリの「発信履歴」タブには変更前と変更後のステータスが表示されます。レコードの「進行状況」タブには変更前のステータスが表示されます。
    「レコードの編集」画面でステータスを変更した場合、アプリの「発信履歴」タブには、「処理者(編集)→変更後の処理者(変更後の状況)」と表示されます。ただし、レコードの「進行状況」タブには変更前の状況ではなく、「編集」とだけ表示されます。
    また、「レコードの処理」画面で、ステータスを変更せずに、そのほかの項目を編集した場合、アプリの「発信履歴」タブとレコードの「進行状況」タブに、履歴は表示されません。

レコードを編集する

登録されているレコードを編集します。

注意
  • バージョン 9.3.0以降のパッケージ版をお使いの場合:
    利用者が制限された絞込に該当するレコードは、絞込の利用が許可されていないユーザーで編集や削除はできません。閲覧可能なレコードのみ操作できます。
    レコードの操作ができない場合は、次のユーザーに操作を依頼してください。
    • (すべて)の絞込の利用が許可されているユーザー
    • アプリの運用管理者
補足
  • アプリの運用管理者の設定によって、レコードを編集すると更新情報が通知されます。
  • 入力タイプがデータ参照(アドレス帳)やデータ参照(ファイル管理)に設定されている場合、参照先のデータが削除されると、レコードの項目値が空欄になります。

レコードを個別に編集する

登録されているレコードを個別に編集します。
編集権限のあるユーザーのみレコードを編集できます。ユーザーの権限は、アプリの運用管理者が設定します。

  1. 「レコード一覧」/「レコードの詳細」画面を表示する
  1. 編集する[編集]、または編集する編集するをクリックする
  1. 必要な項目を設定し、更新するをクリックする レコードの編集ロックが解除され、更新日時と更新者が、自動的に更新されます。
補足
  • 編集中のロック機能について
    • レコード編集中のロック時間は、アプリの運用管理者が設定します。
    • 編集中のレコードは「レコードの詳細」画面で編集中(ユーザー名)編集中(ユーザー名)と表示されます。他のユーザーが編集中のレコードは、ロック機能が解除されるまでレコードを編集できません。
    • 編集中のロック機能が解除される場合は、次のとおりです。
      ・編集中のユーザーが更新するまたはキャンセルするをクリックした場合。
      ・アプリの運用管理者によって設定されたロック時間を経過しても、レコードの編集が終了しない場合。
      ・アプリの運用管理者によって、編集ロックが解除された場合。
      「編集中のレコード」画面
  • アプリの運用管理者のみレコード登録者の変更ができます。
  • 再ルックアップ機能を使用すると、リレーション先のデータを再度取得できます。

レコードをまとめて編集する

登録されているレコードをまとめて編集します。
レコード一括編集には、文字列(1行)などの項目値を置換する「文字列置換」と、数値などの項目値を更新する「データ更新」があります。

注意
  • 簡易検索実行後にレコードを一括編集する場合の注意
    バージョン 9.0.0のサイボウズ Officeのカスタムアプリでは、簡易検索実行後に、レコードを一括編集すると、意図しないレコードも編集されてしまいます。
    最新版のサイボウズ Office 9 パッケージ版にバージョンアップすることで回避できます。
    詳細については、次のページを参照してください。
  • 次の場合は、アプリの運用管理者の設定によりレコードを一括編集できません。
    • レコードを一括編集するレコードを一括編集する が表示されない場合
    • 項目にアクセス権が設定されていて編集権限がない場合
  • レコードの一括編集は、複数の項目や文字列を指定できません。
  • 次の項目は一括編集の対象外です。
    • レコード情報(レコード番号、登録日時、登録者、更新日時、更新者)
    • カウントボタン
    • 自動計算1
    • 時間計算1
    • 自動採番1
    • 自動ルックアップ1
    • ファイル1
    • データ参照(アドレス帳)1
    • データ参照(ファイル管理)1
    1:アプリの運用管理者によって、項目が設定されている場合、「レコード一覧」画面に表示されます。
補足
  • 「文字列置換」では、チェックボックスや空白のレコードのデータは編集できません。チェックボックスや空白のレコードの値を変更する場合は、「データ更新」を選択します。
  1. 「レコード一覧」画面を表示する 一括編集するデータを指定する場合は、レコードの絞り込みや検索をします。
  1. レコードを一括編集するレコードを一括編集するまたはその他の操作矢印 > レコードを一括編集するレコードを一括編集するの順にクリックする
  1. 編集方法を選択し、編集条件を設定する

    レコード一括編集の設定項目

    項目 説明
    文字列置換 条件を設定して、文字列をまとめて置換します。
    ドロップダウンリストから「項目」を選択し、置換前後の文字列を設定します。
    1文字ずつ確認しながら文字列を置換できません。
    コメントの文字列は置換されません。
    「すべての項目」を選択した場合、アプリの運用管理者によって設定されたすべての項目が置換対象になります。
    次の入力タイプの項目は、ドロップダウンリストから「(直接入力)」を選択できます。直接入力した文字列と、置換前の文字列とが完全に一致した項目のみ置換されます。
    • メニュー(文字列)
    • メニュー(ユーザー)
    • ラジオボタン
    全角と半角、大文字と小文字は区別され、半角大文字と半角小文字は区別されません。
    データ更新 条件を設定して、項目のデータをまとめて更新します。
    ドロップダウンリストから「項目」を選択し、更新前後の項目値を指定します。
    1項目ずつ確認しながらデータを更新できません。
  1. 次に、内容を確認する>>をクリックし、内容を確認して、置換するまたは更新するをクリックする
ヒント
  • CSVファイルによるレコードの一括編集
    CSVファイルには、レコード番号も併せて書き出されます。
    一度に複数のレコードを編集する場合は、CSVファイルに書き出してExcelなどの表計算ソフト上で編集すると便利です。
    アプリの運用管理者によって編集後のCSVファイルが読み込まれると、既存のレコードに上書きされます。

レコードを削除する

補足
  • アプリの運用管理者の設定によって、レコードを削除すると更新情報が通知されます。
  • 削除権限のあるユーザーのみレコードを削除できます。ユーザーの権限は、アプリの運用管理者が設定します。
注意
  • アプリの運用管理者の設定によって、削除削除するレコードを一括削除するレコードを一括削除するが表示されない場合、レコードを削除できません。
  • レコードを削除すると、元に戻せません。レコードを削除する場合は注意してください。
  • ステータス管理機能が有効なアプリのレコードを削除すると、そのレコードに関する処理情報も発信履歴発信履歴 から削除されます。
  • バージョン 9.3.0以降のパッケージ版をお使いの場合:
    利用者が制限された絞込に該当するレコードは、絞込の利用が許可されていないユーザーで編集や削除はできません。閲覧可能なレコードのみ操作できます。
    レコードの操作ができない場合は、次のユーザーに操作を依頼してください。
    • (すべて)の絞込の利用が許可されているユーザー
    • アプリの運用管理者

レコードを個別に削除する

登録されているレコードを個別に削除します。
レコードを削除すると、削除したレコード番号や「自動採番」項目で採番された番号は欠番になります。番号は繰り上がりません。

  1. 「レコードの詳細」画面を表示する
  1. 削除削除するをクリックする
  1. 削除する場合は、削除するをクリックする

レコードをまとめて削除する

登録されているレコードをまとめて削除します。
レコードを一括削除すると、自動採番項目で採番されたレコード登録数は0になります。ただし、検索や絞り込み結果のレコードを一括削除した場合は、登録レコード数は0にはなりません。

  1. 「レコード一覧」画面を表示する 削除するデータを指定する場合は、レコードの絞り込みや検索をします。
  1. レコードを一括削除するレコードを一括削除するまたはその他の操作矢印 > レコードを一括削除するレコードを一括削除するの順にクリックする
  1. 削除する場合は、一括削除するをクリックする

関連づけられたデータを利用する

リレーションが設定されているアプリのデータを利用します。
項目の入力欄横に、リレーション名や「ルックアップ[ルックアップ]」が表示されている場合は、アプリの運用管理者によってリレーションが設定されています。指定された項目に値を入力すると、データの取り込みや参照ができます。

  • リレーション : 異なるアプリの項目同士を関連づける機能です。
  • ルックアップ : 関連づいた項目のデータを取り込む機能です。

レコード登録時に利用したデータは、再ルックアップ機能でも更新できます。

注意
  • アクセス権の設定により、リレーションのキーになる項目やルックアップ先の項目に対する権限がない場合、ルックアップ操作はできません。
補足
  • アプリの運用管理者の設定によって、「レコード一覧」/「レコードの詳細」画面で、 リレーション名リレーション名 が表示されている場合があります。リレーション名リレーション名をクリックすると、リレーション先のアプリが閲覧できます。
    「レコードの詳細」画面

関連づけられたレコードのデータを利用する(ルックアップ)

「レコードの登録」/「レコードの編集」/「レコードの登録(再利用)」画面で、関連づいたレコードのデータを利用します。
ルックアップ操作ができるのは、アプリの運用管理者の設定により、リレーションが設定されている項目だけです。

  1. 「レコードの登録」/「レコードの編集」/「レコードの登録(再利用)」画面を表示する
  1. ルックアップを実行する 操作は、ルックアップの種類により異なります。

    ルックアップの操作項目

    種類 説明
    手動ルックアップ キーになる項目に値を入力し、リレーション名をクリックします。関連づけられた項目にリレーション先のアプリのデータが入力されます。
    リレーション先のアプリを閲覧する場合は、[参照]をクリックします。
    ルックアップ機能を使用しない場合は、リレーション名をクリックせずに値を入力します。
    「手動ルックアップ」画面
    自動ルックアップ キーになる項目に値を入力します。レコードを登録すると、「ルックアップ[ルックアップ]」と表示されている項目に自動的にリレーション先のアプリのデータが入力されます。
    リレーション先のアプリを閲覧する場合は、[参照]をクリックします。
    該当するデータがない場合は、ルックアップは実行されず、項目が空欄になります。
    「自動ルックアップ」画面
    検索ルックアップ キーになる項目に値を入力し、リレーション名(検索)をクリックします。次に、検索結果で該当するレコードの選択をクリックします。関連づけられた項目にリレーション先のアプリのデータが入力されます。
    検索結果で閲覧をクリックすると、「レコードの詳細」画面が表示されレコードの内容を確認できます。
    リレーション先のアプリを閲覧する場合は、[参照]をクリックします。
    ルックアップ機能を使用しない場合は、リレーション名(検索)をクリックせずに値を入力します。
    「検索ルックアップ」画面
注意
  • リレーション先のデータの取得について
    • 「手動ルックアップ」、「自動ルックアップ」のキーワードは、完全一致である必要があります。該当するデータがない場合は、リレーション名をクリックしてもルックアップは実行されません。「自動ルックアップ」では、項目が空欄になります。
    • 「検索ルックアップ」のキーワードは、部分一致でも検索が実行されます。
      ただし、検索先の項目の入力タイプが次の場合は、 完全一致である必要があります。
       ・数値
       ・自動計算
       ・日付
       ・時刻
       ・日付時刻
       ・時間量
       ・自動採番
            アプリの運用管理者が、検索ルックアップの設定であいまい検索を有効にしている場合に、
            「自動採番」の項目をキーとして検索すると、正しく実行されないことがあります。
            完全一致のキーワードを入力しても正しく検索されない場合は、あいまい検索を無効にする
            運用を検討してください。
補足
  • 関連づけられた項目について
    • 「手動ルックアップ」、「検索ルックアップ」でルックアップされたデータが入力される項目は、「ルックアップ項目名」と表示されます。ルックアップ にマウスをあわせると、設定内容が表示されます。
    • 「自動ルックアップ」でルックアップされたデータが入力される項目は、「ルックアップ[ルックアップ]」と表示されます。
  • 自動ルックアップ項目のデータは、リレーション先のデータを参照しているため、次の操作はできません。
    • データの編集
    • ソート
    • 一括編集
    • CSVファイルからのデータの読み込み
  • 自動ルックアップ項目のデータは、検索対象として指定したりCSVファイルへ書き出したりできます。

ルックアップしたデータを更新する(再ルックアップ)

リレーション先のデータの更新にあわせ、ルックアップしたデータを更新します。

注意
  • アプリの運用管理者の設定によって、データを再ルックアップするデータを再ルックアップする が表示されない場合、ルックアップしたデータを更新できません。
補足
  • 「手動ルックアップ」または「検索ルックアップ」を使用すると、レコード登録後 (またはルックアップ実行後) にリレーション先のアプリのデータが更新されても、項目のデータは更新されません。「再ルックアップ」機能で、最新のデータを取得する必要があります。「自動ルックアップ」の場合は、リレーション先アプリのデータが更新されると自動的に項目のデータが更新されます。

個々のデータを更新する

レコードごとに、ルックアップ機能で設定されたデータを更新します。

  1. 「レコードの編集」画面を表示する
  1. データを更新するリレーションのリレーション名またはリレーション名(検索)をクリックする
  1. 更新するをクリックする

まとめてデータを更新する

ルックアップ機能で設定されたデータをまとめて更新します。
絞込や検索したレコードのデータのみ再ルックアップできます。

  1. 「レコード一覧」画面を表示する 再ルックアップするデータを指定する場合は、レコードの絞り込みや検索をします。
  1. データを再ルックアップするデータを再ルックアップするまたはその他の操作矢印 > データを再ルックアップするデータを再ルックアップするの順にクリックする
  1. データを更新するリレーションをドロップダウンリストから選択する 参照先のアプリを確認する場合は、参照アプリのアプリアプリ名をクリックします。
  1. 内容を確認し、データを更新する場合は再ルックアップするをクリックする
注意
  • 「検索ルックアップ」の場合、再ルックアップすると、再ルックアップ前のレコードとは別のレコードがルックアップされることがあります。ご注意ください。
  • 再ルックアップするレコード数が多い場合、処理が完了されるまでに数十秒以上かかることがあります。処理が終わるまで、Webブラウザーの 中止をクリックしないでください。
    • 1万件以上のレコードを再ルックアップする場合は、CGIタイムアウトにより、処理が中断される場合があります。
    • レコード数が多い場合は、レコード番号による絞込やキーワードによる検索などを活用し、数回に分けて操作します。

アプリケーションのデータを参照する

アドレス帳アドレス帳ファイル管理ファイル管理のデータをアプリの項目に利用します。
アプリケーションのデータを参照できるのは、アプリの運用管理者により、入力タイプが「データ参照(アドレス帳)」、「データ参照(ファイル管理)」の項目が設定されている場合だけです。

アドレス帳アドレス帳ファイル管理ファイル管理のデータが更新されると自動的に項目のデータも更新されます。

アドレス帳のデータを参照する

アドレス帳のデータをアプリの項目に取り込みます。

  1. 「レコードの登録」/「レコードの編集」/「レコードの登録(再利用)」画面を表示する
  1. ←アドレス帳から取り込む…をクリックする
  1. 「会社情報の選択」画面で、参照するアドレス帳のタブを選択し、一覧から該当する会社名横の←利用するをクリックする 会社の詳細を確認してからデータを取り込む場合は、会社名会社名をクリックし、←利用するをクリックします。
補足
補足
  • すでに取り込まれているアプリケーションデータを変更または削除する場合、「レコードの編集」画面で、←変更する…またはクリアするをクリックします。

ファイル管理のデータを参照する

ファイル管理のデータをアプリの項目に取り込みます。

  1. 「レコードの登録」/「レコードの編集」/「レコードの登録(再利用)」画面を表示する
  1. ←ファイル管理から取り込む…をクリックする
  1. 「ファイルの選択」画面で、参照するファイルのフォルダを選択し、ファイル一覧から該当するファイル名横の←利用するをクリックする ファイルの詳細を確認してからデータを取り込む場合は、タイトル名タイトル名または詳細詳細をクリックします。
補足

カウントボタンを利用する

バージョン 9.3.0以降のパッケージ版では、カウントボタンが利用できます。

  • カウントボタンとは?
    カウントボタンとは、登録されたレコードに対して、ユーザーが意思表示する機能を備えたボタンです。
    次のようなユースケースに対応できます。
    • 社員旅行の行き先や日程を社内投票によって決めたい。
    • 登録した日報に対して、コメントを登録することなく、確認したことのサインを残したい。

    表示されるボタン名は、アプリの運用管理者のみ設定できます。
    ユーザーは、各レコードに対して、ボタン名の内容に同意するか否かをクリックで意思表示します。
注意
  • アプリの運用管理者によって、レコード編集を許可されている場合にカウントボタンを利用できます。
  • カウントボタンを操作できるのは、レコード一覧画面とレコード詳細画面のみです。
    カウントボタンの操作ができない画面は、次のとおりです。
    • レコードの処理画面
    • レコードの登録画面
    • レコードの編集画面
    • レコードの再利用画面

社員旅行の日程を調整するアプリを例に、カウントボタンの操作方法を説明します。

カウントボタンで意思表示する

カウントボタン使用例

カウントボタンの意思表示を取り消す

同意した後、再度ボタンをクリックすると、同意の意思表示を取り消せます。
カウントボタンは、何度でも意思表示をやり直すことができます。

カウントボタン使用例

カウントボタンで意思表示したユーザーを表示する

ボタンの左横の○名をクリックすると、カウントボタンで意思表示をしたユーザーを確認できます。
ユーザーは、ボタンをクリックした時系列で表示されます。
システム管理者によって削除されたユーザーは(削除されたユーザー)と表示されます。名前は表示されません。

カウントボタン使用例

更新情報を確認する

カスタムアプリの更新情報を確認します。
トップページの最新情報パーツからも、更新情報を確認できます。

メール通知を確認する

受信したメールから、アプリの更新情報を確認します。
個人設定の連携システムからの通知 連携システムからの通知 を使用しているときは、アプリの更新情報はメールとして受信されません。

  1. 受信したメールを表示し、内容を確認する メール本文にアプリのURLが記入されている場合は、URLをクリックすると該当するレコードの「レコードの詳細」画面を表示します。
    「メール通知の確認」画面

RSS通知を確認する

RSSリーダーを利用し、アプリの更新通知を確認します。

補足
  • RSSリーダーとは
    RSSを配信しているサイトを登録することで、そのサイトを定期的に確認し、更新内容を表示するソフトウェアです。
    RSS リーダーには、次のものがあります。
    • SharpReader
    • Rabbit Ticker
    • Headline-Deskbar
注意
  • アプリの運用管理者の設定によって、RSS一覧RSS一覧が表示されない場合、RSS通知を確認できません。
  • RSSリーダーの仕様により、アプリで更新されたレコードが「更新情報」として認識されない場合があります。
  • RSSリーダーの文字エンコードの仕様により、文字が化ける場合があります。
  • BloglinesなどのWebサービスのRSSリーダーでは、イントラネット内のみで公開されているアプリのRSS通知を確認できません。アプリがインターネット上に公開されている場合は、WebサービスのRSSリーダーでも利用できます。
  1. 「レコード一覧」画面を表示する
  1. RSS一覧RSS一覧またはその他の操作矢印 > RSS一覧RSS一覧の順にクリックする
  1. 通知するRSSRSSをクリックし、表示された画面のURLをコピーする
  1. RSSリーダーで、コピーしたURLを設定する RSSリーダーの操作方法は、各製品のマニュアルなどを参照してください。
  1. RSSリーダーを起動し、通知を確認する

画面を印刷する

画面に表示されている「レコード一覧」/「レコードの詳細」/「集計」画面を印刷します。

注意
  • アプリの運用管理者の設定によって、印刷用画面印刷用画面が表示されていない場合、画面を印刷できません。
  • コメントは印刷されません。
  • 印刷用画面と出力したXLSファイルに、カウントボタンは表示されません。
  1. 「レコード一覧」/「レコードの詳細」/「集計」画面を表示する 書き出すデータを指定する場合は、レコードの絞り込みや検索、レコードの値を集計します。 「レコード一覧」/「レコードの詳細」/「集計」画面の「ビュー」のドロップダウンリストで、表示を切り替えられます。
  1. 印刷用画面印刷用画面またはその他の操作矢印 > 印刷用画面印刷用画面の順にクリックする
  1. 必要な項目を設定して、印刷するをクリックし、印刷する Webブラウザーの印刷機能を利用し、画面を印刷します。

    「レコード一覧」/「集計」画面の設定項目

    項目 説明
    表題 表題のアプリ名から変更する場合、変更する表題を入力します。 アプリ名に表題を戻す場合は、アプリ名に戻すをクリックします。
    表示開始月 印刷を開始する月を選択します。
    画面の表示がカレンダー形式の場合に表示されます。
    印刷レコード数 印刷するレコード数を選択します。
    画面の表示がレコード一覧形式、レコード閲覧形式、またはカテゴリ形式の場合に表示されます。
    表題フォント
    内容フォント
    集計結果フォント
    小計結果(1、2、3)フォント
    各表示内容の文字の大きさを選択します。
    先頭へ | <<前の○○件へ | 次の○○件へ>> | 末尾へ 印刷ページを切り替えます。
    白黒
    カラー
    印刷方法を選択します。
    ファイルに出力する 表示しているアプリをExcel形式のファイルに出力します。
    閉じる 印刷を中止します。

    「レコードの詳細」画面の設定項目

    項目 説明
    表題 表題のアプリ名から変更する場合、変更する表題を入力します。 アプリ名に表題を戻す場合は、アプリ名に戻すをクリックします。
    表題フォント
    内容フォント
    各表示内容の文字の大きさを選択します。
    白黒
    カラー
    印刷方法を選択します。
    ファイルに出力する 表示しているレコードをExcel形式のファイルに出力します。
    閉じる 印刷を中止します。

データをファイルに書き出す

アプリやレコードのデータをファイルに書き出します。

注意
  • アプリの運用管理者の設定により、ファイルの書き出しに必要なリンクが表示されていない場合があります。
    リンクが表示されていない場合は、運用管理者に次の設定を依頼してください。

書き出せるファイルの種類

データの書き出しで扱えるファイル形式は3種類です。
しかし、ファイル形式によって、保存できるデータが異なります。

  ファイル形式
CSVファイル XMLファイル ZIPファイル
ファイルの説明 データを「,」(カンマ)で区切るファイル形式です。 文字列だけでなく、書き出すデータの構造などの情報を合わせて保存するファイル形式です。 複数のファイルを圧縮し、1つのファイルとしてまとめて保存するファイル形式です。
カスタムアプリでは、添付ファイルを書き出す場合にのみ使用します。
保存できるデータ      
アプリの設定情報 × ×
入力タイプ1 × ×
項目値1 ×
レコード番号1
登録日時1
登録者1
更新日時1
更新者1
×
コメント × ×
レコードの添付ファイル1 × ×
コメントの添付ファイル1 × ×

1:閲覧が許可されていない項目は、ファイルに書き出せません。

レコードデータをCSVファイルに書き出す

  1. 「集計」/「レコード一覧」画面を表示する 書き出すデータを指定する場合は、レコードの絞り込みや検索、レコードの値を集計します。
  1. CSVファイルに書き出すCSVファイルに書き出すまたはその他の操作矢印 > CSVファイルに書き出すCSVファイルに書き出すの順にクリックする
  1. CSVファイルに書き出し、書き出すファイルを保存する 初期設定では、「レコード一覧」画面で表示されていた項目が、書き出す項目に設定されています。
    表示される画面にしたがって、ファイルを保存します。

レコードデータをXMLファイルに書き出す

レコードデータをXMLファイルに書き出します。

  • XMLファイルには、アプリの基本情報・入力タイプ・項目値が書き出されます。
  1. 「レコード一覧」画面を表示する 書き出すデータを指定する場合は、レコードの絞り込みや検索をします。
  1. XMLファイルに書き出すXMLファイルに書き出すまたはその他の操作矢印 > XMLファイルに書き出すXMLファイルに書き出すの順にクリックする
  1. ファイルを保存する 表示される画面にしたがって、ファイルを保存します。
注意
  • XMLファイルには、DTDファイルの格納先URLが記録されています。そのため、XMLファイルを書き出した後に、サーバー移行などで参照先が変更されると、タグを正しく解釈できなくなります。
補足
  • 書き出す順番は、レコード番号順です。
  • 項目の書き出しの順番は、「レコードの詳細」画面で表示される項目の表示順と同じになります。
  • XMLファイルについて
    XMLファイルには、次の項目が書き出されます。

    XMLファイルに書き出される項目

    項目 説明
    ファイルの仕様 XMLのバージョン、使用文字コード、DTDファイルのアクセスURLが書き出されます。
    カスタムアプリ 「カスタムアプリ」のバージョンが書き出されます。
    アプリ アプリの基本情報が書き出されます。
    項目 項目情報が書き出されます。
    レコード レコード情報が書き出されます。

    書き出されるXMLファイルの書式は、次のとおりです。

    XMLファイルの書式

      このファイルの説明の説明です。  
      <office> </office> まで、「カスタムアプリ」の情報です。  
        <library> </library> まで、アプリの基本情報です。  
          <field-list> </field-list>まで、このアプリの項目情報です。  
            <field> </field> まで、項目の情報です。  
            </field> ※ <field> から </field> は、閲覧アクセス権のある項目数分繰り返します。  
          </field-list>  
        <record-list> <record-list> まで、このアプリのレコード情報です。  
            <record> </record> まで、レコードの情報です。  
            </record> ※ <record> から </record> は、XML書き出し時に閲覧できるレコード数分繰り返します。  
          </record-list>    
        </library>    
      </office>  
  • レコード閲覧権がない状態でXML書き出し実行のURLに直接アクセスした場合は、レコードが参照できないエラーをXMLの形式で書き出します。
  • DTDファイルは、「(ホームディレクトリ)\cb90」以下に格納されます。
  • ファイルの仕様について
    書き出されるファイルの仕様は、最初の2行に記載されます。

    ファイルの仕様

    <?xml version="1.0" encoding="Shift_JIS" ?>
    <!DOCTYPE office SYSTEM"DTDファイルのURL">

    XMLのバージョンは1.0で、使用している文字コードはシフトJISです。
    2行目に記載されているURLは、DTDファイルが格納されているURLを表します。
    DTDファイルのURL:http:// (サーバーの IP アドレスまたはホスト名) /cb90/html/office90-20110518.dtd
  • カスタムアプリのバージョンについて
    バージョン番号は、マイナーバージョンまで表示されます。例えば、(9.3.1) の場合は、「9.3」という表記になります。

    <office version="バージョン番号">
      …  (この間に、アプリ・項目・レコードの情報が入ります。)
    </office>

  • アプリの基本情報について

    <library id="アプリのID" name="アプリの名前">
      …  (この間に、項目・レコードの情報が入ります。)
    </library>

  • 項目情報について

    <field id="項目のID" type="入力タイプ">項目の名前</field>
      …  (項目数分表示されます。)
    </field-list>

    入力タイプの表記については、次のページを参照してください。

  • レコード情報について

    レコード情報

    <record-list>から</record-list>までの間にレコード情報が表示され、その中に<record> 〜 </record> が、書き出されたレコード数表示されます。

    <record-list>
      <record id="レコード番号">
        <create-time>レコード登録日時</create-time>
        <creator id="レコード登録者のユーザーID">レコード登録者のユーザー名</creator>
        <modify-time>レコード更新日時</modify-time>
        <modifier id="レコード更新者のユーザーID">レコード更新者のユーザー名</modifier>
        …  (書き出したレコードの項目数分のレコード値の情報が書き出されます。)
      </record>
      …  (レコード数分表示されます。)
    </record-list>

    レコード登録者・レコード更新者の情報を持たないレコードの場合は、レコード登録者 (<creator> タグ)、レコード更新者情報 (<modifier> タグ) は書き出されません。
    また、各レコード値の情報の書式は、<value> から </value>までの間に表示されます。

    レコード値の情報

    <value type="入力タイプ" id="項目のID">レコード値</value>
      …  書き出されたレコードが持つ項目数個分表示されます。

    入力タイプの表記については、次のページを参照してください。
    書き出されるレコードの項目数は、閲覧できる項目数 (閲覧アクセス権のある項目数) と同じです。ただし、(レコード値) に値が入っていない、エラーになっている項目は、書き出されません。 (該当の <value> から </value> が書き出されません。)
    レコード情報は入力タイプごとに異なります。入力タイプ別の表示内容は、次のとおりです。

    入力タイプ別の注意点

    入力タイプ 説明
    カウントボタン <value type="CountButton" id="項目のID">
     意思表示した人数

    </value>
    URL <value type="URL" id="項目のID">
     <url>レコード値</url>
    </value>
    イメージ URL <value type="Image" id="項目のID">
     <url>レコード値</url>
    </value>
    ファイル <value type="File" id="項目のID">
     <file mime="ファイルのMIMEタイプ" size="ファイルサイズ" >ファイル名</file>
     <url>ファイルへのアクセスURL</url>
    </value>
    日付 <value type="Date" id="項目のID">
     <date>YYYY-MM-DD</date>
    </value>
    時刻 <value type="Time" id="項目のID">
     <time>HH:MN:SS</time>
    </value>
    日付時刻 <value type="Datetime" id="項目のID">
     <datetime>YYYY-MM-DDTHH:MN:SS</datetime>
    </value>
    時間量 日時間分秒 <value type="TimeSpan" id="項目のID">
     <timespan>P設定した値:日DT設定した値:時間H設定した値:分M設定した値:秒S</timespan>
    </value>
    日時間分 <value type="TimeSpan" id="項目のID">
     <timespan>P設定した値:日DT設定した値:時間H設定した値:分M</timespan>
    </value>
    日時間 <value type="TimeSpan" id="項目のID">
     <timespan>P設定した値:日DT設定した値:時間H</timespan>
    </value>
    <value type="TimeSpan" id="項目のID">
     <timespan>P設定した値:日D</timespan>
    </value>
    時間分秒 <value type="TimeSpan" id="項目のID">
     <timespan>PT設定した値:時間H設定した値:分M設定した値:秒S</timespan>
    </value>
    時間分 <value type="TimeSpan" id="項目のID">
     <timespan>PT設定した値:時間H設定した値:分M</timespan>
    </value>
    時間 <value type="TimeSpan" id="項目のID">
     <timespan>PT設定した値:時間H</timespan>
    </value>
    分秒 <value type="TimeSpan" id="項目のID">
     <timespan>PT設定した値:分M設定した値:秒S</timespan>
    </value>
    <value type="TimeSpan" id="項目のID">
     <timespan>PT設定した値:分M</timespan>
    </value>
    <value type="TimeSpan" id="項目のID">
     <timespan>PT設定した値:秒S</timespan>
    </value>
    時間計算 日付 <value type="TimeCalc" id="項目のID">
     <date>YYYY-MM-DD</date>
    </value>
    時刻 <value type="TimeCalc" id="項目のID">
     <time>HH:MN:SS</time>
    </value>
    日付時刻 <value type="TimeCalc" id="項目のID">
     <datetime>YYYY-MM-DDTHH:MN:SS</datetime>
    </value>
    時間量 <value type="TimeCalc" id="項目のID">
     <timespan>P計算結果:日DT計算結果:時間H計算結果:分M計算結果:秒S</timespan>
    </value>
    自動ルックアップ <value type="Relation" id="項目のID">
     <reference library-id="参照元のアプリID" record-id="参照元のレコード番号">
      <value type="参照元の項目のタイプ" id="参照元の項目のID">参照元のレコード値</value>
     </reference>
    </value>
    データ参照
    (ファイル管理)
    <value type="AppFile" id="項目のID">参照先の項目のID</value>
    データ参照
    (アドレス帳)
    <value type="AppAddress" id="項目のID">参照先の項目のID</value>
  • 入力タイプの表記について
    項目情報・レコード値の情報に表示される入力タイプの表記は、次のとおりです。

    入力タイプの表記

    表示名 入力タイプ
    String 文字列 (1行)
    Text 文字列 (複数行)
    URL URL
    Select メニュー (文字列)
    User メニュー (ユーザー)
    Radio ラジオボタン
    CountButton カウントボタン
    Boolean チェックボックス
    Number 数値
    Calc 自動計算
    Date 日付
    Time 時刻
    DateTime 日付時刻
    TimeSpan 時間量
    TimeCalc 時間計算
    File ファイル
    Image イメージ URL
    Numbering 自動採番
    Relation 自動ルックアップ
    AppFile データ参照(ファイル管理)
    AppAddress データ参照(アドレス帳)

アプリ内の添付ファイルをまとめてダウンロードする

レコードのファイル項目やコメントに添付されたファイルをまとめてダウンロードする手順を説明します。
ダウンロードするファイルは、zipファイル形式でまとめられます。zipファイルの名前には、ファイルが添付されているアプリ名が自動的に設定されます。

注意
  • ファイルをまとめてダウンロードする場合、ダウンロードにかかる時間は表示されません。
  • 添付ファイル書き出し中の操作について
    添付ファイルの書き出し中でも、レコードの閲覧、登録および編集が可能です。
    そのため、ファイルを書き出すタイミングと、ユーザーが添付ファイルを操作するタイミングが重複すると、書き出したファイルに不整合が生じる場合があります。
    正常にファイルが書き出されない場合は、再度、添付ファイルの書き出しを実行してください。
  • ファイルのダウンロードに失敗する場合の注意
    次のどちらかの条件に該当する場合、ファイルをまとめてダウンロードできません。
    • ダウンロードするファイルの合計サイズが制限値(500MB)を超えている。
    • アクセス権によって、操作が制限されているレコードの添付ファイルが含まれている。
  1. 「レコード一覧」画面を表示する 書き出すデータを指定する場合は、レコードの絞り込みや検索をします。
  1. 必要に応じて、「絞込」や「検索」を使って対象のレコードを絞り込む
    「絞り込みの設定」画面
    「検索」画面
  1. その他の操作矢印 > 添付ファイルを書き出す添付ファイルを書き出すの順にクリックする
    • 書き出しサイズについて
      ファイルの合計サイズは、画面上部に表示されます。
      「添付ファイルの書き出し」画面
      合計サイズが500MBを超えている場合は、ダウンロードできません。
      ダウンロードするファイル数を減らしてください。
  1. ファイルアプリ名.zipをクリックし、ファイルを保存する 表示される画面にしたがって、ファイルを保存します。
    「添付ファイルの書き出し」画面で、アプリ名に日本語を使用していると、正常にファイルをダウンロードできない 場合があります。この場合は、画面下のファイルアプリID.zipをクリックし、ファイルを保存します。
    • ダウンロードしたzipファイルのファイル構成
      ダウンロードしたzip ファイルを解凍すると、次のように表示されます。
      ダウンロードしたzipファイルのファイル構成
      zipファイルに格納されるファイルの更新日時は、zipファイルをダウンロードした時点のサーバー日時です。
      zipファイルに格納されているファイルのファイル名は、次のとおりです。
      • ファイル項目に添付されたファイル:(レコード番号1)-(項目名)-(添付ファイル名)
      • コメントに添付されたファイル:(レコード番号1)-コメント(コメント番号2)-(添付ファイル名)
      • 1:桁数が5桁になるように上位の桁が0で埋められます。
        2:桁数が3桁になるように上位の桁が0で埋められます。

フォルダを設定する

アプリを階層化して管理するためのフォルダを作成します。

注意
  • フォルダの設定(追加、変更、順番変更、または削除)ができるのは、フォルダ作成権限のあるユーザーだけです。

フォルダを追加する

アプリを管理するフォルダを追加します。

  1. アプリケーションメニューで、カスタムアプリカスタムアプリをクリックする
  1. 親フォルダを表示し、フォルダを追加するフォルダを追加するをクリックする
  1. 必要な項目を設定し、追加するをクリックする

    フォルダ情報の設定項目

    *」は必須項目です。

    表示名 説明
    フォルダ名 フォルダ名を入力します。
    同一フォルダ内にすでに設定されているアプリ名やサブフォルダ名は設定できません。
    メモ フォルダのメモを入力します。
    書式編集機能を使用する場合は、「書式編集」を選択します。

フォルダを管理する

フォルダ情報を変更します。
「ルートフォルダ」のメモを削除する場合は、フォルダ情報を変更します。
バージョン 9.2.0以降のサイボウズ Officeでは、アプリの運用管理者が間違ってアプリ削除してしまった場合に、アプリを復旧できます。
アプリの復旧方法については、次のページを参照してください。

注意
  • 「(ルートフォルダ)」のフォルダ名は、変更できません。
  1. アプリケーションメニューで、カスタムアプリカスタムアプリをクリックする
  1. フォルダを表示し、フォルダの詳細フォルダの詳細をクリックする
  1. 必要な項目を設定する

    フォルダ情報の操作項目

    項目 リンク 説明
    変更 変更する変更する 追加されているフォルダの設定内容を変更します。
    削除 削除する削除する 追加されているフォルダを削除します。
    フォルダ内にサブフォルダやアプリが追加されているフォルダは削除できません。

フォルダやアプリの順番を変更する

サブフォルダの表示順を変更したり、フォルダ内のアプリの表示順を変更したりします。
カスタムアプリは、スケジュールなどの標準アプリの下に表示されます。標準アプリより上に表示できません。

  1. アプリケーションメニューで、カスタムアプリカスタムアプリをクリックする
  1. 親フォルダを表示し、フォルダ/アプリを順番変更するフォルダ/アプリを順番変更するをクリックする テンプレート一覧の場合は、テンプレートの順番を変更するテンプレートの順番を変更するをクリックします。
  1. 表示順を変更し、変更するをクリックする

個人設定を変更する

カスタムアプリでは、次の設定を個人設定で変更できます。

カスタムアプリの個人設定

項目 説明
画像表示の設定 設定できる項目は、次のとおりです。
  • アプリ一覧画面での表示方法
    フォルダ内で目的のアプリをみつけやすくするための表示方法に変更できます。
  • 画像の表示方法
    インライン表示の画像や、リンク指定の画像の表示方法を変更できます。

画像ファイルの表示方法を設定する

  1. 「個人設定」画面で、「詳細設定詳細設定」タブをクリックする
  1. 各アプリケーション各アプリケーション の カスタムアプリカスタムアプリをクリックする
  1. 画像表示の方法を選択し、設定するをクリックする

    アプリ一覧の表示の設定項目

    項目 説明
    アプリ名とアイコンを表示する アプリの一覧画面をコンパクトに表示したい場合に選択します。
    アプリの一覧画面
    アプリ名とメモを表示する アプリの一覧画面で目的のアプリをみつけやすく表示したい場合に選択します。
    アプリ名やメモ内容は半角50文字まで表示されます。
    アプリの一覧画面

    画像の表示の設定項目

    次の画像をアプリ上でどのように表示するかを設定します。
    • インライン表示が有効な「ファイル」項目の画像
    • URL指定のファイル名をクリックした場合の画像

    表示できる画像ファイルの形式は、jpg、jpeg、gif、pngです。
    選択できる表示方法は、次のとおりです。
    項目 説明
    ダイアログで表示する 画像を拡大して表示させる場合に選択します。
    別ウィンドウで表示する 画像を別ウィンドウで表示させる場合に選択します。
    ファイルをダウンロードする 画像をダウンロードする場合に選択します。
補足
  • インライン表示について
    • インライン表示の画像は、画面上に画像ファイルが埋め込まれて表示されます。
    • インライン表示の有効/無効は、運用管理者によって設定されています。
      例:入力タイプが「ファイル」項目の設定画面
      例:入力タイプが「ファイル」項目の設定画面
      無効に設定されている場合は、他の添付ファイルと同様に、ファイル名がリンクで表示されます。