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ファイル管理を使ってみよう

ファイル管理とは

ファイル管理でできること

ファイル管理ファイル管理とは、社内で共有するファイルを管理するアプリケーションです。
ルートフォルダ以外のフォルダには、次のアクセス権を保有しているユーザーのみフォルダの作成が可能です。

  • 閲覧・変更・追加・削除が可能

各フォルダのアクセス権を設定できるのは、システム管理者だけです。

ファイルを管理するだけでなく、次の機能も利用できます。

  • フォルダの更新通知:任意のフォルダーに更新通知を設定し、ファイルの更新を随時チェックできます。
  • ファイル編集中のロック機能:自分が編集している間、他のユーザーがファイルを更新できないようにします。
  • バージョン管理: 現在のファイルから、指定する世代までのファイルを管理します。

画面の見かた

ファイル管理の一覧画面を例に説明します。

「ファイル管理(一覧)」画面

パーツ

番号 パーツ 説明
1 追加するファイルを追加する ファイルの追加画面が表示されます。
2 フォルダフォルダを追加する フォルダの追加画面が表示されます。
3 その他の操作フォルダ フォルダの詳細フォルダの詳細 フォルダの詳細画面が表示されます。
フォルダを順番変更するフォルダを順番変更する フォルダの順番変更画面が表示されます。
フォルダを削除するフォルダを削除する フォルダの削除画面が表示されます。
個人設定 更新通知を設定する更新通知を設定する
更新通知を解除する更新通知を解除する
更新通知の設定画面が表示されます。
フォルダツリーを隠すフォルダツリーを隠す 左側ペインのフォルダツリーを非表示にします。
フォルダツリーを表示するフォルダツリーを表示する 左側ペインのフォルダツリーを表示します。
4 検索キーワードの入力欄 キーワードを入力し、[ファイル管理検索]をクリックすると、データを検索します。
詳細検索 ファイル・フォルダの詳細検索画面が表示されます。
5 組織フォルダ サイボウズ Officeの組織情報を元に、自動的に作成されるフォルダです。
6 ユーザーによって作成されたフォルダ (ルートフォルダ)直下にユーザーが任意に作成したフォルダです。
7 削除する チェックボックスで選択したファイルをまとめて削除します。
まとめてダウンロードする チェックボックスで選択したファイルをまとめてダウンロードします。
移動する チェックボックスで選択したファイルをまとめて別のフォルダに移動します。
8 タイトルタイトル ファイルの詳細画面が表示されます。
ファイル名ファイル名 ファイルをダウンロードします。
詳細詳細 ファイルの詳細画面が表示されます。

ファイルを閲覧する

ファイル管理に追加されているファイルをダウンロードして表示します。
追加されているファイルを直接画面に表示できます。
追加されているファイルを編集または更新する場合は、一度クライアントパソコンにダウンロードする必要があります。

注意
  • Webブラウザーで直接ファイルを表示できません。一度クライアントパソコンにファイルを保存してからファイルを表示させてください。
  1. 「ファイル管理(ルートフォルダ)」画面を表示する
  1. フォルダを選択し、タイトルタイトルをクリックする ファイルは、更新された順に時系列で表示されます。
    ソートまたはソートをクリックすると、ファイルをソートできます。

    ファイル管理のフォルダ

    項目 説明
    フォルダ(ルートフォルダ) 階層の最上位に位置するフォルダです。
    配下のフォルダに分類できないファイルや、全ユーザーの利用頻度が高いファイルを保存すると便利です。
    フォルダ組織フォルダ 管理者が設定する組織に応じて作成されるフォルダです。
    組織単位でファイルを管理するのに便利です。
    フォルダフォルダ ユーザーが独自に作成したフォルダです。
  1. ファイル名 にカーソルをあわせ、右クリックして「対象をファイルに保存」を選択する 表示される画面にしたがって、ファイルを保存します。
    表示される画面の文言は、使用しているWebブラウザーやバージョンにより異なります。
  1. 「ファイルを開く」をクリックし、ファイルを閲覧する
ヒント
  • 「ファイルの詳細」画面は次の画面からも表示できます。
    • 「ファイル管理(一覧)」画面で、詳細詳細をクリック
  • ファイルは、次の画面からも閲覧できます。
  • 画面に表示されるアイコンについて
    「ファイル管理(一覧)」画面や、トップページの「最新情報」パーツに表示されるファイル管理のアイコンについて説明します。
    アイコン 説明
    フォルダ ファイルが追加されていないフォルダです。
    フォルダ ファイルが追加されているフォルダです。
    フォルダ(数字) サブフォルダの数を表します。
    アクセス権 アクセス権が設定されているフォルダです。
    更新通知 更新通知が設定されているフォルダです。
    ○○(編集中) 編集中のファイルです。他のユーザーが編集中のファイルは編集できません。
補足
  • バージョン管理機能を利用している場合、「更新履歴」欄の古いバージョンのファイル名にカーソルをあわせてファイルを表示またはダウンロードすると、カーソルをあわせたバージョンのファイルを表示またはダウンロードできます。
  • 「ファイルの詳細」/「フォルダの詳細」画面に表示される「更新履歴」欄で、ファイルの更新日時やファイル情報の変更などを確認できます。全履歴を確認する全履歴を確認するをクリックすると、すべての更新履歴を確認できます。
    一度に表示する履歴の件数はシステム管理者が設定します。
    「「更新履歴」欄」画面
  • 画像ファイルの閲覧について
    画像ファイルが添付されている場合、ファイル名横にプレビュー と表示され、クリックすると別ウィンドウで画像が表示されます。
  • トップに出す操作
    「ファイルの詳細」画面で、表示しているファイルをトップページに表示する場合は、トップに出すトップに出すをクリックします。

ファイルをまとめてダウンロードする

バージョン 9.3.0以降のパッケージ版では、ファイルの一覧画面から、一度に複数のファイルをダウンロードできます。
ダウンロードするファイルは、zipファイル形式でまとめられます。zipファイルの名前には、ファイルが保存されているフォルダ名が自動的に設定されます。

注意
  • ファイルをまとめてダウンロードする場合、ダウンロードにかかる時間は表示されません。
  • ファイルのダウンロードに失敗する場合の注意
    ダウンロードするファイルの合計サイズが制限値(200MB)を超えている場合、ファイルをまとめてダウンロードできません。
  1. 「ファイル管理(一覧)」画面を表示する
  1. ダウンロードするファイルのチェックボックスを選択し、まとめてダウンロードするをクリックする 選択したファイルの合計サイズは、一覧の上部に表示されます。
    「ファイル管理」画面
    合計サイズが200MBを超えている場合は、ダウンロードできません。
    ダウンロードするファイル数を減らしてください。
  1. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。 zipファイルに格納されるファイルの更新日時は、zipファイルをダウンロードした時点のサーバー日時です。
    まとめてダウンロードしたファイルの中に同一のファイル名があった場合、連番が付与されます。
    連番は更新された日時の早い順にファイル名の末尾に(2)、(3)、(4)...と順に付与されます。
    ファイルをまとめてダウンロードする

ファイルまたはフォルダを検索する

キーワードや条件を指定し、登録されているファイル/フォルダを検索します。
ファイルまたはフォルダの検索は、表示しているフォルダに関係なく、すべてのフォルダから検索します。検索するフォルダを絞り込む場合は、詳細検索で検索するフォルダを選択します。

  1. 「ファイル管理(ルートフォルダ)」画面を表示する
  1. 検索のテキスト欄にキーワードを入力し、ファイル管理検索をクリックする AND検索する場合は、文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します。
    詳細条件を指定する場合は、検索ボタン横の詳細検索をクリックします。
  1. ファイルまたはフォルダのタイトルをクリックし、検索結果を確認する 検索結果に表示されるファイルまたはフォルダは、フォルダの表示順と同じ並びで「登録情報」の新しい順に表示されます。
    再検索する場合は、検索のテキスト欄にキーワードを入力し、ファイル検索をクリックします。
ヒント
  • ファイルやフォルダの検索では、追加されているファイルやフォルダの中から次の条件で検索します。

    ファイルまたはフォルダの検索対象

    ファイル管理 フォルダ 次の項目にキーワードが含まれているかどうかを検索します。
    閲覧権のないフォルダは検索対象から除外されます。
    • フォルダ名
    • メモ
    ファイル 次の項目にキーワードが含まれているかどうかを検索します。
    閲覧権のないファイルは検索対象から除外されます。
    • ファイル名
    • タイトル
    • メモ
    • 作成者
    • 最終更新者
  • ファイルまたはフォルダの詳細検索
    検索ボタン横の詳細検索をクリックすると、検索条件を指定し、検索対象を絞り込みできます。
    指定できる検索条件は、次のとおりです。

    検索条件の設定項目

    項目 説明
    検索文字列 検索するキーワードを入力します。
    対象フォルダ 検索対象のフォルダが表示されます。
    フォルダを変更する場合は、フォルダフォルダを変更するをクリックします。
    サブフォルダも検索する場合は、「サブフォルダも検索する」を選択します。
    検索項目 検索対象とする項目を選択します。項目は複数選択できます。
  • トップページで製品内検索機能を使用しても、ファイルまたはフォルダを検索できます。
  • 「ファイルの詳細」/「フォルダの詳細」画面は、検索結果からも表示できます。
    • ファイル名ファイル名詳細詳細 詳細詳細をクリック

ファイルを追加する

ファイルを追加すると、ファイルを追加したフォルダに更新通知を設定しているユーザーに更新情報が通知されます。
フォルダのアクセス権の設定により、ファイルを追加できない場合があります
追加するフォルダを選択してから、ファイルを追加します。
同じフォルダ内に、同じ名前のファイルは追加できません。
ファイル追加時に、ファイルをバージョン管理するかどうかを設定できます。

  1. 「ファイル管理(一覧)」画面を表示する
  1. ファイルを追加するフォルダを選択し、ファイルを追加する ファイルを追加するをクリックする
  1. 必要な項目を設定し、追加するをクリックする

    ファイルの追加の設定項目

    項目 説明
    登録者 ファイルを登録したユーザー名が表示されます。
    登録者が複数の組織に所属している場合、所属組織がドロップダウンリストで表示されます。
    ファイルを追加する際に使用するユーザーの所属先情報を、ユーザー自身で設定できます。
    ファイル* 追加するファイルを設定します。
    タイトル ファイルのタイトルを入力します。
    タイトルを入力しなかった場合は、ファイル名がファイルのタイトルになります。
    バージョン管理 バージョン管理をする世代を設定します。
    システム管理者の設定によって、バージョン管理機能を使用しない設定にしている場合、「バージョン管理」欄は表示されません。
    メモ ファイルについてのメモを入力します。
    *:必須項目です。
ヒント
  • ファイルデータの利用について
    ファイル管理に登録されたファイルデータは、入力タイプが「データ参照(ファイル管理)」の項目が含まれているアプリと連携して利用できます。
    • 「レコードの登録」/「レコードの編集」/「レコードの登録(再利用)」画面で、←ファイル管理から取り込む...をクリックし、利用するファイルのファイル名横の←利用するをクリック
    該当するファイルのデータが登録されていない場合や、新規に利用するファイルのデータを登録する場合は、ファイルを追加するファイルを追加するをクリックしファイルを追加します。
補足
  • バージョン管理について
    バージョン管理は、現在のファイルから、指定する世代までのファイルを管理する機能です。
    バージョン管理機能は、システム管理者の設定により使用できない場合があります。
    過去のバージョンのファイル名のリンクが有効な場合、次の操作ができます。
    • 過去のバージョンのファイルを最新のファイルとして、ファイルを更新する。
      更新したファイルが壊れていた場合やファイルを誤って選択した場合に、指定する過去のバージョンのファイルと置き換えることができます。
    • 過去のバージョンのファイルを閲覧する。
    • 過去のバージョンのファイルをダウンロードする。
    保存しているファイルのバージョンが、バージョン管理で設定された世代数を超えた場合は、一番古いバージョンのファイルが削除されます。

ファイルを更新する

追加したファイルを更新したり、元のバージョンに戻したりします。
ファイルを更新すると、更新したファイルが追加されているフォルダに更新通知が設定されているユーザーに、更新情報が通知されます。
フォルダのアクセス権の設定により、ファイルを更新できない場合があります。
他のアプリケーションに添付されたファイルも操作できます。

ファイルを更新する

ファイルを更新する操作は、ロック機能の設定により手順が異なります。ロック機能を使用するかどうかはシステム管理者が設定します。

注意
  • 「ファイル管理(一覧)」/「ファイルの詳細」画面で、○○(編集中)と表示されているファイルは、編集中のファイルです。他のユーザーが編集中のファイルは更新できません。
  • バージョン管理機能を使用しない場合、更新されたファイルを元に戻せません。重要なファイルは、更新する前に更新前のファイルをダウンロードしておくこと推奨します。
  1. 「ファイルの詳細」画面を表示する
  1. 「ファイル本体」欄の更新する更新するをクリックする ロック機能を使用している場合は、「ファイル本体」欄の編集を開始する...をクリックし、アップロードアップロードをクリックします。
  1. 必要な項目を変更し、更新するをクリックする

    ファイルの更新項目

    項目 説明
    ファイル* 更新するファイルを設定します。
    更新者 ファイルを更新するユーザー名が表示されます。
    更新者が複数の組織に所属している場合、所属組織がドロップダウンリストで表示されます。
    ファイルを更新する際に使用するユーザーの所属先情報を、ユーザー自身で設定できます。
    コメント ファイルの更新に関するコメントを入力します。
    入力したコメントは、「ファイルの詳細」画面の「更新履歴」欄に表示されます。
    *:必須項目です。

ファイルのバージョンを戻す

バージョン管理機能を利用し、古いバージョンのファイルに更新できます。
バージョンを戻せる世代はファイル追加またはファイル情報の変更時に設定します。設定した世代より前の世代のファイルに戻せません。

  1. 「ファイルの詳細」画面を表示する
  1. 「更新履歴」欄で、バージョンを戻すファイルの戻すをクリックする
  1. バージョンを戻す場合は、バージョンを戻すをクリックする 更新者が複数の組織に所属している場合、バージョンを戻す際に使用するユーザーの所属先情報を、ユーザー自身で設定できます。
補足
  • 最新のバージョンとしてファイルが更新されると、「更新履歴」欄に「← ○○/○/○(○) ○○:○○ 版から復活」と表示されます。

ファイルのロック機能を解除する

編集中のファイルのロック機能を解除します。
編集中のファイルは、「ファイル管理(一覧)」/「ファイルの詳細」画面でユーザー名(編集中)または編集中(ユーザー名) と表示されます。他のユーザーが編集中のファイルはロック機能が解除されるまでファイルの更新または変更できません。他のユーザーが更新できる状態にする場合は、ロック機能を解除します。
ロック機能を解除できるのは、ファイルを編集しているユーザーとシステム管理者だけです。
ロック機能を使用できるかどうかは、システム管理者が設定します。

  1. 「ファイルの編集」画面を表示する
  1. ロック解除をクリックする
ヒント
  • ファイルのロック機能は、次の操作でも解除されます。
    • 編集中のファイルを更新した場合
    • システム管理者がロックを解除する場合は、 「ファイルの詳細」画面でロック解除をクリックし、解除する場合は、解除するをクリック
補足
  • ファイルを更新するか、ロック機能を解除しないファイルは、ロック機能が設定されたままです。一定時間経過しても自動的にロック機能は解除されません。

ファイル情報を変更する

編集中のファイルは、ファイル情報を変更できません。
ファイル情報を変更すると、変更したファイルが追加されているフォルダに更新通知を設定しているユーザーに更新情報が通知されます。
フォルダのアクセス権の設定により、ファイル情報を変更できない場合があります。
他のアプリケーションに添付されたファイルも操作できます。

  1. 「ファイルの詳細」画面を表示する
  1. 「ファイル情報」欄の変更する変更するをクリックする
  1. 必要な項目を変更し、変更するをクリックする
補足
  • タイトルを変更するか、コメントを書き込んだ場合は、「更新履歴」欄に更新情報が表示されます。メモやバージョン管理の設定を変更しただけでは更新履歴に追加されません。

ファイルを移動する

ファイルを移動する手順を説明します。
ファイルを移動すると、移動後のフォルダに更新通知を設定しているユーザーに更新情報が通知されます。
閲覧のみ許可されているフォルダには、ファイルを移動できません。
編集中のファイルは、ファイルを移動できません。
掲示やメッセージなどに添付されているファイルも操作できます。

ファイルを1つずつ移動する

ファイルの詳細画面から、ファイルを1つずつ移動する手順を説明します。

  1. 「ファイルの詳細」画面を表示する
  1. 「ファイル情報」欄の位置を移動する位置を移動するをクリックする
  1. 移動先のフォルダを選択し、移動するをクリックする

ファイルをまとめて移動する

バージョン 9.3.0以降のパッケージ版は、ファイルの一覧画面から、複数のファイルをまとめて他のフォルダに移動できます。
移動先のフォルダ内に、移動するファイルと同じタイトルのファイルがあると、エラーが表示され操作できません。
タイトルが重複しないように、移動するファイル、または移動先のフォルダ内のファイルのファイル情報を変更してください。

  1. 「ファイル管理(一覧)」画面を表示する
  1. 移動するファイルを選択し、移動するをクリックする
  1. 移動先のフォルダを選択し、移動するをクリックする

ファイルを削除または復旧する

閲覧のみ有効なアクセス権が設定されているフォルダに追加されているファイルは削除または復旧できません。
編集中のファイルは、削除できません。
ファイルを削除または復旧しても、更新情報は通知されません。

注意

ファイルをまとめて削除する

バージョン 9.3.0以降のパッケージ版では、ファイルの一覧画面から、複数のファイルをまとめて削除できます。

  1. 「ファイル管理(一覧)」画面を表示する
  1. 削除するファイルを選択し、削除するをクリックする
  1. ファイルの削除画面で、一括削除するをクリックする

ファイルを1つずつ削除する

  1. 「ファイルの詳細」画面を表示する
  1. 「ファイル本体」欄の削除する削除するをクリックする
  1. 削除する場合は、削除するをクリックする

ファイルを復旧する

削除したファイルを復旧します。
削除したファイルは、一定期間(1から10日)システムに保存され、期間内であれば復旧できます。ファイルを保存しておく期間はシステム管理者が設定します。期間を過ぎると、ファイルは完全にデータが削除されます。
ただし、削除したファイルは、システム管理者の設定にかかわらず最低1日間はシステムに保存されます。削除から24時間以内であれば、ファイルを復旧できます。

  1. 復旧するファイルがあったフォルダの「フォルダの詳細」画面を表示する
  1. 「更新履歴」欄の復旧をクリックする
  1. 復旧する場合は、復旧するをクリックする

フォルダを設定する

ファイルを分類するフォルダを設定します。
フォルダは、階層的に設定できます。
フォルダごとに更新通知を設定し、設定したフォルダのファイルの更新情報を通知できます。

ファイル管理のフォルダ構成

項目 説明
フォルダ(ルートフォルダ) 階層の最上位に位置するフォルダです。
ファイルを追加したり、更新通知を設定したりできます。
ルートフォルダのアクセス権は、無制限に設定されています。
フォルダ組織フォルダ 管理者が設定する組織に応じて作成されるフォルダです。
フォルダの下にサブフォルダを設定できます。
追加したサブフォルダは、他のアプリケーションでは使用できません。
フォルダフォルダ ファイル管理で使用するフォルダです。
他のアプリケーションでは使用できません。
注意
  • フォルダのアクセス権について
    「ファイル管理(一覧)」画面で、フォルダ名 アクセス権と表示されている場合は、システム管理者によってアクセス権が設定されています。
    設定されているアクセス権により、ファイルを閲覧、変更、追加、または削除できない場合があります。閲覧のみに設定されたフォルダは削除および移動できません。
    ただし、閲覧のみのアクセス権もないフォルダは、フォルダ自体が表示されません。
    アクセス権の設定内容は、次の操作で確認できます。
    • アクセス権を設定されたフォルダを表示し、フォルダ名横のアクセス権の確認アクセス権の確認をクリック
    • 「フォルダの詳細」画面で、「フォルダ情報」欄の詳細を確認する詳細を確認するをクリック

フォルダを作成する

追加するフォルダを選択してから、サブフォルダを追加します。

  1. 「ファイル管理(ルートフォルダ)」画面を表示する
  1. フォルダを選択し、フォルダを追加するフォルダを追加するをクリックする
  1. 必要な項目を設定し、追加するをクリックする

    フォルダの設定項目

    *」は必須項目です。

    項目 説明
    フォルダ名 フォルダ名を入力します。
    メモ フォルダについてのメモを入力します。

フォルダの詳細を確認または変更する

フォルダの詳細を確認したり、フォルダ情報を変更したりします。

フォルダ情報の詳細項目

○:変更可、-:変更不可
項目 フォルダ名 位置 メモ
フォルダ(ルートフォルダ) - -
フォルダ組織フォルダ - -
フォルダフォルダ 1
1:「フォルダ詳細」画面で、フォルダ位置を移動するをクリックすると、「フォルダ位置の移動」画面が表示されます。
  1. 「ファイル管理(ルートフォルダ)」画面を表示する
  1. フォルダを選択し、その他の操作矢印 > フォルダの詳細フォルダの詳細の順にクリックする
  1. 「フォルダ情報」欄の変更する変更するをクリックする
  1. 必要な項目を設定し、変更するをクリックする

サブフォルダの表示順を変更する

同じフォルダ内のサブフォルダの表示順を変更します。

注意
  • 組織フォルダの表示順は変更できません。
    ただし、組織フォルダのサブフォルダの表示順は変更できます。
  1. 「ファイル管理(ルートフォルダ)」画面を表示する
  1. フォルダを選択し、その他の操作矢印 > フォルダを順番変更するフォルダを順番変更するの順にクリックする
  1. 表示順を変更し、変更するをクリックする

フォルダを移動する

フォルダの位置を移動すると、フォルダに追加されているファイルもあわせて移動します。
組織フォルダやアクセス権が設定されているフォルダは移動できません。
ただし、組織フォルダのサブフォルダは移動できます。

  1. 「フォルダの詳細」画面を表示する
  1. 「フォルダ情報」欄の位置を移動する位置を移動するをクリックする
  1. 移動先のフォルダを選択し、移動するをクリックする

フォルダを削除する

ファイルやサブフォルダが作成されているフォルダは削除できません。
組織フォルダやアクセス権が設定されているフォルダは削除できません。
ただし、組織フォルダのサブフォルダは削除できます。

ルートフォルダは削除できません。

  1. 「ファイル管理(ルートフォルダ)」画面を表示する
  1. フォルダを選択し、その他の操作矢印 > フォルダを削除するフォルダを削除するの順にクリックする
  1. 削除する場合は、削除するをクリックする
ヒント
  • 「フォルダの削除」画面は、次の操作でも表示できます。
    • 「フォルダの詳細」画面で、「フォルダ情報」欄の削除する削除するをクリック
補足
  • 組織が削除されると、同名の組織フォルダもあわせて削除されます。
    削除されたフォルダ内のファイルやサブフォルダは、自動的に作成されるフォルダ「フォルダ(削除された組織名)」に移動します。
    このフォルダ内のファイルデータが0件になると、フォルダ「フォルダ(削除された組織名)」は自動的に削除されます。

フォルダツリーの表示/非表示を設定する

フォルダツリーを表示するかどうかを設定します。

  1. 「ファイル管理(一覧)」画面を表示する
  1. その他の操作矢印 > フォルダツリーを表示するフォルダツリーを表示するまたはフォルダツリーを隠すフォルダツリーを隠すの順にクリックする

フォルダの更新通知を設定する

ファイル管理の更新通知の設定は、フォルダごとに設定します
更新通知を設定したフォルダに追加されたファイルの更新通知の設定を、個別に解除できません。
ファイルの更新通知は、次の画面で確認できます。

  1. 「ファイル管理(ルートフォルダ)」画面を表示する
  1. フォルダを選択し、その他の操作矢印 > 更新通知を設定する更新通知を設定するの順にクリックする 更新通知を設定するフォルダにサブフォルダが作成されている場合は、サブフォルダの更新通知をあわせて設定できます。
    サブフォルダもあわせて更新通知を設定する場合は、「サブフォルダの更新も通知する」を選択します。
  1. 更新を通知するをクリックする
ヒント
  • 更新通知の解除
    すでに更新通知が設定されている場合は、手順2で更新通知を解除する更新通知を解除する と表示されます。更新通知を解除する場合は、「更新通知の設定」画面で通知を解除するをクリックします。
  • 「更新通知の設定」画面は、次の操作でも表示できます。
    • 「フォルダの詳細」画面で、「○○さんの設定情報」欄の更新通知を設定する更新通知を設定するまたは更新通知を解除する更新通知を解除するをクリック

添付ファイルを操作する

他のアプリケーションに添付されたファイルを操作します。
メッセージ、メモ、掲示の本文やコメントに添付したファイルは、ファイル管理に登録されます。
ただし、ファイル管理内の隠された領域に保存されるため、ファイル管理から添付ファイルの閲覧や更新はできません。

ファイルを添付したユーザー(メッセージまたは掲示の差出人や、メモを書き込んだ本人)は、ファイルを添付したアプリケーションの「ファイルの詳細」画面から、ファイルを更新、削除、または移動できます。他のユーザーはファイルの表示やダウンロードができます。
添付したファイルを他のフォルダに移動した時点で、「ファイル管理(一覧)」画面にファイル名ファイル名 と表示され、他のユーザーもファイルを編集できるようになります。

補足
  • 次の添付ファイルは、ファイル管理に登録されません。
    • 送受信メールに添付したファイル
    • アドレス帳に添付したファイル
    • ユーザー名簿に添付したファイル
    • 申請データに添付したファイル
    • 報告書に添付したファイル
    • プロジェクトの掲示に添付したファイル

添付ファイルを閲覧する

メッセージ、メモ、掲示の本文やコメントに添付したファイルの詳細を閲覧します。

  1. 「メッセージの詳細」/「メモの詳細」/「掲示の詳細」画面を表示する
  1. ファイル名ファイル名横の詳細をクリックする
  1. 添付ファイルの詳細を閲覧する ファイル管理に追加されているファイルと同様に、添付ファイルもファイルの更新、削除、またはファイル情報の変更ができます。
補足
  • 公開されていないファイルは、「ファイルの詳細」画面の「ファイル本体」欄に、「このファイルを編集および削除する権限はありません。」と表示されます。
  • 公開していない添付ファイルが削除されると、「メッセージの詳細」/「メモの詳細」/「掲示の詳細」画面に「削除された添付ファイルが○個あります。」と表示されます。

添付ファイルを公開する

添付ファイルは、ファイル管理のフォルダに移動した時点で公開されます。
添付ファイルを公開できるのは、ファイルを添付したユーザーだけです。
添付ファイルを公開すると、ファイルを添付したユーザー以外のユーザーでもファイルを編集できます。
閲覧のみ有効なアクセス権が設定されているフォルダには、ファイルを移動できません。

  1. 「メッセージの詳細」/「メモの詳細」/「掲示の詳細」画面を表示する
  1. ファイル名ファイル名横の詳細をクリックする
  1. 「ファイル情報」欄の位置を移動する位置を移動するをクリックする
  1. 移動先のフォルダを選択し、移動するをクリックする